Assistante administrative
Offre n° O971260721002324
Publiée le 21/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Childéric Trinqueur rue de la République, Baie-Mahault (Guadeloupe (971))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
20/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions Principales
- Participer à l’organisation pratique de la Coordination Administrative
- Transmission et suivi des mails de la ville
- Suivre et gérer l’organisation des dossiers
- Secrétariat et assistance de la direction générale des services
Spécificités du Poste
• Travail en bureau, sur le terrain et aussi à distance
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations, de la demande de la DGS et de la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative
• Rythme de travail soutenu nécessitant une grande réactivité et disponibilité
• Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation
- Participer à l’organisation pratique de la Coordination Administrative
- Transmission et suivi des mails de la ville
- Suivre et gérer l’organisation des dossiers
- Secrétariat et assistance de la direction générale des services
Spécificités du Poste
• Travail en bureau, sur le terrain et aussi à distance
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations, de la demande de la DGS et de la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative
• Rythme de travail soutenu nécessitant une grande réactivité et disponibilité
• Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation
Missions / conditions d'exercice
Principales
Attributions/Activités Spécifiques
Principales Attributions:
- Apporter une assistance à la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative du Pôle Stratégique dans ses missions
- Enregistrer le courrier arrivé
- Réceptionner, filtrer et diffuser les informations
- Réaliser la saisine de documents et contenus divers
- Mettre en forme tous types de courriers
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible
- Anticiper les commandes de fournitures
- Assurer la gestion du stock de fournitures et de matériel
- Traite les mails de la ville et en effectue le suivi
- Effectue des visites de terrain « sinistres, doléances, écoles» et rédige les compte rendus
- Rédige de manière autonome les e-mails et répond aux administrés
- Elabore des rapports à la demande de la Coordinatrice et de la directrice générale des services
- Participe à l’organisation de réunions, d’événements et de séminaires
- Effectue des missions ponctuelles d’assistance et de secrétariat à la Coordination Administrative
- Elabore et mets à jour des tableaux de bord et de suivi des doléances des administrés
- Renseigne les tableaux de suivi des activités de la Coordination Administrative
- Reçoit, filtre, transmets les messages téléphoniques et les courriers
- Assure la prise de note de rédaction des procès verbaux de réunion de direction ou de service
- Assure la gestion décentralisée des congés et des absences du Pôle Stratégique
- Assure le suivi des finances de la Direction Générale et du Pôle Stratégique
-
Activités spécifiques :
- Assure le suivi des doléances des administrés
- Gère le courrier de la Direction Générale
- Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions
- Missions définies, suivie et évaluées par la Coordinatrice Administrative et la DGS
Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l’exercice de ses missions de courriers (e-mail)
- Autonomie relative dans l’organisation de son travail d’assistante
- Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Relations fréquentes avec le public
Attributions/Activités Spécifiques
Principales Attributions:
- Apporter une assistance à la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative du Pôle Stratégique dans ses missions
- Enregistrer le courrier arrivé
- Réceptionner, filtrer et diffuser les informations
- Réaliser la saisine de documents et contenus divers
- Mettre en forme tous types de courriers
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible
- Anticiper les commandes de fournitures
- Assurer la gestion du stock de fournitures et de matériel
- Traite les mails de la ville et en effectue le suivi
- Effectue des visites de terrain « sinistres, doléances, écoles» et rédige les compte rendus
- Rédige de manière autonome les e-mails et répond aux administrés
- Elabore des rapports à la demande de la Coordinatrice et de la directrice générale des services
- Participe à l’organisation de réunions, d’événements et de séminaires
- Effectue des missions ponctuelles d’assistance et de secrétariat à la Coordination Administrative
- Elabore et mets à jour des tableaux de bord et de suivi des doléances des administrés
- Renseigne les tableaux de suivi des activités de la Coordination Administrative
- Reçoit, filtre, transmets les messages téléphoniques et les courriers
- Assure la prise de note de rédaction des procès verbaux de réunion de direction ou de service
- Assure la gestion décentralisée des congés et des absences du Pôle Stratégique
- Assure le suivi des finances de la Direction Générale et du Pôle Stratégique
-
Activités spécifiques :
- Assure le suivi des doléances des administrés
- Gère le courrier de la Direction Générale
- Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions
- Missions définies, suivie et évaluées par la Coordinatrice Administrative et la DGS
Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l’exercice de ses missions de courriers (e-mail)
- Autonomie relative dans l’organisation de son travail d’assistante
- Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Relations fréquentes avec le public
Profils recherchés
Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
- Connaître l’environnement territorial
- Maîtriser l’outil informatique
- Maîtriser les outils d’organisation et de gestion du temps
- Maîtriser les techniques et recherche de documents
- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
- Capacités rédactionnelles
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse
Devoir de réserve et de confidentialité
- Respect de la hiérarchie et application des consignes pour la réussite des missions confiées
- Capacité à travailler dans l’urgence
- Dynamisme
- Rédaction et organisation de tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
Compétences transversales
- Capacité relationnelle et bienveillance
- Forte capacité d’adaptation
- Discrétion professionnelle
- Etre disponible et dynamique
- S’organiser et être rigoureux
- Communiquer efficacement
- Planifier des activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas
- Rendre compte à sa hiérarchie.
Compétences techniques :
- Connaître l’environnement territorial
- Maîtriser l’outil informatique
- Maîtriser les outils d’organisation et de gestion du temps
- Maîtriser les techniques et recherche de documents
- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
- Capacités rédactionnelles
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse
Devoir de réserve et de confidentialité
- Respect de la hiérarchie et application des consignes pour la réussite des missions confiées
- Capacité à travailler dans l’urgence
- Dynamisme
- Rédaction et organisation de tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
Compétences transversales
- Capacité relationnelle et bienveillance
- Forte capacité d’adaptation
- Discrétion professionnelle
- Etre disponible et dynamique
- S’organiser et être rigoureux
- Communiquer efficacement
- Planifier des activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas
- Rendre compte à sa hiérarchie.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.