Assistant(e ) de gestion administrative (h/f)
Offre n° O972250722002252
Publiée le 22/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Le Lorrain (Martinique)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
30/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent :
- recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Assiste le responsable dans l'organisation du travail du service.
- Assure l’interface entre les usagers, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Contribue, par la qualité de son accueil, à l’image de proximité et de confiance portée par la collectivité auprès des administrés.
- recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Assiste le responsable dans l'organisation du travail du service.
- Assure l’interface entre les usagers, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Contribue, par la qualité de son accueil, à l’image de proximité et de confiance portée par la collectivité auprès des administrés.
Missions / conditions d'exercice
Activités techniques :
Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers les services compétents ;
Conseil aux familles endeuillées, information sur la législation funéraire et le règlement du cimetière ;
Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs ;
Suivi de dossiers administratifs (concessions, enfeu, columbarium, inhumations, etc.) ;
Mise à jour des registres et des bases de données liées au service funéraire ;
Organisation logistique des réunions et gestion des agendas de l’équipe ;
Interface avec les services État civil, Police municipale et élus en charge des affaires funéraires ;
Réalisation occasionnelle d’états des lieux dans le cadre de baux commerciaux.
Classement, archivage, mise à disposition et diffusion des documents.
Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers les services compétents ;
Conseil aux familles endeuillées, information sur la législation funéraire et le règlement du cimetière ;
Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs ;
Suivi de dossiers administratifs (concessions, enfeu, columbarium, inhumations, etc.) ;
Mise à jour des registres et des bases de données liées au service funéraire ;
Organisation logistique des réunions et gestion des agendas de l’équipe ;
Interface avec les services État civil, Police municipale et élus en charge des affaires funéraires ;
Réalisation occasionnelle d’états des lieux dans le cadre de baux commerciaux.
Classement, archivage, mise à disposition et diffusion des documents.
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE :
Réceptionner, filtrer, traiter et diffuser les informations en interne et à l’externe ;
Accueillir le public avec écoute, pédagogie et professionnalisme ;
Rédiger des courriers, comptes rendus et notes administratives avec clarté et précision ;
Utiliser les logiciels bureautiques et outils métiers (dont logiciel de gestion de cimetière) ;
Gérer les dossiers administratifs en respectant les échéances et les procédures ;
Travailler en transversalité avec d’autres services dans un esprit de coordination.
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS :
Techniques de secrétariat, bureautique et gestion documentaire ;
Procédures administratives propres aux collectivités territoriales ;
Législation funéraire, fonctionnement des cimetières communaux ;
Méthodes de classement, d’archivage et de suivi de dossiers ;
Acteurs institutionnels et partenaires du territoire (services municipaux, prestataires funéraires, familles) ;
Cadre de proximité : connaissance du territoire et sens du service aux administrés ;
Outils de planification, tableaux de suivi, indicateurs d’activités.
SAVOIRS GÉNÉRAUX :
Fonctionnement d’une collectivité de petite taille et des services municipaux ;
Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) ;
Techniques de communication interpersonnelle et d’écoute active ;
Règles de discrétion professionnelle et confidentialité des données ;
Capacités rédactionnelles et orthographiques solides ;
Gestion du stress et des situations délicates (relation avec les familles en deuil notamment).
Réceptionner, filtrer, traiter et diffuser les informations en interne et à l’externe ;
Accueillir le public avec écoute, pédagogie et professionnalisme ;
Rédiger des courriers, comptes rendus et notes administratives avec clarté et précision ;
Utiliser les logiciels bureautiques et outils métiers (dont logiciel de gestion de cimetière) ;
Gérer les dossiers administratifs en respectant les échéances et les procédures ;
Travailler en transversalité avec d’autres services dans un esprit de coordination.
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS :
Techniques de secrétariat, bureautique et gestion documentaire ;
Procédures administratives propres aux collectivités territoriales ;
Législation funéraire, fonctionnement des cimetières communaux ;
Méthodes de classement, d’archivage et de suivi de dossiers ;
Acteurs institutionnels et partenaires du territoire (services municipaux, prestataires funéraires, familles) ;
Cadre de proximité : connaissance du territoire et sens du service aux administrés ;
Outils de planification, tableaux de suivi, indicateurs d’activités.
SAVOIRS GÉNÉRAUX :
Fonctionnement d’une collectivité de petite taille et des services municipaux ;
Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) ;
Techniques de communication interpersonnelle et d’écoute active ;
Règles de discrétion professionnelle et confidentialité des données ;
Capacités rédactionnelles et orthographiques solides ;
Gestion du stress et des situations délicates (relation avec les familles en deuil notamment).
Contact et modalités de candidature
Contact
0596534422
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature complète, comprenant les documents suivants :
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.