Assistante administrative
Offre n° O971251028001175
Publiée le 28/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région Rue Paul Lacavé - PETIT PARIS, Basse-Terre (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
02/12/2025
Date limite de candidature
02/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) administrative aura pour missions principales :
- Assurer le secrétariat du pôle
- Assurer des activités générales relatives au fonctionnement du pôle.
Il ou elle assure l’appui administratif, logistique et organisationnel du pôle. Elle joue un rôle central dans la bonne circulation de l’information, la gestion des priorités et la fluidité des activités transversales du pôle.
- Assurer le secrétariat du pôle
- Assurer des activités générales relatives au fonctionnement du pôle.
Il ou elle assure l’appui administratif, logistique et organisationnel du pôle. Elle joue un rôle central dans la bonne circulation de l’information, la gestion des priorités et la fluidité des activités transversales du pôle.
Missions / conditions d'exercice
Principales attributions (activités et tâches)
• Gérer l’agenda du pôle: prises de rendez-vous, organisation des déplacements.
• Organiser les réunions de direction et préparer les supports afférents (ordre du jour, convocations, relevés de décisions).
• Traiter le courrier physique et Elise, les notes internes et les parapheurs (entrants et sortants), la boîte email générique du pôle (le cas échéant).
• Assurer la transmission fluide des informations entre le pôle et les autres services.
• Participer à l’organisation administrative du pôle (classement, archivage, tableaux de suivi, etc.).
• Suivre les circuits de validation (notes, délibérations, bons de commande, etc.).
• Être l’interface avec les services supports (RH, finances, logistique, moyens généraux, etc.) sur les aspects de gestion courante.
• Organiser les réunions, évènements internes, missions ou déplacements du personnel du pôle.
• Suivre les commandes de fournitures, badges, réservations de salles, etc.
• Tenir les calendriers, tableaux de bord logistiques et administratifs partagés (congés, plannings, etc.).
• Participer ponctuellement à la mise en forme de documents stratégiques.
• Tenir un rôle d’alerte sur les échéances clés et les priorités administratives.
• Accueillir les interlocuteurs extérieurs et assurer la coordination des rendez-vous du pôle.
Réseau relationnel
Hiérarchique
L'assistant(e) administrative du pôle rémunération est directement rattaché(e) à la responsable du pôle rémunération des stagiaires .
• Gérer l’agenda du pôle: prises de rendez-vous, organisation des déplacements.
• Organiser les réunions de direction et préparer les supports afférents (ordre du jour, convocations, relevés de décisions).
• Traiter le courrier physique et Elise, les notes internes et les parapheurs (entrants et sortants), la boîte email générique du pôle (le cas échéant).
• Assurer la transmission fluide des informations entre le pôle et les autres services.
• Participer à l’organisation administrative du pôle (classement, archivage, tableaux de suivi, etc.).
• Suivre les circuits de validation (notes, délibérations, bons de commande, etc.).
• Être l’interface avec les services supports (RH, finances, logistique, moyens généraux, etc.) sur les aspects de gestion courante.
• Organiser les réunions, évènements internes, missions ou déplacements du personnel du pôle.
• Suivre les commandes de fournitures, badges, réservations de salles, etc.
• Tenir les calendriers, tableaux de bord logistiques et administratifs partagés (congés, plannings, etc.).
• Participer ponctuellement à la mise en forme de documents stratégiques.
• Tenir un rôle d’alerte sur les échéances clés et les priorités administratives.
• Accueillir les interlocuteurs extérieurs et assurer la coordination des rendez-vous du pôle.
Réseau relationnel
Hiérarchique
L'assistant(e) administrative du pôle rémunération est directement rattaché(e) à la responsable du pôle rémunération des stagiaires .
Profils recherchés
Profil
Il / elle possède un niveau III ou équivalent , plus expérience professionnelle de 3 ans dans le domaine.
• Connaissance des outils de communication (mail, téléphone, internet, office 365…) et du matériel informatique
• Connaissance des procédures administratives et des circuits internes de validation,
• Connaissance souhaitée de l'institution et de son fonctionnement
• Technique de classement et d'archivage
• Savoir-faire :
Recevoir, filtrer et orienter les appels et prendre des messages téléphoniques,
Contrôler la présence des pièces constitutives des marchés publics,
Dialoguer, communiquer,
Enregistrer et classer des documents,
Maîtriser le Pack office,
Organiser son travail et ses dossiers,
Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers et documents,
Respecter les délais procéduraux,
S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics.
• Savoir - être:
Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil,
Esprit d’équipe,
Capacité de réflexion,
Facilité de contact,
Faire preuve de méthode d’organisation,
Politesse, courtoisie,
Polyvalence,
Respect du secret professionnel.
Il / elle possède un niveau III ou équivalent , plus expérience professionnelle de 3 ans dans le domaine.
• Connaissance des outils de communication (mail, téléphone, internet, office 365…) et du matériel informatique
• Connaissance des procédures administratives et des circuits internes de validation,
• Connaissance souhaitée de l'institution et de son fonctionnement
• Technique de classement et d'archivage
• Savoir-faire :
Recevoir, filtrer et orienter les appels et prendre des messages téléphoniques,
Contrôler la présence des pièces constitutives des marchés publics,
Dialoguer, communiquer,
Enregistrer et classer des documents,
Maîtriser le Pack office,
Organiser son travail et ses dossiers,
Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers et documents,
Respecter les délais procéduraux,
S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics.
• Savoir - être:
Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil,
Esprit d’équipe,
Capacité de réflexion,
Facilité de contact,
Faire preuve de méthode d’organisation,
Politesse, courtoisie,
Polyvalence,
Respect du secret professionnel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0590804040
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre candidature (CV et LM) à l'attention du président du conseil régional uniquement à l'adresse
e-mail suivante: emploi@regionguadeloupe.fr
Si vous êtes un agent de la fonction publique, merci de préciser votre catégorie et votre grade.
En qualité d'agent contractuel, merci de joindre obligatoirement votre diplôme le plus élevé.
e-mail suivante: emploi@regionguadeloupe.fr
Si vous êtes un agent de la fonction publique, merci de préciser votre catégorie et votre grade.
En qualité d'agent contractuel, merci de joindre obligatoirement votre diplôme le plus élevé.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.