ORGANISER L APPUI ADMINISTRATIF AUX ELUS
-Coordonner le secrétariat des élus
-Assurer le suivi administratif des sollicitations adressées aux élus
-Veiller à la préparation des dossiers nécessaires à leurs activités
-Facilite les échanges entre les élus et les directions municipales
-Assure le suivi administratif des demandes confiées aux services par les élus dans le cadre de leurs missions et toujours en accord avec les orientations générales fixées par le Maire.

Cette mission s’exerce en complémentarité avec le Cabinet du Maire, dans le respect des compétences propres de chacun.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES INSTANCES MUNICIPALES
L’agent doit garantir le bon fonctionnement des commissions municipales. A ce titre, il :
-Il coordonne les travaux des commissions obligatoires, commissions thématiques, comités et groupes de travail installés par le Maire ;
-Veille à l’activités régulières de ces instances
-Accompagne administrativement les vice-présidents de commissions ;
-Assure le secrétariat de ces instances en lien avec les assistantes et secrétaires des directions idoines ;
-Assure le suivi des avis et propositions issus des commissions ;
-Veille à la bonne transmission des dossiers aux services concernés.

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES REPRESENTATIONS DE LA COMMUNE
L’agent doit organiser la participation des élus aux organismes extérieurs. A ce titre, il :
-Assure en lien avec le Cabinet du Maire, l’organisation des représentations du Maire et des élus ;
-Prépare les dossiers administratifs nécessaires aux représentations officielles, aux conseils syndicaux, aux conseils d’administration et assemblées générales auxquels participent les élus en représentation de la commune ;
-Coordonne la transmission des éléments de langage et autres contributions des services destinées aux élus représentant la collectivité ;
-Assure la diffusion et le suivi administratif des décisions prises dans ces différentes instances.

PILOTER LA DEMOCRATIE PARTICIPATIVE ET LA CONCERTATION CITOYENNE
L’agent doit développer une relation permanente entre la collectivité et les habitants et assurer l’animation de la vie démocratique locale. Ace titre, il :
-Anime les instances de dialogue et coordonne les dispositifs de participation citoyenne (conseil des sages, conseil municipal des jeunes en lien avec la DGA animation et attractivité du territoire, comités de quartier) ;
-Accompagne les directions dans leurs relations avec les collectifs d’habitants et les conseils citoyens.
-Pilote les démarches de concertation sur les projets municipaux (réunions publiques, consultations citoyennes et concertation règlementaire en lien avec les services idoines et le service protocole) ;
-Evaluer les dispositifs mis en œuvre afin d’améliorer la qualité du dialogue avec les habitants.

RESULTATS ATTENDUS
-Un secrétariat des élus structuré, réactif et harmonisé.
-Des commissions municipales préparées avec rigueur et efficacité.
-Un suivi administratif fiable des représentations de la commune dans les organismes partenaires.
-Une coordination renforcée entre les élus, les forces vives et partenaires institutionnels.
- Une organisation fluide des représentations protocolaires.
-Des dispositifs de démocratie participative vivants, lisibles à la décision publique.