Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de tout type de public :
- Accueillir, renseigner le public avec amabilité par téléphone ou sur place
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, le cas échéant accompagner et présenter les visiteurs
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de CAP Excellence (propreté du hall, disposition des sièges, …)
- Collaborer à la mise en place d’un projet de modernisation de la relation administration/usager
- Intervenir si besoin suivant les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
- Contrôler l'accès des locaux et veiller à la sécurité des personnes et à la préservation des biens

 Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Réceptionner enregistrer, numériser et transmettre le courrier DEPART ET ARRVEE au secrétariat
- Diffuser le courrier à l’ensemble des directions transmettre le courrier au secrétariat de sa direction ;
- Constituer, actualiser, afficher un fond de documentation.
 Assurer des tâches administratives :
- Gérer et suivre la planification des réunions et l’agenda de l’équipe
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives
- Réaliser des travaux de bureautique et de secrétariat : courrier, photocopies, dépouillement des journaux, mise en forme des dossiers administratifs, assurer le phoning des commissions
- Trier, classer et archiver des documents
 Aider à la gestion des moyens matériels de l’EPCI :
- Gérer la réservation, tenir le planning des salles de réunion et mettre en place la logistique.




Compétences de base :
- Connaître l’environnement institutionnel, les processus décisionnels des collectivités, les missions des administrations et partenaires publics
- Maîtriser les techniques d’accueil, les règles de communication
- Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Très bonne maitrise du Français
- Bonne présentation
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil
- Aisance relationnelle, sens de la diplomatie et de l’empathie
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Connaissances des procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…) et notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public) souhaitées
- Capacité à appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Connaître les techniques de rédaction administrative
- Être patient, discret, sérieux et efficace.
* Activités spécifiques :
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie s’inscrivant dans le cadre des missions ou du cadre d’emploi.
Notamment en lien avec le service Déplacements, Voyages, piloté par la Direction des équipements et des Moyens Généraux (appui administratif).
Le poste demande également une certaine disponibilité (réunions, …). Amplitude de travail variable en fonction de l'actualité politique de la Communauté d’agglomération.
L’agent peut être amené à assurer le remplacement sur certains domaines des assistantes de direction du pôle secrétariat du service en cas d’absence.

La collectivité offre un cadre de travail attractif :
● 💻 Télétravail
● 🍽️ Tickets restaurant
● ⏰ Horaires flexibles
● 🎁 Avantages du CNAS (Comité National d'Action Sociale)
● ❤️ Participation employeur à la prévoyance et à la santé