Responsable Etat-civil
Offre n° O971260215000004
Publiée le 15/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Félix Eboué, Capesterre-de-Marie-Galante (Guadeloupe (971))
Poste à pourvoir le
01/05/2026
Date limite de candidature
30/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
CONTEXTE ET ENJEUX
Collectivité rurale, le service État civil constitue un service public de proximité essentiel, au cœur de la relation entre la commune et les habitants.
Dans un contexte budgétaire maîtrisé et avec une équipe restreinte, la collectivité engage une démarche de modernisation raisonnée, visant :
• l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et des réponses aux usagers,
• la sécurisation juridique des actes,
• le renforcement de la cohésion sociale et territoriale.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• Placée sous l’autorité de la Direction Générale des Services
• Encadrement d’un agent affecté au service État civil
Collectivité rurale, le service État civil constitue un service public de proximité essentiel, au cœur de la relation entre la commune et les habitants.
Dans un contexte budgétaire maîtrisé et avec une équipe restreinte, la collectivité engage une démarche de modernisation raisonnée, visant :
• l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et des réponses aux usagers,
• la sécurisation juridique des actes,
• le renforcement de la cohésion sociale et territoriale.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• Placée sous l’autorité de la Direction Générale des Services
• Encadrement d’un agent affecté au service État civil
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
1. Pilotage et organisation du service
• Assurer le bon fonctionnement du service État civil, en cohérence avec les orientations de la collectivité ;
• Mettre en œuvre et suivre le projet de service 2026–2032 ;
• Organiser l’activité du service en tenant compte des contraintes de moyens et des priorités ;
• Garantir la continuité et la qualité du service public rendu aux usagers.
2. Sécurisation et gestion des actes
• Garantir la sécurité juridique des actes d’état civil, leur conformité réglementaire et les délais de délivrance ;
• Superviser et/ou assurer l’instruction des dossiers : naissances, reconnaissances, mariages, décès, livrets de famille, mentions, changements de prénom, de nom, etc. ;
3. Élections et recensement
• Réaliser les inscriptions sur la liste électorale
• Piloter la préparation et le déroulement des scrutins électoraux ;
• Assurer la gestion du Répertoire Electoral Unique (REU) en lien avec l’INSEE
• Veiller à l’actualisation des procédures et outils liés à la réglementation électorale ;
• Organiser et encadrer le recensement de la population :
o Coordination de la mission,
o Encadrement des agents recenseurs,
o Relation avec l’INSEE.
o Recensement national lié à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
4. Management et coordination
• Encadrer l’agent du service État civil au quotidien ;
• Accompagner la montée en compétences et favoriser la polyvalence ;
• Organiser le travail, planifier les activités et assurer un reporting adapté.
5. Accueil du public et relations aux usagers
• Assurer l’accueil du public pour les dossiers sensibles ou complexes tels que auditions de mariage, auditions de reconnaissance, changements de nom et/ou prénom soumis à commission ;
• Garantir une qualité d’accueil adaptée à tous les publics, y compris en situation délicate ;
• Gérer les situations conflictuelles avec discernement et professionnalisme.
6. Modernisation et amélioration continue
• Promouvoir une démarche d’amélioration continue de la qualité du service ;
• Mettre en place des indicateurs d’activité et élaborer le bilan annuel du service ;
• Proposer des ajustements organisationnels adaptés aux moyens disponibles ;
• Participer à la modernisation des pratiques (outils numériques, simplification des procédures, utilisation des logiciels « ANAGRAM » ou SIECLEV4 ).
7. Missions complémentaires
• Assurer la gestion du cimetière communal (suivi administratif, mise en conformité) ;
• Être polyvalent sur les missions État civil / Élections / Recensement / Cimetière.
CONTRAINTES PARTICULIERES
• Disponibilité requise notamment lors des périodes électorales et de recensement
(travail ponctuel les week-ends et jours fériés) ;
• Risques de tensions dans la relation avec les usagers ;
• Charge de travail variable.
1. Pilotage et organisation du service
• Assurer le bon fonctionnement du service État civil, en cohérence avec les orientations de la collectivité ;
• Mettre en œuvre et suivre le projet de service 2026–2032 ;
• Organiser l’activité du service en tenant compte des contraintes de moyens et des priorités ;
• Garantir la continuité et la qualité du service public rendu aux usagers.
