 Le recueil et le traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
 Le suivi et la gestion des dossiers administratifs selon l’organisation et les compétences.
 Apporte assistance a un ou plusieurs responsables de service et accompagne les responsables d’unité dans leur réalisation, leur suivie de documents administratifs et budgétaires de leurs unités.

 Accueil téléphonique et physique du public (usagers, services, prestataires)
 Réception et traitement des correspondances du service
 Réception, traitement et diffusion d’informations
 Réalisation de travaux de bureautique, suivi financier des unités et du service
 Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du (des) Responsable(s)
 Tri, classement et archivage de documents
 Rédaction d’actes administratifs (décision, délibération,), courriers et notes internes
 Mise en forme des dossiers administratifs et financiers
 Exécution et suivi des procédures et actes administratifs
 Polyvalence sur le même type de poste
 Gestion administrative du service
 Saisie des absences constatées par les responsables d’unité et de service
 Mise en forme des pièces techniques et financières des marchés publics
 Accompagnement des Responsables dans la réalisation, le suivi des documents administratifs et budgétaires de leurs unités

- En termes de savoir-faire :

 S’exprimer correctement oralement et par écrit
 Comprendre les demandes
 Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et courriers électroniques
 Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
 Rechercher et diffuser des informations
 Trier, photocopier et assembler des documents
 Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
 Respecter les procédures et délais de transmission
 Gérer les agendas du (des) responsable(s) de service et d’unité et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
 Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
 Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
 Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers Vérifier la conformité des procédures administratives
 Préparer les documents de suivi des décisions administratives

- En termes de savoirs :

 Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du (des) service(s)
 Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
 Logiciels de bureautique et comptabilité
 Techniques de classement et d'archivage
 Techniques et outils de communication
 Instances de décision de la collectivité
 Gestion administrative du courrier
 Normes rédactionnelles
 Règles d'affranchissement du courrier
 Modalités d'accueil
 Sténographie
 Techniques de prise de notes