Sous l’autorité de la responsable du service Organisation et Contrôle des Ressources, l’assistant(e) interviendra en appui administratif auprès des différentes Directions et Pôles de la DGA, en lien étroit avec leurs responsables et assistants administratifs. Il/elle exercera ses missions dans une logique de transversalité et de coordination.:
Activités principales :
− Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, agents et interlocuteurs extérieurs ;
− Recevoir, filtrer et réorienter les demandes (courriers électroniques, appels, visites) ;
− Hiérarchiser les demandes et informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité ;
− Orienter, conseiller le public et les agents vers les services ou interlocuteurs compétents ;
− Fournir une première information sur les activités de la Direction et les procédures en vigueur ;
− Prendre des notes et rédiger tous types de courriers, courriels, notes, comptes rendus ou procès-verbaux de réunion ;
− Saisir des documents de formes et de contenus variés ;
− Réceptionner, enregistrer, trier et archiver les courriers, dossiers et documents ;
− Assurer des travaux de reprographie, reliure, mise sous pli et diffusion de documents ;
− Préparer les dossiers pour les réunions, comités ou autres instances ;
− Enregistrer, traiter et mettre à jour les données dans les outils de suivi (bases, tableaux de bord, logiciels métiers) ;
− Vérifier la validité, la fiabilité et la conformité des informations traitées ;
− Préparer les supports nécessaires au bon déroulement des réunions ou actions collectives ;
− Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures administratives internes ;
− Suivre les commandes liées aux activités de la Direction et assurer leur bon traitement ;
− Assister le responsable dans le suivi des indicateurs de performance (plannings, tableaux de bord, échéanciers).
− Utiliser de manière courante les outils informatiques, bureautiques et logiciels de gestion ;
− Saisir, enregistrer et extraire des données informatiques ;
− Contribuer à la qualité et à la fiabilité de l'information diffusée au sein des services.
− Renseigner et tenir à jour les tableaux de suivi des activités du service ;
− Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions : réservation de salles, convocations, invitations, gestion des listes de présence, préparation des supports, etc. ;
− Utiliser les logiciels bureautiques et progiciels nécessaires à l’activité administrative et au suivi des dossiers.
Activités spécifiques :
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions ou du cadre d’emploi