91 - Assistant administratif F/H
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Offre n° O095240201368573
Publiée le 27/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département du Val d'Oise avec 1,1 million d'habitants et 185 communes concilie dynamisme et qualité de vie.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CERGY PONTOISE CEDEX
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
28/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la supervision du responsable du Bureau administratif, réalise les activités administratives associées aux missions et à l'action de la Direction de l'Environnement, du Développement Durable et de l'Agriculture en collaboration avec l'autre assistante du Bureau administratif de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Assure le Secrétariat des services :
* Réception et traitement des appels téléphoniques de la Direction : accueil, orientation des appels, prise de message, réponse aux interlocuteurs dans la limite des compétences de l'assistante. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental
* Accueil physique, information, orientation des visiteurs au sein de la Direction. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental
* Réception et traitement des courriers et documentations : quotidiennement scan, saisie et suivi des parapheurs dans le logiciel courrier (Elise) et suivi physique des parapheurs
* Production de documents à l'aide d'une suite bureautique (Word, Excel) : mise en page, relecture, correction des projets de courriers des collaborateurs
* Conventions, arrêtés, décisions : intégration dans ELISE, rédaction des bordereaux d'envoi ou de signature interne, transmission aux signataires internes/externes, prise en charge du contrôle de légalité et transmission exemplaires signés aux partenaires
* Rédaction de certains courriers types (bordereaux, notifications ou refus de subventions, ...)
* Suivi de l'agenda hebdomadaire et du planning annuel des services de la Direction (saisie systématique dans les fichiers de suivi des réunions, formations, congés, réservations de VL...)
* Veille à l'accueil des nouveaux arrivants : suivi de la procédure pour l'installation du bureau, de l'ordinateur, du compte de messagerie et la délivrance du badge
* Veille à l'entretien du matériel : signale les dysfonctionnements sur les ordinateurs, les imprimantes ou autre matériel
* Participation au tri, classement et archivage des documents (papiers et informatique) selon le plan de classement établi par les services
* Assure l'intérim en son absence, de l'autre assistante de la Direction
Assiste les services de la Direction dans l'organisation administrative et logistique des réunions et évènements :
* Organisation : vérification des agendas, prise de contact avec les partenaires, élus locaux, réservation de salles et des moyens matériels, rédaction de courriers d'invitation, relance téléphonique, mise à jour des bases de données (fichiers contact)
* Commande d'impressions de documents pour réunions ou dossiers à l'imprimerie interne
* Participation aux manifestations de la Direction et à leur mise en place (logistique notamment)
Assure des missions spécifiques convenues avec le responsable du Bureau administratif :
* En concertation avec le responsable du Bureau administratif et dans le cadre d'une gestion collective des dossiers, chaque assistante se verra attribuer certaines tâches administratives spécifiques (comme le suivi des sorties nature, les commandes des fournitures de bureau, les prêts des expositions et outils pédagogiques, le suivi des demandes de subventions, l'organisation de manifestations...)
* Réception et traitement des appels téléphoniques de la Direction : accueil, orientation des appels, prise de message, réponse aux interlocuteurs dans la limite des compétences de l'assistante. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental
* Accueil physique, information, orientation des visiteurs au sein de la Direction. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental
* Réception et traitement des courriers et documentations : quotidiennement scan, saisie et suivi des parapheurs dans le logiciel courrier (Elise) et suivi physique des parapheurs
* Production de documents à l'aide d'une suite bureautique (Word, Excel) : mise en page, relecture, correction des projets de courriers des collaborateurs
* Conventions, arrêtés, décisions : intégration dans ELISE, rédaction des bordereaux d'envoi ou de signature interne, transmission aux signataires internes/externes, prise en charge du contrôle de légalité et transmission exemplaires signés aux partenaires
* Rédaction de certains courriers types (bordereaux, notifications ou refus de subventions, ...)
* Suivi de l'agenda hebdomadaire et du planning annuel des services de la Direction (saisie systématique dans les fichiers de suivi des réunions, formations, congés, réservations de VL...)
* Veille à l'accueil des nouveaux arrivants : suivi de la procédure pour l'installation du bureau, de l'ordinateur, du compte de messagerie et la délivrance du badge
* Veille à l'entretien du matériel : signale les dysfonctionnements sur les ordinateurs, les imprimantes ou autre matériel
* Participation au tri, classement et archivage des documents (papiers et informatique) selon le plan de classement établi par les services
* Assure l'intérim en son absence, de l'autre assistante de la Direction
Assiste les services de la Direction dans l'organisation administrative et logistique des réunions et évènements :
* Organisation : vérification des agendas, prise de contact avec les partenaires, élus locaux, réservation de salles et des moyens matériels, rédaction de courriers d'invitation, relance téléphonique, mise à jour des bases de données (fichiers contact)
* Commande d'impressions de documents pour réunions ou dossiers à l'imprimerie interne
* Participation aux manifestations de la Direction et à leur mise en place (logistique notamment)
Assure des missions spécifiques convenues avec le responsable du Bureau administratif :
* En concertation avec le responsable du Bureau administratif et dans le cadre d'une gestion collective des dossiers, chaque assistante se verra attribuer certaines tâches administratives spécifiques (comme le suivi des sorties nature, les commandes des fournitures de bureau, les prêts des expositions et outils pédagogiques, le suivi des demandes de subventions, l'organisation de manifestations...)
Profils recherchés
* Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et maîtrise de la langue française, savoir rédiger et s'exprimer oralement
* Rédaction de comptes rendus de réunions et de courriers types
* Gestion des fichiers entreprises / marchés publics /contacts
* Réaliser un publipostage, prise de notes
* Gestion d'agendas et organisations de réunions, tri et archivage papier et numérique
* Se tenir informé de toutes modifications dans le suivi des dossiers, le planning des réunions, etc...
* Conscience professionnelle, méthodes et rigueur
* Sens du contact et autonomie
* Faire preuve d'initiative, discrétion et polyvalence
* Capacités au travail en équipe et à échanger l'information
Connaissance Administrative des collectivités locales
* Capacités rédactionnelles et sens des priorités
* Fonctionnement d'un secrétariat
Travail en bureau partagé avec horaires réguliers et possibilité d'amplitude en fonction des obligations
des services ; Disponibilité vis-à-vis du responsable du Bureau administratif ; Respect des obligations
de discrétion et de confidentialité. Possibilité de télétravail (2 jours maximum par semaine).
* Rédaction de comptes rendus de réunions et de courriers types
* Gestion des fichiers entreprises / marchés publics /contacts
* Réaliser un publipostage, prise de notes
* Gestion d'agendas et organisations de réunions, tri et archivage papier et numérique
* Se tenir informé de toutes modifications dans le suivi des dossiers, le planning des réunions, etc...
* Conscience professionnelle, méthodes et rigueur
* Sens du contact et autonomie
* Faire preuve d'initiative, discrétion et polyvalence
* Capacités au travail en équipe et à échanger l'information
Connaissance Administrative des collectivités locales
* Capacités rédactionnelles et sens des priorités
* Fonctionnement d'un secrétariat
Travail en bureau partagé avec horaires réguliers et possibilité d'amplitude en fonction des obligations
des services ; Disponibilité vis-à-vis du responsable du Bureau administratif ; Respect des obligations
de discrétion et de confidentialité. Possibilité de télétravail (2 jours maximum par semaine).
Contact
Contact
0134253131
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site internet du département : http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Madame la Présidente
Merci de postuler directement sur notre site internet :
http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Madame la Présidente
Merci de postuler directement sur notre site internet :
http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.