Assistant des relations publiques, fêtes et cérémonies (h/f)
Offre n° O094260820000035
Publiée le 20/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 22 000 habitants, située idéalement près du Bois de Vincennes, accessible en transports en commun (bus, métro ligne 1, 15 min du RER A).
La Mairie de Saint-Mandé emploie de nombreux agents toute l'année des professionnels, débutants et confirmés, dans des domaines d'intervention variés.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des Ressources Humaines qui vous accompagne.
La Mairie de Saint-Mandé emploie de nombreux agents toute l'année des professionnels, débutants et confirmés, dans des domaines d'intervention variés.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des Ressources Humaines qui vous accompagne.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 10 place Charles Digeon, Saint-Mandé (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
20/09/2026
Date limite de candidature
19/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le service des relations publiques, fêtes et cérémonies organise et coordonne les événements officiels et les animations de la Ville, tout en assurant l’appui logistique des services (réunions, formations, etc.).
Missions / conditions d'exercice
Vos principales tâches et activités :
1. Organisation des manifestations et cérémonies
• Participer à la préparation et à l'organisation des cérémonies officielles, manifestations, inaugurations, réceptions, commémorations, remises de distinctions, vœux du Maire et autres événements municipaux
• Élaborer les rétroplannings en lien avec le responsable de service
• Assurer les services cocktail, buffet, repas en collaboration avec le service intérieur.
2. Gestion des relations publiques
• Gérer l’accueil physique et téléphonique du service
• Elaborer les conventions de mise à disposition des salles municipales
• Assurer la gestion des expositions des artistes Saint-Mandéens en mairie
• Gestion des commandes du matériel et goodies du service
• Participer à l'accueil des élus, partenaires, personnalités et invités
• Préparer et envoyer les invitations
• Organiser les listes d'invités. Assurer le suivi des confirmations de présence
• Préparer les badges, cartons de placement et plans de table. Gérer l’impression de documents.
3. Gestion du logiciel protocolaire
• Assurer l'administration courante du logiciel de gestion des relations publiques et du protocole
• Créer et mettre à jour les fiches des contacts (élus, personnalités, partenaires institutionnels, associations, entreprises, habitants et invités)
• Assurer la qualité et l'actualisation permanente de la base de données
• Gérer les listes de diffusion
• Réaliser les publipostages et listes d'émargement
• Produire les états statistiques et tableaux de suivi
• Garantir la confidentialité des données et veiller au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
• Signaler les anomalies et participer à l'amélioration du logiciel.
4. Suivi administratif
• Rédiger les courriers, notes administratives et comptes rendus
• Classer et archiver les dossiers
• Assurer le suivi administratif des manifestations.
5. Appui au service Communication
• Participer à la diffusion des supports de communication
• Contribuer à la mise en place de la signalétique événementielle
• Participer à la valorisation des actions municipales
1. Organisation des manifestations et cérémonies
• Participer à la préparation et à l'organisation des cérémonies officielles, manifestations, inaugurations, réceptions, commémorations, remises de distinctions, vœux du Maire et autres événements municipaux
• Élaborer les rétroplannings en lien avec le responsable de service
• Assurer les services cocktail, buffet, repas en collaboration avec le service intérieur.
2. Gestion des relations publiques
• Gérer l’accueil physique et téléphonique du service
• Elaborer les conventions de mise à disposition des salles municipales
• Assurer la gestion des expositions des artistes Saint-Mandéens en mairie
• Gestion des commandes du matériel et goodies du service
• Participer à l'accueil des élus, partenaires, personnalités et invités
• Préparer et envoyer les invitations
• Organiser les listes d'invités. Assurer le suivi des confirmations de présence
• Préparer les badges, cartons de placement et plans de table. Gérer l’impression de documents.
3. Gestion du logiciel protocolaire
• Assurer l'administration courante du logiciel de gestion des relations publiques et du protocole
• Créer et mettre à jour les fiches des contacts (élus, personnalités, partenaires institutionnels, associations, entreprises, habitants et invités)
• Assurer la qualité et l'actualisation permanente de la base de données
• Gérer les listes de diffusion
• Réaliser les publipostages et listes d'émargement
• Produire les états statistiques et tableaux de suivi
• Garantir la confidentialité des données et veiller au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
• Signaler les anomalies et participer à l'amélioration du logiciel.
4. Suivi administratif
• Rédiger les courriers, notes administratives et comptes rendus
• Classer et archiver les dossiers
• Assurer le suivi administratif des manifestations.
5. Appui au service Communication
• Participer à la diffusion des supports de communication
• Contribuer à la mise en place de la signalétique événementielle
• Participer à la valorisation des actions municipales
Profils recherchés
Compétences techniques
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance de l'environnement institutionnel.
• Techniques d'organisation événementielle.
• Techniques de rédaction administrative. Notions relatives au RGPD.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Savoir-Faire
• Organiser et planifier des manifestations.
• Gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Utiliser un logiciel de gestion protocolaire.
• Gérer une base de données contacts. Réaliser des publipostages et des listes d'invités.
• Préparer les plans de table et les listes protocolaires.
• Accueillir les différents publics avec professionnalisme.
• Travailler en transversalité avec les services.
• Rédiger des documents administratifs. Respecter les procédures administratives.
Qualités
• Sens du service public.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Courtoisie et diplomatie.
• Discrétion professionnelle.
• Organisation et rigueur.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Disponibilité.
• Esprit d'équipe.
• Capacité d'adaptation.
Contraintes particulières
• Horaires irréguliers en fonction des manifestations.
• Travail en soirée, les week-ends et jours fériés.
• Déplacements sur le territoire communal.
• Participation à l'installation et au rangement des événements.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance de l'environnement institutionnel.
• Techniques d'organisation événementielle.
• Techniques de rédaction administrative. Notions relatives au RGPD.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Savoir-Faire
• Organiser et planifier des manifestations.
• Gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Utiliser un logiciel de gestion protocolaire.
• Gérer une base de données contacts. Réaliser des publipostages et des listes d'invités.
• Préparer les plans de table et les listes protocolaires.
• Accueillir les différents publics avec professionnalisme.
• Travailler en transversalité avec les services.
• Rédiger des documents administratifs. Respecter les procédures administratives.
Qualités
• Sens du service public.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Courtoisie et diplomatie.
• Discrétion professionnelle.
• Organisation et rigueur.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Disponibilité.
• Esprit d'équipe.
• Capacité d'adaptation.
Contraintes particulières
• Horaires irréguliers en fonction des manifestations.
• Travail en soirée, les week-ends et jours fériés.
• Déplacements sur le territoire communal.
• Participation à l'installation et au rangement des événements.
Contact et modalités de candidature
Contact
0149577815
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 10 place Charles Digeon
94160 ST MANDE
Monsieur le Maire
Mairie, 10 place Charles Digeon
94160 ST MANDE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.