Assistant administratif (h/f)
Offre n° O094250903000933
Publiée le 03/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place de la Vieille Eglise, Villeneuve-le-Roi (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
En charge des aspects administratifs, financiers, contractuels et juridiques des services techniques sous la direction du Chargé de missions administratives
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et financière
L’assistante administrative (AA) épaule la chargée de mission administrative dans la réalisation des tâches suivantes :
• Exécution administrative des marchés travaux (notification des ordres de services, déclarations de sous-traitance). L’AA participera au classement des dossiers, au suivi des actes de sous-traitance
• Réaliser les travaux de bureautique : dactylographie, tri, photocopie, diffusion, notes et documents divers, actualisation des fichiers et rédiger la correspondance courante.
• Exécution budgétaire : engagement interne des marchés.
• Suivi, distribution et classement du courrier, clôture sous Elise
• Assurer la centralisation des informations concernant les places handicapées, la rédaction des comptes-rendus et des courriers suite aux commissions.
• Assistance auprès des techniciens (organiser les visites et les rdv entreprises lors de consultations ou appels d’offres, suivre la gestion des parapheurs en signature)
• Participation au suivi des sinistres et au bon déroulement des expertises : l’AA devra savoir classer les pièces en format papier et numérique et mettre à jour en autonomie les dossiers. Elle devra également s’assurer de la présence des chargés d’opérations aux différentes expertises et enregistrera les rendez-vous sur Zimbra.
Gestion de l’accueil téléphonique
• Accueil téléphonique des personnes ayant une doléance, désirant un renseignement, un rendez-vous.
• Prise et enregistrement des messages téléphoniques
• Saisir et transférer au bon interlocuteur les doléances sur le logiciel E-Atal ou participer à leur signalement auprès des entreprises adéquates.
Gestion des manifestations
• Assurer le suivi des concours « Maisons Fleuries » et « Noël Illuminé »
Maîtrise de l’organisation du service
• Préparer et suivre les réunions en lien avec les missions confiées ci-dessus
• Gestion des prêts de clefs auprès d’intervenants extérieurs
L’assistante administrative (AA) épaule la chargée de mission administrative dans la réalisation des tâches suivantes :
• Exécution administrative des marchés travaux (notification des ordres de services, déclarations de sous-traitance). L’AA participera au classement des dossiers, au suivi des actes de sous-traitance
• Réaliser les travaux de bureautique : dactylographie, tri, photocopie, diffusion, notes et documents divers, actualisation des fichiers et rédiger la correspondance courante.
• Exécution budgétaire : engagement interne des marchés.
• Suivi, distribution et classement du courrier, clôture sous Elise
• Assurer la centralisation des informations concernant les places handicapées, la rédaction des comptes-rendus et des courriers suite aux commissions.
• Assistance auprès des techniciens (organiser les visites et les rdv entreprises lors de consultations ou appels d’offres, suivre la gestion des parapheurs en signature)
• Participation au suivi des sinistres et au bon déroulement des expertises : l’AA devra savoir classer les pièces en format papier et numérique et mettre à jour en autonomie les dossiers. Elle devra également s’assurer de la présence des chargés d’opérations aux différentes expertises et enregistrera les rendez-vous sur Zimbra.
Gestion de l’accueil téléphonique
• Accueil téléphonique des personnes ayant une doléance, désirant un renseignement, un rendez-vous.
• Prise et enregistrement des messages téléphoniques
• Saisir et transférer au bon interlocuteur les doléances sur le logiciel E-Atal ou participer à leur signalement auprès des entreprises adéquates.
Gestion des manifestations
• Assurer le suivi des concours « Maisons Fleuries » et « Noël Illuminé »
Maîtrise de l’organisation du service
• Préparer et suivre les réunions en lien avec les missions confiées ci-dessus
• Gestion des prêts de clefs auprès d’intervenants extérieurs
Profils recherchés
Connaissances théoriques
• Connaissance de la réglementation des marchés publics, comptabilité publique, règles budgétaires des finances publiques
Compétences techniques ou méthodologiques
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Rédaction de documents administratifs
• Maîtrise des logiciels de comptabilité et bureautique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
• Méthodologique, qualité rédactionnelle
• Discrétion et respect du secret professionnel
• Aptitude forte à la communication
• Travail en équipe
• Sens affirmé du service public
• Connaissance de la réglementation des marchés publics, comptabilité publique, règles budgétaires des finances publiques
Compétences techniques ou méthodologiques
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Rédaction de documents administratifs
• Maîtrise des logiciels de comptabilité et bureautique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
• Méthodologique, qualité rédactionnelle
• Discrétion et respect du secret professionnel
• Aptitude forte à la communication
• Travail en équipe
• Sens affirmé du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0149614242
Informations complémentaires
Envoyer CV et LM à : recrutement@villeneuveleroi.fr
Monsieur le Maire
Mairie, place de la Vieille Eglise
94290 VILLENEUVE LE ROI
Monsieur le Maire
Mairie, place de la Vieille Eglise
94290 VILLENEUVE LE ROI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.