Chargé(e) du courrier
Offre n° O971251103001202
Publiée le 03/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Boulevard du général de gaulle, Le Gosier (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
08/12/2025
Date limite de candidature
08/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du responsable de la relation usager, l’agent a en charge, principalement, la gestion du courrier (arrivé et départ) au sein de la collectivité. Il assure l’enregistrement et la diffusion sur le logiciel dédié conformément aux consignes de la Direction Générale des Services. L’agent effectue toutes recherches de courrier sur demande et peut-être amené à effectuer des missions d’accueil physique (mairie ou pôle) en cas d’absence d’un agent chargé de l’accueil.
Missions / conditions d'exercice
Assure la gestion du courrier arrivé :
Réceptionne le courrier arrivé par le Secrétariat Général pour diffusion aux agents
Assure l’enregistrement sur Post Office Intranet (POI) des courriers arrivés en les diffusant suivant les consignes de la Direction Générale des Services
Numérise les courriers et leurs pièces jointes le cas échéant
Enregistre les mails arrivés sur POI : mails des administrés, acteurs publics communaux (directeurs d’écoles, associations, acteurs du dialogue social), acteurs publics hors commune.
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Relève le courrier de la boîte aux lettres extérieure pour transmission secrétariat DGS
Assure la gestion courrier départ :
Assure l’enregistrement sur POI des courriers (attribution automatique d’une numérotation chrono)
Effectue la corrélation sur POI avec le courrier initial
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Procéder à l’affranchissement des courriers (lettre simple & lettre recommandée avec AR)
Contrôle le départ effectif
Participe à la veille “risques engageant pour la collectivité” :
Alerte sur les courriers sensibles
S’assure du respect des procédures en vigueur
Alimente les tableaux de bords mis en place par la direction
Participe aux actions/compétences de la direction relation usager (DRU) :
Contribue aux installations d’habillage thématique des accueils (Carnaval, journée mondiale des droits des femmes, Pâques, grandes vacances, Octobre Rose, Blue Movember, lutte contre les violences faites aux femmes, Noël…)
Propose des idées d’habillage thématiques
Assure la réservation de salles ou bureau gérés par la DRU
Réceptionne le courrier arrivé par le Secrétariat Général pour diffusion aux agents
Assure l’enregistrement sur Post Office Intranet (POI) des courriers arrivés en les diffusant suivant les consignes de la Direction Générale des Services
Numérise les courriers et leurs pièces jointes le cas échéant
Enregistre les mails arrivés sur POI : mails des administrés, acteurs publics communaux (directeurs d’écoles, associations, acteurs du dialogue social), acteurs publics hors commune.
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Relève le courrier de la boîte aux lettres extérieure pour transmission secrétariat DGS
Assure la gestion courrier départ :
Assure l’enregistrement sur POI des courriers (attribution automatique d’une numérotation chrono)
Effectue la corrélation sur POI avec le courrier initial
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Procéder à l’affranchissement des courriers (lettre simple & lettre recommandée avec AR)
Contrôle le départ effectif
Participe à la veille “risques engageant pour la collectivité” :
Alerte sur les courriers sensibles
S’assure du respect des procédures en vigueur
Alimente les tableaux de bords mis en place par la direction
Participe aux actions/compétences de la direction relation usager (DRU) :
Contribue aux installations d’habillage thématique des accueils (Carnaval, journée mondiale des droits des femmes, Pâques, grandes vacances, Octobre Rose, Blue Movember, lutte contre les violences faites aux femmes, Noël…)
Propose des idées d’habillage thématiques
Assure la réservation de salles ou bureau gérés par la DRU
Profils recherchés
Formation
Formation administrative de niveau 4 avec maîtrise de l’outil informatique.
Aptitudes techniques
Connaissance approfondie de l’environnement bureautique de la collectivité.
Expertise du logiciel de gestion du courrier en vigueur : Post Office Intranet (POI)
Maîtrise de Google Suite (messagerie, drive, agenda, docs, sheets, chat)
Qualités principales
Organisation, méthode, rigueur, discrétion professionnelle, confidentialité, maîtrise de l’organigramme et du fonctionnement de la collectivité.
Formation administrative de niveau 4 avec maîtrise de l’outil informatique.
Aptitudes techniques
Connaissance approfondie de l’environnement bureautique de la collectivité.
Expertise du logiciel de gestion du courrier en vigueur : Post Office Intranet (POI)
Maîtrise de Google Suite (messagerie, drive, agenda, docs, sheets, chat)
Qualités principales
Organisation, méthode, rigueur, discrétion professionnelle, confidentialité, maîtrise de l’organigramme et du fonctionnement de la collectivité.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.