Au cœur du fonctionnement du service, vous assurez la gestion administrative, financière et RH, en lien étroit avec la responsable de service et les équipes opérationnelles. À ce titre, vous jouez un rôle central de coordination, de suivi et d’appui, garantissant la fiabilité des procédures et la fluidité de l’organisation.
Dans un premier temps, vous organisez et supervisez l’ensemble des procédures administratives, afin d’assurer le bon fonctionnement du service. Ainsi, vous accompagnez la responsable de service et les chargés de programmation dans leur organisation quotidienne, en leur apportant un appui administratif structurant et réactif. Par ailleurs, vous rédigez, mettez en forme et suivez les courriers, notes, rapports, comptes rendus et dossiers, contribuant ainsi à la qualité des échanges internes et externes.
De plus, vous assurez le suivi des demandes de réservation de locaux ainsi que des conventions de mise à disposition, tout en gérant les contrats de cession.
En complément, vous coordonnez la mise à jour des tableaux de bord du service (notamment les tableaux de fréquentation) et vous participez activement à la préparation du bilan d’activités, en apportant des données fiables et consolidées. Dans une logique de sécurisation des pratiques, vous assurez également une veille juridique et réglementaire.
Enfin, vous suivez l’ensemble des demandes d’intervention et de travaux, et vous garantissez un classement, une indexation et un archivage rigoureux des documents, dans le respect des procédures en vigueur. En parallèle, vous assurez la gestion administrative des agents, en suivant les présences, les absences, le temps de travail et les plannings. À ce titre, vous contribuez à une organisation optimale des ressources humaines du service.
De surcroît, vous gérez et suivez les contrats ainsi que les déclarations des intermittents du spectacle, en veillant à la conformité administrative et réglementaire des dossiers.