Assistant administratif
Offre n° O095250416000024
Publiée le 16/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
16 000 habitants, membre de la Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise
Lieu de travail
17 Allée des Eguerets, Jouy-le-Moutier (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
24/07/2025
Date limite de candidature
15/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice de l’Enfance, vous accueillez, orientez et assurez la gestion administrative du service.
Vous faites preuve d’une grande discrétion, de rigueur, de capacités d’adaptation et d’un sens avéré du travail en équipe afin d’assurer la qualité et la continuité de service (cohésion d’équipe, solidarités…). Vous respectez les procédures internes et externes (arborescence service, utilisation des progiciels, trames…)
Vous maîtrisez l’outil bureautique notamment le progiciel Enfance (CIRIL, Excel, Word et Outlook, …).
Rigoureux et organisé, vous avez la capacité de vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous êtes force de proposition dans l’évolution du service.
Vous faites preuve d’une grande discrétion, de rigueur, de capacités d’adaptation et d’un sens avéré du travail en équipe afin d’assurer la qualité et la continuité de service (cohésion d’équipe, solidarités…). Vous respectez les procédures internes et externes (arborescence service, utilisation des progiciels, trames…)
Vous maîtrisez l’outil bureautique notamment le progiciel Enfance (CIRIL, Excel, Word et Outlook, …).
Rigoureux et organisé, vous avez la capacité de vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous êtes force de proposition dans l’évolution du service.
Missions / conditions d'exercice
Accueillir les publics du service
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du service
• Accompagner les familles dans la maitrise du portail famille.
• Collaborer avec les autres agents d’accueil et de gestion administrative, et particulièrement avec le pôle accueil du Beffroi
• Corriger, suivre et mettre à jour les supports d’information interne et externe (site internet, portail familles, affiches, intranet…)
• Apprécier les priorités et adapter les démarches en cas d’urgences
Gestion des inscriptions aux activités, saisie de documents et suivi administratif
• Assurer la gestion du courrier et des courriels du service (arrivée/départ) et le suivre.
• Planifier les rendez-vous et suivre l’agenda relatif à l’activité du service (inscriptions et dérogations, scolaires, séjours vacances, semaine citoyenneté, …).
• Gérer les différentes inscriptions (scolaire, péri-extrascolaire, séjours, …) via le progiciel Enfance notamment et les suivre.
• Alimenter les tableaux de bord liés aux activités (majorations dues aux inscriptions hors délais, effectifs scolaires et activités diverses en tenant compte des seuils et du règlement intérieur…).
• Piloter l’organisation des temps forts en direction de la communauté éducative (réception rentrée scolaire, cérémonie CM2, …)
Gestion administrative de l’activité du service :
• Mettre à jour, corriger et diffuser les fichiers du service (parents élus, dossier directeurs…).
• Concevoir et éditer des courriers de réponses aux usagers.
• Réaliser des travaux bureautiques (mailing, publipostage, tableaux…)
• Assurer l’organisation logistique de réunions (réservation de lieux, convocations, invitations, listing de présence…),
• Classer, archiver ou détruire les documents du service
• Garantir la préservation des données personnelles saisies et confiées au service (RGPD et devoir de discrétion)
• Contribuer au contrôle annuel sur la scolarisation des enfants de 3 à 16 ans.
• Assurer l’administration du progiciel Enfance, et contribuer au développement des nouvelles fonctionnalités (Onde, Api, requêtes, …)
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du service
• Accompagner les familles dans la maitrise du portail famille.
• Collaborer avec les autres agents d’accueil et de gestion administrative, et particulièrement avec le pôle accueil du Beffroi
• Corriger, suivre et mettre à jour les supports d’information interne et externe (site internet, portail familles, affiches, intranet…)
• Apprécier les priorités et adapter les démarches en cas d’urgences
Gestion des inscriptions aux activités, saisie de documents et suivi administratif
• Assurer la gestion du courrier et des courriels du service (arrivée/départ) et le suivre.
• Planifier les rendez-vous et suivre l’agenda relatif à l’activité du service (inscriptions et dérogations, scolaires, séjours vacances, semaine citoyenneté, …).
• Gérer les différentes inscriptions (scolaire, péri-extrascolaire, séjours, …) via le progiciel Enfance notamment et les suivre.
• Alimenter les tableaux de bord liés aux activités (majorations dues aux inscriptions hors délais, effectifs scolaires et activités diverses en tenant compte des seuils et du règlement intérieur…).
• Piloter l’organisation des temps forts en direction de la communauté éducative (réception rentrée scolaire, cérémonie CM2, …)
Gestion administrative de l’activité du service :
• Mettre à jour, corriger et diffuser les fichiers du service (parents élus, dossier directeurs…).
• Concevoir et éditer des courriers de réponses aux usagers.
• Réaliser des travaux bureautiques (mailing, publipostage, tableaux…)
• Assurer l’organisation logistique de réunions (réservation de lieux, convocations, invitations, listing de présence…),
• Classer, archiver ou détruire les documents du service
• Garantir la préservation des données personnelles saisies et confiées au service (RGPD et devoir de discrétion)
• Contribuer au contrôle annuel sur la scolarisation des enfants de 3 à 16 ans.
• Assurer l’administration du progiciel Enfance, et contribuer au développement des nouvelles fonctionnalités (Onde, Api, requêtes, …)
Profils recherchés
• Travail en bureau et/ou guichet d’accueil
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Assiduité en présentielle
• Echéances de travail dépendant du cycle scolaire
Avoir une bonne connaissance du secteur scolaire, péri- extrascolaires, et de ses acteurs.
Être rigoureux et méthodique.
Savoir faire preuve d’adaptations et de compréhension, tout en garantissant les obligations du service public et de la collectivité.
Avoir le sens du travail en équipe
Avoir des qualités rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques.
Connaître et maitriser les progiciels de gestion de la scolarité (CIRIL Enfance, Arpège CONCERTO, …)
Être force de propositions et savoir prendre des initiatives.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Assiduité en présentielle
• Echéances de travail dépendant du cycle scolaire
Avoir une bonne connaissance du secteur scolaire, péri- extrascolaires, et de ses acteurs.
Être rigoureux et méthodique.
Savoir faire preuve d’adaptations et de compréhension, tout en garantissant les obligations du service public et de la collectivité.
Avoir le sens du travail en équipe
Avoir des qualités rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques.
Connaître et maitriser les progiciels de gestion de la scolarité (CIRIL Enfance, Arpège CONCERTO, …)
Être force de propositions et savoir prendre des initiatives.
Contact et modalités de candidature
Contact
0134416500
Informations complémentaires
Particularités du poste :
- Rémunération statutaire
- Régime indemnitaire
- Restauration collective
- CNAS
- Rémunération statutaire
- Restauration collective
- CNAS
Merci d'adresser votre lettre motivation et CV uniquement à recrutement@jouylemoutier.fr
- Rémunération statutaire
- Régime indemnitaire
- Restauration collective
- CNAS
- Rémunération statutaire
- Restauration collective
- CNAS
Merci d'adresser votre lettre motivation et CV uniquement à recrutement@jouylemoutier.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.