66 - Assistante administrative - F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O095240101321431
Publiée le 15/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département du Val d'Oise avec 1,1 million d'habitants et 185 communes concilie dynamisme et qualité de vie.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
www.valdoise.fr, Pontoise (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la supervision du responsable du pôle administratif, réalise les activités administratives associées aux missions et à l'action de la Direction de l'Environnement, de l'Agriculture et du Développement Durable . en collaboration avec l'autre assistante du pôle administratif de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Production de documents à l'aide d'une suite bureautique (Word, Excel) : mise en page, relecture, correction des projets de courriers des collaborateurs,
Réception et traitement des courriers et documentations : quotidiennement scan, saisie et suivi des parapheurs dans le logiciel courrier (Elise) et suivi physique des parapheurs,
Réception et traitement des appels téléphoniques de la DEADD : accueil, orientation des appels, prise de message, réponse aux interlocuteurs dans la limite des compétences de l'assistante. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental,
Conventions, arrêtés, décisions : intégration dans ELISE, rédaction des bordereaux d'envoi ou de signature interne, transmission aux signataires internes/externes, prise en charge du contrôle de légalité et transmission exemplaires signés aux partenaires,
Accueil physique, information, orientation des visiteurs au sein de la DEADD. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental,
Suivi de l'agenda hebdomadaire et du planning annuel de la DEADD (saisie systématique dans les fichiers de suivi des réunions, formations, congés, réservations de VL...),
Rédaction de certains courriers types (bordereaux, notifications ou refus de subventions, ...),
Commande d'impressions de documents pour réunions ou dossiers à l'imprimerie interne,
Organisation des réunions : vérification des agendas, prise de contact avec les partenaires, élus locaux, réservation de salles, rédaction de courriers d'invitation, relance téléphonique, mise en forme de compte-rendus, mise à jour des bases de données (fichiers contact)
Veille à l'entretien du matériel : signale les dysfonctionnements sur les ordinateurs, les imprimantes ou autre matériel,
Veille à l'accueil des nouveaux arrivants : suivi de la procédure pour l'installation du bureau, de l'ordinateur, du compte de messagerie et la délivrance du badge,
Participation aux manifestations de la DEADD et à leur organisation (logistique notamment),
Gestion des commandes de fournitures et petites commandes diverses : inventaire des besoins, réception et vérification de la livraison,
Participation au tri, classement et archivage des documents (papiers et informatique) selon le plan de classement établi par les services,
Assure l'intérim en son absence, de l'autre assistante de la Direction,
En concertation avec le responsable du bureau administratif et dans le cadre d'une gestion collective des dossiers, chaque assistante se verra néanmoins attribuer certaines tâches administratives spécifiques (parmi le suivi des sorties nature, les commandes des fournitures de bureau, les prêts des expositions et outils pédagogiques, le suivi des demandes de subventions, l'organisation de manifestations...).
Production de documents à l'aide d'une suite bureautique (Word, Excel) : mise en page, relecture, correction des projets de courriers des collaborateurs,
Réception et traitement des courriers et documentations : quotidiennement scan, saisie et suivi des parapheurs dans le logiciel courrier (Elise) et suivi physique des parapheurs,
Réception et traitement des appels téléphoniques de la DEADD : accueil, orientation des appels, prise de message, réponse aux interlocuteurs dans la limite des compétences de l'assistante. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental,
Conventions, arrêtés, décisions : intégration dans ELISE, rédaction des bordereaux d'envoi ou de signature interne, transmission aux signataires internes/externes, prise en charge du contrôle de légalité et transmission exemplaires signés aux partenaires,
Accueil physique, information, orientation des visiteurs au sein de la DEADD. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental,
Suivi de l'agenda hebdomadaire et du planning annuel de la DEADD (saisie systématique dans les fichiers de suivi des réunions, formations, congés, réservations de VL...),
Rédaction de certains courriers types (bordereaux, notifications ou refus de subventions, ...),
Commande d'impressions de documents pour réunions ou dossiers à l'imprimerie interne,
Organisation des réunions : vérification des agendas, prise de contact avec les partenaires, élus locaux, réservation de salles, rédaction de courriers d'invitation, relance téléphonique, mise en forme de compte-rendus, mise à jour des bases de données (fichiers contact)
Veille à l'entretien du matériel : signale les dysfonctionnements sur les ordinateurs, les imprimantes ou autre matériel,
Veille à l'accueil des nouveaux arrivants : suivi de la procédure pour l'installation du bureau, de l'ordinateur, du compte de messagerie et la délivrance du badge,
Participation aux manifestations de la DEADD et à leur organisation (logistique notamment),
Gestion des commandes de fournitures et petites commandes diverses : inventaire des besoins, réception et vérification de la livraison,
Participation au tri, classement et archivage des documents (papiers et informatique) selon le plan de classement établi par les services,
Assure l'intérim en son absence, de l'autre assistante de la Direction,
En concertation avec le responsable du bureau administratif et dans le cadre d'une gestion collective des dossiers, chaque assistante se verra néanmoins attribuer certaines tâches administratives spécifiques (parmi le suivi des sorties nature, les commandes des fournitures de bureau, les prêts des expositions et outils pédagogiques, le suivi des demandes de subventions, l'organisation de manifestations...).
Profils recherchés
Vous avez de l'expérience sur un poste d'assistanat ou administratif, vous avez une bonne maitrise rédactionnelle et une excellente orthographe. Également, vous maitrisez des techniques de secrétariat.
Vous avez une bonne connaissance du pack office et l'outil informatique en général. Vous êtes reconnu pour votre diplomatie et vos qualités relationnelles affirmées. Vous avez de l'appétence pour le travail en transversalité et la polyvalence.
Spécificités du poste :
Travail en bureau avec horaires réguliers et possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service,
Disponibilité vis-à-vis du responsable de pôle,
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité. Possibilité de télétravail (2 jours maximum par semaine).
Tous les postes du Conseil départemental du Val d'Oise sont handi-accessibles.
Vous avez une bonne connaissance du pack office et l'outil informatique en général. Vous êtes reconnu pour votre diplomatie et vos qualités relationnelles affirmées. Vous avez de l'appétence pour le travail en transversalité et la polyvalence.
Spécificités du poste :
Travail en bureau avec horaires réguliers et possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service,
Disponibilité vis-à-vis du responsable de pôle,
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité. Possibilité de télétravail (2 jours maximum par semaine).
Tous les postes du Conseil départemental du Val d'Oise sont handi-accessibles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0134253131
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site internet du département : http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Madame la Présidente
Merci de postuler directement sur notre site internet :
http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Madame la Présidente
Merci de postuler directement sur notre site internet :
http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.