 Coordonner l’accueil des équipes artistiques diffusées et/ou coproduites dans et hors les murs : assurer le lien avec les équipes dès les négociations financières et techniques closes, organiser leur séjour (planning, réservations), concevoir et partager les feuilles de route, faire le lien avec les lieux d’accueil extérieurs partenaires, préparer leur arrivée sur place (loges, catering, café d’accueil) et accompagner leur départ.
 Déclarer les représentations des spectacles diffusés auprès des organismes de gestion des droits d’auteur (SACD, SACEM, SPEDIDAM, etc.) et des organismes de collecte des taxes fiscales sur le spectacle vivant (CNM, ASTP).
 Coordonner l’accueil des équipes artistiques en résidence dans les studios du Théâtre Jean-François Voguet : assurer la visite du lieu et la présentation des équipements, être à l’interface des échanges entre les compagnies et les équipes du service, participer à la diffusion des appels à résidence annuels en lien avec la direction de l’établissement, établir les conventions de mise à disposition des studios.
 Rapporter l’avancement de ses dossiers sur le logiciel de suivi des activités (RegieSpectacle) et veiller à la bonne tenue et à l’optimisation des outils partagés (serveur, fichiers).
 Accompagner la Responsable du secteur Initiatives et le Responsable du secteur Régie Technique dans l’organisation et la bonne tenue des mises à disposition du Théâtre Jean-François Voguet et de la Salle Jacques Brel auprès des différents services municipaux (dans le cadre de restitutions pédagogiques ou d’événements transversaux), et des structures associatives (dans le cadre de pratiques artistiques amateurs). De même dans l’organisation et la bonne tenue des locations des espaces effectuées par des tiers extérieurs.
 Prendre part à la rédaction et à la négociation des différents contrats (cession, coproduction, coréalisation, location, etc.) et conventions (de mise à disposition, de partenariat, etc.).
 Etablir les besoins en personnels extérieurs (agents SSIAP, agents d’accueil) en fonction des activités du service, solliciter les prestataires (suivi administratif et des plannings) et expliciter les missions qu’ils doivent exercer selon les configurations.
 Etablir les plannings généraux internes des événements d’ampleur (Fête du Théâtre, festival Les Adoré.es, Cap vers etc.) afin de favoriser la communication inter-secteurs, de mettre au jour une vue d’ensemble partagée des manifestations, et de favoriser la coordination des équipes.
 Assurer les commandes de repas pris directement en charge par le service auprès de différents prestataires, et suivre l’évolution des différents stocks alimentaires (en lien avec les caterings notamment).
 Participer à la rédaction des notes internes et des dossiers de demande de subvention.
 Coordonner l’équipe de vacataires à l’échelle de la Direction des Affaires Culturelles (équipe de 6 personnes réparties entre les salles de spectacles et d’expositions)
 Participer à l’organisation administrative interne du service afin de faciliter le suivi de la régie d’avance.
 Contribuer à la réflexion sur l’activité du secteur, ainsi qu’à l’évaluation et au bilan des projets.