Les fonctions :
> Analyser et instruire les demandes des usagers, de leurs représentants légaux ou des partenaires qui les accompagnent. Analyser et traite les courriers des -usagers, de - leurs représentants légaux 01Edes partenaires qui les accompagnent.
Inscrire les propositions de l'équipe pluridisciplinaire d'évaluation en Commission des Droits pour l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) dans le progiciel Saphir (Genesis) en respectant le cadre réglementaire et les procédures de saisie.
> Transmettre les décisions prises par la CDAPH en assurant une mise sous pli des notifications de décisions dans les meilleurs délais.
> Assurer une permanence d'accueil téléphonique quotidienne du public mais aussi physique en renfort du service accueil.
> Analyser, traiter et assurer le suivi de l'ensemble des courriels arrivant sur les différentes boîtes mails professionnelles générique et personnelle
> Participer aux tests d'évolution du système d'information de la MDPH. > Participer à la vie de la MDPH.
Les activités principales par fonctions :
Analyser et instruire les demandes, de leurs représentants légaux ou des partenaires qui les accompagnent :
Vérifier la recevabilité de la demande en se conformément au cadre règlementaire.
Enregistrer la demande sur le progiciel Saphir (Genesis) selon les procédures ou vérifier l'intégration des données saisies au sein du Service en Ligne dans le progiciel Saphir.
Réaliser et assurer le suivi des demandes de renseignements complémentaires et gérer les courriers de relance.
Orienter le dossier vers l'équipe pluridisciplinaire compétente après analyse du dossier.
Effectuer le transfert de dossiers aux autres MDPH dans le cadre d'une primo-demande mal orientée ou faire le lien avec le pôle transfert.
Analyser et traiter les courriers des usagers, de leurs représentants légaux ou des partenaires qui les accompagnent :
Donner une suite adaptée aux courriers après analyse.
Traiter les informations échangées avec les usagers au sein du Service En Ligne.
Apporter une réponse écrite de qualité.
Archiver les documents dans le logiciel de Gestion Electronique des Documents (Multigest).
Saisir dans le progiciel l'état d'avancement du dossier. Etablir les attestations à la demande des usagers.
Inscrire les propositions de l'équipe pluridisciplinaire d'évaluation en Commission des Droits pour l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) dans le progiciel Saphir (Genesis) en respectant le cadre réglementaire et les procédures de saisie :
Analyser les propositions de l'EP pour les saisir dans le progiciel Saphir
S'assurer que l'ensemble des demandes formulées par l'usager aient fait l'objet d'une évaluation. Générer dans le progiciel Saphir (Genesis) les décisions prises par la CDAPH.
Transmettre les décisions prises par la CDAPH en assurant une mise sous pli des notifications de décisions dans les meilleurs délais :
Editer et mettre sous pli les notifications aux usagers, à leurs représentants légaux et aux partenaires le cas échéant.
S'assurer que les notifications générées soient importées dans le logiciel de Gestion Electronique des Documents (Multigest).
S'assurer que les notifications générées soient correctement importées au sein du Service en Ligne.
Assurer une permanence d'accueil téléphonique quotidienne du public mais aussi physique en renfort du service accueil :
Répondre à l'ensemble des sollicitations des usagers, de leurs représentants légaux et des partenaires. Renseigner les usagers, leurs représentants légaux et les partenaires sur l'avancée du dossier et sur les missions de la MDPH le cas échéant.
Assurer la permanence d'accueil téléphonique des usagers, de leurs représentants légaux et des partenaires durant les plages horaires dédiées.
Assurer la permanence d'accueil téléphonique interne avec les services du conseil départemental et de la MDPH durant les horaires d'ouverture des services.
Assurer la permanence d'accueil téléphonique avec la plateforme téléphonique du conseil départemental durant les horaires d'ouverture des services.
Analyser et traiter et assurer le suivi de l'ensemble des courriels arrivant sur les différentes boîtes mails professionnelles (générique et personnelle):
Gérer quotidiennement les courriels arrivés en apportant une réponse systématique.
Être en capacité d'identifier les demandes urgentes et alerter les services compétents. Assurer le suivi des mails sur les différentes boîtes mails générique et personnelle.
Participer aux tests d'évolution du système d'information de la MDPH :
Participer auprès de l'équipe SI et avec la responsable de pôle aux tests d'évolution du système d'information.
Identifier les éventuelles régressions du système d'information et en informer la responsable de pôle. Se former à l'ensemble des évolutions techniques du système d'information associées à l'évolution du cadre réglementaire.
> Participer à la vie de la MDPH :
Participer aux actions transversales des services. Contribuer à l'élaboration d'outils internes.
Assurer la tenue des statistiques valorisant l'activité du service.
Participer à la vie du pôle et du service.
Participer aux réunions d'équipe.
Être force de proposition pour simplifier les circuits et/ou pour améliorer la qualité de service. Accompagner les nouveaux arrivants dans l'appropriation des procédures et de l'environnement informatique.