Le SAF94 acquière tout type de biens : logements, commerces, terrains nus, entrepôts, locaux d’activité, etc… en pleine propriété ou en copropriété, occupés ou libres. En conséquence, le SAF94 gère tout type de contrat : bail d’habitation ou commercial, convention d’occupation
précaire, convention de mise à disposition. La politique de mise en location est définie dans le
guide interne de la mise en location.

• Définition de la pertinence de la mise en location d’un bien : préalablement à l’acquisition de tout bien et au plus tard dans le mois qui suit l’acquisition, le chargé administratif de gestion du patrimoine établira, en collaboration avec le chargé technique de patrimoine et le chargé d’opérations foncières, une note d’analyse afin d’arbitrer la pertinence, le choix de la mise en location et le montant du loyer/indemnité d’occupation.

• Mise en location :
- Constitution de vivier de candidats en lien avec les collectivités, les agences immobilières, etc.
- Constitution des dossiers des candidats, étude des candidatures, préparation des commissions d’attribution et suivi administratif afférant,
- Secrétariat de la commission d’attribution,
- Optimisation de l’occupation du patrimoine afin de réduire la vacance,
- Gestion des remises à disposition de logements,
- Elaboration des budgets annuels et mise à jour,
- Rédaction d’un bilan annuel d’activité.

• Gestion administrative :
- Rédaction des conventions d’occupation précaires (COP), conventions de mise à disposition (CMD), baux et avenants, et arrêtés correspondants, et organisation de leur signature,
- Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie, inclus relevés des compteurs concessionnaires, selon disponibilité du chargé technique de patrimoine,
- Révision annuelle des loyers selon contrat,
- Contrôle et suivi annuel des assurances locataires, entretien des chaudières individuelles, demande de logement social,
- Enregistrement et traitement des demandes administratives liées à la vie des contrats, rédiger les courriers de réponse,
- Assurer la libération des biens en lien avec la date de fin de portage des biens et en étroite coordination avec les chargés d’opérations foncières,
- Saisie les éléments de facturation et s’assurer de la fiabilité du quittancement,
- Suivi des encaissements,
- Contrôler, corriger et actualiser les informations relatives à la gestion de l’eau,
- Enregistrer les congés et effectuer les liquidations du décompte définitif,
- Assurer la mise à jour et l’exhaustivité de la base de données locataires,
- Assurer un rôle d’interlocuteur auprès des syndics, comités syndical, partenaires, collectivités, CAF (en cas de bail logement), concessionnaires,
- Ouverture et résiliation des contrats de concessionnaires, - Participation à la régularisation des charges annuelles en lien étroit avec la comptabilité,

• Mettre en œuvre et suivre le précontentieux
- Vérifier mensuellement les bordereaux d’encaissement et les états des soldes,
- Définir, réaliser et suivre les actions de recouvrement adaptées, en lien avec le service comptable du SAF et la Paierie Départementale,
- Établir des plans d’apurement en lien avec la paierie départementale et suivre leur exécution,
- Saisir l’organisme administratif compétent (la CAF) en cas de bail logement,
- Assurer le recouvrement amiable,

• Mettre en œuvre et suivre le contentieux
- Préparer les dossiers de recouvrements contentieux, les transmettre aux commissaires de justice et avocats,
- Suivre les procédures contentieuses en étroite collaboration avec commissaires de justice et
avocats,
- Contrôler et veiller aux règlements des frais et honoraires,
- Préparer et suivre les dossiers d’expulsion en lien avec les partenaires extérieurs (préfectures, commissariats de police, collectivité, organismes sociaux…),

• Assurer la mise en place et le suivi des procédures particulières
- Venir en appui sur le traitement amiable des troubles de voisinage,
- Mettre en œuvre les procédures d’expulsion sur squatteurs, occupants sans titre et fauteurs de trouble,

• Divers :
- Transmettre l’état annuel du patrimoine dans le cadre du contrat d’assurance propriétaire,
- Procéder à la déclaration d’occupation du patrimoine sur le site DGFIP,
- Assister et représenter le SAF94 lors des constats d’huissier (squat, etc.) et déposer plainte à la suite,
- Préparer et représenter le SAF94 dans les assemblées de copropriétés,
- Validation des factures,
- Saisie dans l’outil Kaliopée,
- Rédaction des procédures afin de sécuriser la gestion administrative du patrimoine et mise à jour autant que de besoin.

• Coordination et reporting
- Travailler en lien étroit avec la direction, les chargés d’opération foncière, et le pôle administratif et financier,
- Tenir à jour les bases de données patrimoniales,
- Assurer la mise à jour des tableaux d’indicateurs de gestion, contrôler et analyser les résultats,
- Alerter en cas de dérive et proposer des actions correctives,
- Préparation en collaboration avec la responsable des études foncières et du chargé d’opérations foncières d’une revue de projet annuelle avec chaque collectivité active.