Responsable du service courrier
Offre n° O971250916001326
Publiée le 16/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - bd du gouv général felix eboué, Basse-Terre (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
21/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Au sein du service courrier de la Direction de la Relation aux Usagers - DGA Transformation, concourt à la mise en œuvre du projet d'administration digitalisée ou e-administration en mettant en œuvre la dématérialisation du courrier.
Participe à la stratégie du projet de mandature en mettant à la disposition des usagers et des tiers l'accès aux données, aux démarches et aux accompagnements ; Assure un suivi en lien avec les directions opérationnelles et les élus du CD971, des délais de réponse aux usagers.
Participe en lien avec le DGA Transformation au renforcement de la visibilité de l'action départementale pour ce qui concerne les délais de réponse.
Assure le lien entre les élus et les services opérationnels pour mieux appréhender les procédures internes, les réponses apportées aux usagers et la prise en compte de leurs doléances.
Met en place et assure le suivi pour le compte des élus un tableau de bord de suivi des délais de réponse au profit des usagers.
Participe à la stratégie du projet de mandature en mettant à la disposition des usagers et des tiers l'accès aux données, aux démarches et aux accompagnements ; Assure un suivi en lien avec les directions opérationnelles et les élus du CD971, des délais de réponse aux usagers.
Participe en lien avec le DGA Transformation au renforcement de la visibilité de l'action départementale pour ce qui concerne les délais de réponse.
Assure le lien entre les élus et les services opérationnels pour mieux appréhender les procédures internes, les réponses apportées aux usagers et la prise en compte de leurs doléances.
Met en place et assure le suivi pour le compte des élus un tableau de bord de suivi des délais de réponse au profit des usagers.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS SPÉCIFIQUES
Assurer l'encadrement du service courrier (réception, tri, affranchissement, envoi et suivi des opérations relatives au traitement du
courrier) pour l'ensemble des services.
Coordonner les activités liées à la mise en œuvre de la numérisation du courrier.
Piloter pour le compte de la DGA Transformation la mise en place de la numérisation du courrier. Assurer le déploiement du logiciel ELISE.
Superviser et assurer avec la Direction Générale des Services et le chargé de projet de la transformation numérique le suivi et la
mise en place de la solution retenue.
Elaborer une stratégie de communication et de formation favorisant la prise en main de l'outil. Met en place et anime un réseau de
correspondants au sein des services afin de s'assurer de la pertinence des procédures.
Elaborer une stratégie de communication avec les usagers et les élus afin d'assurer un suivi régulier des délais de réponse.
Animer un réseau de correspondants en collaboration avec les services afin de s'assurer de la pertinence des procédures.
Être à l'écoute de l'usager afin de faire remonter vers les services les réclamations enregistrées. Fait le lien avec les services pour répondre aux attentes des usagers et des élus.
Participer au projet de redéfinition de la relation Collectivité /Usagers
Assurer l'encadrement et l'évaluation des équipes placées sous son autorité.
Gérer le budget et assurer le suivi comptable des dépenses et à la facturation des prestations pour les
liées à l'affranchissement.
Assurer l'encadrement du service courrier (réception, tri, affranchissement, envoi et suivi des opérations relatives au traitement du
courrier) pour l'ensemble des services.
Coordonner les activités liées à la mise en œuvre de la numérisation du courrier.
Piloter pour le compte de la DGA Transformation la mise en place de la numérisation du courrier. Assurer le déploiement du logiciel ELISE.
Superviser et assurer avec la Direction Générale des Services et le chargé de projet de la transformation numérique le suivi et la
mise en place de la solution retenue.
Elaborer une stratégie de communication et de formation favorisant la prise en main de l'outil. Met en place et anime un réseau de
correspondants au sein des services afin de s'assurer de la pertinence des procédures.
Elaborer une stratégie de communication avec les usagers et les élus afin d'assurer un suivi régulier des délais de réponse.
Animer un réseau de correspondants en collaboration avec les services afin de s'assurer de la pertinence des procédures.
Être à l'écoute de l'usager afin de faire remonter vers les services les réclamations enregistrées. Fait le lien avec les services pour répondre aux attentes des usagers et des élus.