2. Sécurisation et gestion des actes
• Garantir la sécurité juridique des actes d’état civil, leur conformité réglementaire et les délais de délivrance ;
• Superviser et/ou assurer l’instruction des dossiers : naissances, reconnaissances, mariages, décès, livrets de famille, mentions, changements de prénom, de nom, etc. ;
3. Élections et recensement
• Réaliser les inscriptions sur la liste électorale
• Piloter la préparation et le déroulement des scrutins électoraux ;
• Assurer la gestion du Répertoire Electoral Unique (REU) en lien avec l’INSEE
• Veiller à l’actualisation des procédures et outils liés à la réglementation électorale ;
• Organiser et encadrer le recensement de la population :
o Coordination de la mission,
o Encadrement des agents recenseurs,
o Relation avec l’INSEE.
o Recensement national lié à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
4. Management et coordination
• Encadrer l’agent du service État civil au quotidien ;
• Accompagner la montée en compétences et favoriser la polyvalence ;
• Organiser le travail, planifier les activités et assurer un reporting adapté.
5. Accueil du public et relations aux usagers
• Assurer l’accueil du public pour les dossiers sensibles ou complexes tels que auditions de mariage, auditions de reconnaissance, changements de nom et/ou prénom soumis à commission ;
• Garantir une qualité d’accueil adaptée à tous les publics, y compris en situation délicate ;
• Gérer les situations conflictuelles avec discernement et professionnalisme.
6. Modernisation et amélioration continue
• Promouvoir une démarche d’amélioration continue de la qualité du service ;
• Mettre en place des indicateurs d’activité et élaborer le bilan annuel du service ;
• Proposer des ajustements organisationnels adaptés aux moyens disponibles ;
• Participer à la modernisation des pratiques (outils numériques, simplification des procédures, utilisation des logiciels « ANAGRAM » ou SIECLEV4 ).
7. Missions complémentaires
• Assurer la gestion du cimetière communal (suivi administratif, mise en conformité) ;
• Être polyvalent sur les missions État civil / Élections / Recensement / Cimetière.
CONTRAINTES PARTICULIERES
• Disponibilité requise notamment lors des périodes électorales et de recensement
(travail ponctuel les week-ends et jours fériés) ;
• Risques de tensions dans la relation avec les usagers ;
• Charge de travail variable.
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
SAVOIRS
• Réglementation en droit civil et droit électoral ;
• Notions de gestion budgétaire;
• Maîtrise des logiciels métiers (État civil, élections, recensement) ;
• Outils bureautiques et numériques ;
• Conduite de projets et suivi d’indicateurs ;
• Techniques d’accueil du public et gestion des situations sensibles.
SAVOIR-FAIRE
• Organisation et pilotage d’un service à effectif réduit ;
• Encadrement opérationnel ;
• Capacité rédactionnelle et reporting;
• Veille juridique et réglementaire ;
• Gestion de projets transversaux adaptés aux moyens disponibles.
SAVOIR-ÊTRE
• Sens du service public et de l’intérêt général ;
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ;
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute ;
• Capacité d’adaptation, réactivité et autonomie ;
• Esprit d’initiative et force de proposition ;
• Capacité à prioriser et à gérer les pics d’activité.
SAVOIRS
• Réglementation en droit civil et droit électoral ;
• Notions de gestion budgétaire;
• Maîtrise des logiciels métiers (État civil, élections, recensement) ;
• Outils bureautiques et numériques ;
• Conduite de projets et suivi d’indicateurs ;
• Techniques d’accueil du public et gestion des situations sensibles.
SAVOIR-FAIRE
• Organisation et pilotage d’un service à effectif réduit ;
• Encadrement opérationnel ;
• Capacité rédactionnelle et reporting;
• Veille juridique et réglementaire ;
• Gestion de projets transversaux adaptés aux moyens disponibles.
SAVOIR-ÊTRE
• Sens du service public et de l’intérêt général ;
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ;
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute ;
• Capacité d’adaptation, réactivité et autonomie ;
• Esprit d’initiative et force de proposition ;
• Capacité à prioriser et à gérer les pics d’activité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0590973031
Informations complémentaires
Fournir un CV.
La présence et la pertinence d'une lettre de motivation sera prise en compte.
Si le candidat est fonctionnaire, il est invité à préciser son statut actuel (grade, échelon, position administrative, et tout autre information utile à l'analyse de sa candidature).
La présence et la pertinence d'une lettre de motivation sera prise en compte.
Si le candidat est fonctionnaire, il est invité à préciser son statut actuel (grade, échelon, position administrative, et tout autre information utile à l'analyse de sa candidature).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.