Coordonne et assure la gestion des dossiers du syndicat ayant trait aux assemblées générales, aux finances, aux ressources humaines et aux différentes tâches administratives courantes.
Contrôle et met en application les textes règlementaires.
Organise le travail de l’agent N-1 et contrôle la bonne exécution des tâches.

I – Gestion des paies et travaux administratifs relatifs à la paie :
Elabore, prépare et contrôle les bulletins de paies des personnels et des élus
Contrôle les indemnités des élus, de l’application de la Fraction Représentative des Frais d’Emploi et des cotisations, en transversalité avec les autres collectivités et groupements
Coordonne et met à jour les éléments constitutifs de la paie et des cotisations
Prépare et assure le traitement des déclarations de l’établissement (URSSAF, DSN, FNC…)
Génère les flux comptables et suit avec la trésorerie leur liquidation
Diffuse les bulletins de paie

II – Gestion des carrières & organisation des ressources humaines
Met en œuvre et suit la législation et la règlementation relatives à la carrière et la paie
Elabore les tableaux et les listes d’aptitude pour les avancements de grade, la promotion interne, et assure le suivi
Prépare les procédures collectives (entretien professionnel) liés à la carrière
Réalise et met à jour les déclarations de vacances d’emploi & le tableau des effectifs, l’organigramme…
Prépare et assure le suivi des procédures de recrutement
Co-élabore les délibérations ayant trait aux Ressources Humaines (collectifs ou organisationnels) avec le N+1
Suit l’évolution de la carrière et de la position administrative des agents (avancement d’échelon, maternité, congés maladie et longue maladie, mi-temps thérapeutique, réintégration etc.), élabore les actes administratifs et les soumet au circuit de décision (positions, promotions, cessation de fonction, contrats, validation de services, fiches de poste, etc.)
Suit le traitement des dossiers demandes de retraite des agents et élus
Prépare et assure le suivi des demandes de formations
Met en œuvre et suit les dispositifs de prévention et sécurité (en collaboration avec le conseiller de prévention mis à disposition par le centre de gestion)
Assure dans le cadre de la correspondance du CNAS, la constitution, la gestion et le suivi des dossiers de demandes d’œuvres sociales et diffuse l’information
Assure la liaison avec les services extérieurs (Etat, Trésorerie, organisme de versement des cotisations, etc.)

III – Comptabilité :
Met en application la nomenclature comptable M57
Contrôle l’état de trésorerie et assure le rythme des sorties et recouvrements
Planifie, suit, contrôle et valide l’exécution des actes comptables de la collectivité et les transmissions, déclarations et notifications légales réglementaires ou contractuelles
Planifie, suit, contrôle et valide la bonne exécution financière des engagements (recettes et dépenses) et notamment les marchés publics, contrats, emprunts et baux
Assure le suivi des opérations comptables complexes telles les opérations de fin et début d’exercice et l’application des règles de finances des marchés publics et CCAP
Assure la tenue de l’inventaire et les écritures d’amortissement
Participe à l’élaboration des documents budgétaires, de fiscalisation des charges et des délibérations ayant trait aux finances du syndicat
Assure le contrôle des bilans comptables et vérifie la régularité des opérations comptables
Assure les liens et échanges avec la Trésorerie et les services de l’Etat
Valide les réponses aux demandes d’information et contrôle les relances des tiers, prestataires et contractants
IV – Assemblées générales :
Contrôle la mise en application des règles de fonctionnement des assemblées
Contrôle & coordonne la logistique
Contrôle la rédaction et la transmission des convocations, de la liste des délibérations, des procès-verbaux…
Supervise l’animation du vote des élus par voie électronique (présence requise)
Elabore & supervise la diffusion de supports de présentation des points soumis au vote
Contrôle l’élaboration & l’exécution des délibérations
Supervise la tenue des registres

V – Activités administratives diverses :
Assure le suivi administratif des baux (renouvellement de conventions, revalorisations annuelles…), de l’entretien des immeubles en collaboration avec le responsable du patrimoine et des obligations des locataires
Assure le suivi administratif des marchés publics
Contrôle du suivi des attestations et déclarations fiscales & sociales obligatoires des prestataires
Assure les déclarations de sinistres et suit les procédures administratives et financières
Assure le suivi des procédures contentieuses et pré contentieuses avec la Direction Générale

En binôme avec le n-1 :
Elabore & met à jour les tableaux de suivi de dossiers sous tableur Excel (contrats des prestataires extérieurs)
Assiste le Directeur Général : rédaction de courriers divers, tenue de l’agenda
Assure l’accueil physique et téléphonique pour le syndicat et le Directeur

VI – Communication (avec le N+1) :
Participe à l’évolution des supports de communication de l’établissement
Contrôle la mise en application de la charte graphique et son logotype