Création de poste permanent à temps complet au sein du service Affaires Générales, composé de 5 personnes. Cet agent sera recruté pour construire et constituer les actes d'état civil, assister les élus pendant les cérémonies (mariages, noces d’or et/ou diamants, baptême civil) et pendant les auditions de mariages (convocations, comptes rendus), assurer le suivi, la mise à jour et la tenue administrative des dossiers liés à l’état civil, au cimetière, aux élections, au recensement de la population, au recensement citoyen et aux jurés d’assises.
Il sera également en charge de :
L'instruction et suivi des dossiers du dispositif de recueil (cartes d’identité / passeport),
Enregistrement, réception et création des courriers sur le logiciel ELISE,
Saisie de bon de commande,
Remplacement ponctuel des agents d’accueil,
Assistance de la Directrice des affaires générales sur le développement de projets transversaux.

En qualité d'Officier d'état civil, ses missions seront :
1- Etat Civil
-Constitution, délivrance et apposition de mentions d’actes d’état civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, consentement, changement de nom ou de prénom) ;
-Suivi des demandes de rectification d’actes d’état civil et transmission au Procureur de la République ;
-Tenue, mise à jour et reliure des registres d’état civil (partenaires : CIG et Tribunal Judiciaire) ;
-Clôture des tables annuelles et décennales et transmission au Tribunal Judiciaire
(1 fois/an) ;
-Transmission des mentions au Greffe du Tribunal Judiciaire (4 fois/an) ;
-Suivi des dossiers de mariages, des avis de publication à mariage, du livret de famille, rectification administrative et PACS ;
-Suivi des demandes extérieures d’auditions de mariages, comptes rendus d’auditions et transmission des avis auprès des autorités compétentes.

2- Affaires Générales
- Légalisation de signature (documents notariés et autres, certificat de vie) ;
- Commande et suivi (inventaire) de la logistique état civil ;
- Enregistrement, délivrance d’attestation de recensement citoyen et envoi trimestriel des fichiers PECOTO / Ma Journée Défense Citoyenneté ;
- Dispositif de recueil : traitement des demandes de titres d’identité et remise ;
- Instruction des dossiers d’attestations d’accueil et visites des logements.

3- Cimetière
- Traitement des demandes (déclaration de décès, autorisations diverses…) ;
- Accueil et renseignement du public ;
- Gestion et création graphique du logiciel cimetière Gescime ;
- Instruction des dossiers de concessions « cimetière » (achats et renouvellements, travaux d’inhumations et d’exhumations en collaboration avec les pompes funèbres, titres de concessions pour les particuliers et titres de recettes pour la Perception) ;
- Reprises de concessions perpétuelles et temporaires (courriers, PV, photos, plaques d’informations…)

4- Elections
- Accueil physique et téléphonique des administrés pour les inscriptions et les modifications sur la liste électorale ;
- Instruction des demandes d’inscritpio sur liste électorale logiciel CIRIL Elections provenant de l’INSEE (inscriptions d’office, radiations…) ;
- Impression des cartes électorales, gestion des cartes et propagandes en retour ;
- Participation à la préparation, à la clôture et au transfert ELIRE des commissions électorales ;
- Participer à l’organisation administrative des scrutins et tenue de bureau de vote ;
- Organisation du tirage au sort des Jurés d’Assises, suivi et transmission de la liste au Tribunal Judiciaire.

5- Archives
- Suivi de l’activité pré-archivage au sein de la commune ;
- Lien avec la Préfecture et les archivistes pour l’archivage définitif ;
- Lien avec les services techniques pour la destruction des archives.

Expérience minimum de 2 ans exigée sur poste similaire
Connaissance de la réglementation en matière d’état civil (IGREC), d’élections, de législation funéraire (notions de généalogie) ;
Connaissance des logiciels de base et des logiciels de gestion Etat Civil
Connaissance des procédures
Maîtrise de l’outil informatique (Excel et Word) et des logiciels métiers (City web, City rem, Logicim, Civil net élection, Elise) ;
Qualités rédactionnelles ;
Informations générales relatives à l’état civil ;
Être méthodique, autonome, rigoureux
Être polyvalent
Obligation de réserve et de discrétion
Être courtois, disponible, respectueux, discret
Avoir la maitrise de soi,
Ne pas porter de jugement de valeur (neutralité)