Responsable du Service des Assemblées P 74
Offre n° O971240411001645
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Collectivité de Saint Martin COM Antilles Françaises
Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot
97150 Saint-Martin
Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot
97150 Saint-Martin
Située au nord de la mer des Caraïbes, à plus de 7 000 kilomètres de la métropole et à 250 kilomètres de la Guadeloupe, l'île de Saint-Martin présente la caractéristique d'être divisée depuis 1648 entre deux États : les Pays-Bas et la France. La partie française compte environ 36 000 habitants et s étend sur 56 km².
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Saint Martin
Poste à pourvoir le
16/05/2024
Date limite de candidature
16/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché à la Direction du secrétariat des Assemblées, vous intervenez comme support fiable dans le traitement des actes administratifs qui vous sont confiés. Vous assistez le directeur et le référent juridique, des Assemblées dans l’accomplissement de leurs missions.
Vous êtes responsable de la cellule « dématérialisions et publication des actes administratifs.
Vous êtes responsable de la cellule « dématérialisions et publication des actes administratifs.
Missions / conditions d'exercice
Le responsable du service des assemblées organise les différentes phases de préparation et de suivi des instances et en assure le déroulement régulier. Il a la charge du processus de préparation de toutes les actions réalisées avant la séance et celles à effectuer après la séance des conseils en :
1. Assurant l’organisation des tâches :
• Suivi et contrôle de cohérence du processus de gestion des délibérations.
• Assure en amont, prépare et contrôle les dossiers nécessaires à la mission du directeur en concertation avec le référent juridique.
• Veille au bon fonctionnement du traitement administratif des actes via le logiciel métier Actes-office.
• Garantit la tenue des délais d’envoi et de réception en direction des membres du conseil et des services émetteurs,
2. Assurer la liaison entre le service des assemblées et les différents services de la Collectivité :
• Assure l’interface administrative au sein de la direction des assemblées et le service émetteur du projet de délibération.
• Veille au respect des obligations légales et réglementaires par les différents services dans le cadre du processus délibératif
• Veille à la réservation de salle pour les réunions du Conseil exécutif et territorial,
3. Collaborer avec le Cabinet et les élus :
• Rédaction de l’ordre du jour en concertation avec le directeur (N+1), le référent juridique, le DGS et le Cabinet,
• Fiabilise les données relatives aux élus en sécurisant la constitution des dossiers de séance.
• Transfert des projets de délibérations sur le portail des élus.
• Harmoniser et optimiser le calendrier de l’ensemble des instances
4. Encadrer et piloter l’activité du service :
• Piloter, Coordonner et superviser l’activité du service.
• Management d’une équipe
1. Assurant l’organisation des tâches :
• Suivi et contrôle de cohérence du processus de gestion des délibérations.
• Assure en amont, prépare et contrôle les dossiers nécessaires à la mission du directeur en concertation avec le référent juridique.
• Veille au bon fonctionnement du traitement administratif des actes via le logiciel métier Actes-office.
• Garantit la tenue des délais d’envoi et de réception en direction des membres du conseil et des services émetteurs,
2. Assurer la liaison entre le service des assemblées et les différents services de la Collectivité :
• Assure l’interface administrative au sein de la direction des assemblées et le service émetteur du projet de délibération.
• Veille au respect des obligations légales et réglementaires par les différents services dans le cadre du processus délibératif
• Veille à la réservation de salle pour les réunions du Conseil exécutif et territorial,
3. Collaborer avec le Cabinet et les élus :
• Rédaction de l’ordre du jour en concertation avec le directeur (N+1), le référent juridique, le DGS et le Cabinet,
• Fiabilise les données relatives aux élus en sécurisant la constitution des dossiers de séance.
• Transfert des projets de délibérations sur le portail des élus.
• Harmoniser et optimiser le calendrier de l’ensemble des instances
4. Encadrer et piloter l’activité du service :
• Piloter, Coordonner et superviser l’activité du service.
• Management d’une équipe
Profils recherchés
Il est demandé d'avoir une sensibilité en droit administratif et connaissance des outils Microsoft office, complétée par des capacités rédactionnelles, relationnelles, organisationnelles et avez le gout des interactions multiples. Le candidat doit faire preuve de disponibilité, de rigueur et d'esprit. Vous êtes investi, vous savez gérer les priorités et fait de vous quelqu’un de fiable et d’efficace. La rigueur conjuguée à la rapidité d'exécution sont des qualités importantes pour ce poste.
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.