Gestionnaire au sein du secrétariat de direction (h/f)
Offre n° O094261015001040
Publiée le 15/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 1 place Pierre et Marie Curie, Fresnes (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (29 000 habitants) œuvre avec cœur pour pérenniser et développer un service public de qualité en direction de sa population.
Rattaché à la responsable du service de secrétariat de la direction générale, vous prenez en charge la gestion du courrier des services municipaux et l’administration du logiciel des courriers MAARCH. En appui à l’assistante de direction, vous assurez également la gestion de l’interface des directeurs et responsables des services, en facilitant la coordination et le suivi des échanges.
Rattaché à la responsable du service de secrétariat de la direction générale, vous prenez en charge la gestion du courrier des services municipaux et l’administration du logiciel des courriers MAARCH. En appui à l’assistante de direction, vous assurez également la gestion de l’interface des directeurs et responsables des services, en facilitant la coordination et le suivi des échanges.
Missions / conditions d'exercice
Traitement du courrier externe, des parapheurs et du courrier interne
- Ouverture du courrier ;
- Répartition des courriers papier par service ;
- Enregistrement et diffusion au superviseur dans le logiciel MAARCH ;
- Classement papier ;
- Réception et transmission des fax papier ;
- Réception des colis et transmission aux destinataires ;
- Préparation, comptabilisation et envoi des courriers départs des services municipaux (recommandés et simples) pour La Poste ;
- Dispatching des courriers à remettre aux appariteurs ;
- Suivi comptable de la facturation des courriers avec La Poste
- Assurer le suivi du traitement des réponses aux courriers arrivés.
- Récupération des parapheurs à mettre à la signature
- Récupération des enveloppes de courriers internes à distribuer au service destinataire et/ou aux organismes extérieurs disposant d’une bannette ;
- Distribution des parapheurs revenus signés au service destinataire et les organismes extérieurs disposant d’une bannette ;
- Récupération et distribution des parapheurs au cabinet de Monsieur Le Maire puis à retourner dans les différents services ;
- Administration du logiciel des courriers MAARCH ;
- Formation des nouveaux agents à l’utilisation du logiciel MAARCH.
Autres missions :
Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’assistante de la direction générale avec pour principales missions
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des priorités ;
- Filtrage, orientation et transmission des demandes ;
- Recherche et restitution d’informations à partir de documents et/ou de bases de données ;
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales, écrites et/ou de dossiers ;
- Mise à jour et suivi des tableaux de bord de pilotage,
- Retour d’information aux personnes concernées sur l’avancement des dossiers et actions ;
- Relations avec les assistantes des secrétariats de Monsieur le Maire et des élus ;
- Diffusion des notes et informations ;
- Organisation, classement et archivage des dossiers, sous format électronique et papier ;
- Prise de notes, rédaction et suivi des comptes rendus ;
- Gestion des flux de documents entrants et sortants de la direction ;
- Mise en forme de documents sous différents formats : tableaux, graphiques, présentations PowerPoint, etc. ;
- Suivi administratif ;
- Planification et gestion des agendas des et des priorités en l’absence de l’assistante de la direction générale ;
- Préparation et organisation des déplacements, des rendez-vous et des réunions de la direction
- Ouverture du courrier ;
- Répartition des courriers papier par service ;
- Enregistrement et diffusion au superviseur dans le logiciel MAARCH ;
- Classement papier ;
- Réception et transmission des fax papier ;
- Réception des colis et transmission aux destinataires ;
- Préparation, comptabilisation et envoi des courriers départs des services municipaux (recommandés et simples) pour La Poste ;
- Dispatching des courriers à remettre aux appariteurs ;
- Suivi comptable de la facturation des courriers avec La Poste
- Assurer le suivi du traitement des réponses aux courriers arrivés.
- Récupération des parapheurs à mettre à la signature
- Récupération des enveloppes de courriers internes à distribuer au service destinataire et/ou aux organismes extérieurs disposant d’une bannette ;
- Distribution des parapheurs revenus signés au service destinataire et les organismes extérieurs disposant d’une bannette ;
- Récupération et distribution des parapheurs au cabinet de Monsieur Le Maire puis à retourner dans les différents services ;
- Administration du logiciel des courriers MAARCH ;
- Formation des nouveaux agents à l’utilisation du logiciel MAARCH.
Autres missions :
Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’assistante de la direction générale avec pour principales missions
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des priorités ;
- Filtrage, orientation et transmission des demandes ;
- Recherche et restitution d’informations à partir de documents et/ou de bases de données ;
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales, écrites et/ou de dossiers ;
- Mise à jour et suivi des tableaux de bord de pilotage,
- Retour d’information aux personnes concernées sur l’avancement des dossiers et actions ;
- Relations avec les assistantes des secrétariats de Monsieur le Maire et des élus ;
- Diffusion des notes et informations ;
- Organisation, classement et archivage des dossiers, sous format électronique et papier ;
- Prise de notes, rédaction et suivi des comptes rendus ;
- Gestion des flux de documents entrants et sortants de la direction ;
- Mise en forme de documents sous différents formats : tableaux, graphiques, présentations PowerPoint, etc. ;
- Suivi administratif ;
- Planification et gestion des agendas des et des priorités en l’absence de l’assistante de la direction générale ;
- Préparation et organisation des déplacements, des rendez-vous et des réunions de la direction
Profils recherchés
- Bonne connaissance de l’organisation des services et du fonctionnement d’une collectivité ;
- Sensibilité aux enjeux politiques ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Disponibilité ;
- Réactivité ;
- Capacité à appliquer des procédures ;
- Gestion du temps et des échéances ;
- Gestion des priorités.
- Sensibilité aux enjeux politiques ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Disponibilité ;
- Réactivité ;
- Capacité à appliquer des procédures ;
- Gestion du temps et des échéances ;
- Gestion des priorités.
Contact et modalités de candidature
Contact
0149845656
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 1 place Pierre et Marie Curie
94260 FRESNES
recrutement@fresnes94.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 1 place Pierre et Marie Curie
94260 FRESNES
recrutement@fresnes94.fr
Adresse de l'employeur
Fresnes
>Mairie, 1 place Pierre et Marie Curie
94260 FRESNES
>Mairie, 1 place Pierre et Marie Curie
94260 FRESNES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.