Participer au projet de redéfinition de la relation Collectivité /Usagers
Assurer l'encadrement et l'évaluation des équipes placées sous son autorité.
Gérer le budget et assurer le suivi comptable des dépenses et à la facturation des prestations pour les
liées à l'affranchissement.
Profils recherchés
SAVOIRS :
Instances, processus et circuits décisionnels de la collectivité
Droit administratif et procédures administratives
Environnement et réglementation du secteur d'activité
Règles juridiques et de gestion essentielles relatives au secteur d'activité du service
Orientations et priorités des élus relatives au secteur d'activité
Techniques de planification et d'organisation et (gestion des flux, tableaux de bord)
Techniques de communication et d'animation
Techniques de concertation, de médiation et de résolution de conflits entre l'usager et les services opérationnels
Méthodes d'ingénierie de projet et d'élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs
SAVOIRS FAIRE :
Concevoir et faire vivre les tableaux de bord (traçage des délais, mise en place des alertes) et les indicateurs d'activité du service, alerter la hiérarchie
Recueillir, analyser, synthétiser des données quantitatives et qualitatives complexes
Conduire des opérations liées aux projets du service, participer à leur évaluation et attester le service fait
Participer à la gestion des équipements et des matériels de l'unité de service en recensant les besoins et en alertant sa hiérarchie
Rédiger des actes administratifs et optimiser les procédures administratives
Sécuriser les actes et les procédures administratives et techniques du service
Assurer le management opérationnel d'un ou plusieurs agents placés sous sa responsabilité directe
SAVOIRS ÊTRE :
Adapter de façon autonome son emploi du temps aux nécessités de service
Anticiper et réguler les situations difficiles ou conflictuelles
Conserver la maîtrise de soi dans la gestion avec le public
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence et ordonner les priorités
Contribuer à la conduite du changement et proposer de nouveaux outils, solutions ou méthodes de travail
Garantir la qualité du service rendu aux usagers
Instances, processus et circuits décisionnels de la collectivité
Droit administratif et procédures administratives
Environnement et réglementation du secteur d'activité
Règles juridiques et de gestion essentielles relatives au secteur d'activité du service
Orientations et priorités des élus relatives au secteur d'activité
Techniques de planification et d'organisation et (gestion des flux, tableaux de bord)
Techniques de communication et d'animation
Techniques de concertation, de médiation et de résolution de conflits entre l'usager et les services opérationnels
Méthodes d'ingénierie de projet et d'élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs
SAVOIRS FAIRE :
Concevoir et faire vivre les tableaux de bord (traçage des délais, mise en place des alertes) et les indicateurs d'activité du service, alerter la hiérarchie
Recueillir, analyser, synthétiser des données quantitatives et qualitatives complexes
Conduire des opérations liées aux projets du service, participer à leur évaluation et attester le service fait
Participer à la gestion des équipements et des matériels de l'unité de service en recensant les besoins et en alertant sa hiérarchie
Rédiger des actes administratifs et optimiser les procédures administratives
Sécuriser les actes et les procédures administratives et techniques du service
Assurer le management opérationnel d'un ou plusieurs agents placés sous sa responsabilité directe
SAVOIRS ÊTRE :
Adapter de façon autonome son emploi du temps aux nécessités de service
Anticiper et réguler les situations difficiles ou conflictuelles
Conserver la maîtrise de soi dans la gestion avec le public
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence et ordonner les priorités
Contribuer à la conduite du changement et proposer de nouveaux outils, solutions ou méthodes de travail
Garantir la qualité du service rendu aux usagers
Contact et modalités de candidature
Contact
0590997777
Informations complémentaires
Candidatures à adresser par mail à recrutement@cg971.fr
Merci de :
- joindre CV + lettre de motivation + 3 derniers comptes-rendus d'entretien professionnel (candidats statutaires)
- rappeler le n° de l'offre dans l'objet du mail
Merci de :
- joindre CV + lettre de motivation + 3 derniers comptes-rendus d'entretien professionnel (candidats statutaires)
- rappeler le n° de l'offre dans l'objet du mail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.