Assistante de gestion administrative
Offre n° O972260120000002
Publiée le 20/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Le Lorrain (Martinique (972))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
30h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable du service Population / État civil et en lien avec les élus délégués, l’Assistante de gestion administrative à l’État civil assure l’accueil du public et la gestion administrative des actes d’état civil.
Elle garantit la fiabilité juridique des actes, la qualité du service rendu aux usagers et le respect des obligations réglementaires dans un cadre de proximité propre aux petites collectivités.
Elle garantit la fiabilité juridique des actes, la qualité du service rendu aux usagers et le respect des obligations réglementaires dans un cadre de proximité propre aux petites collectivités.
Missions / conditions d'exercice
Activités techniques
Accueil et relation à l’usager
Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés ;
Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches d’état civil ;
Gérer les situations sensibles avec écoute, neutralité et discrétion.
Gestion de l’état civil
Instruire et rédiger les actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS le cas échéant) ;
Assurer les mises à jour des registres (mentions marginales) ;
Délivrer les copies intégrales, extraits et documents administratifs ;
Préparer et suivre les dossiers de mariage et de PACS ;
Participer à l’organisation matérielle des cérémonies civiles.
Gestion administrative complémentaire
Assurer la tenue et la conservation des registres (papier et dématérialisés) ;
Gérer les transmissions dématérialisées vers les organismes concernés (INSEE, parquet, préfecture) ;
Participer à la gestion des titres d’identité (selon organisation : CNI, passeports) ;
Apporter un appui administratif aux autres missions du service Population (élections, recensement citoyen, cimetières).
Sécurisation juridique et qualité
Veiller à l’application stricte de la réglementation en matière d’état civil ;
Mettre en œuvre les procédures et consignes ministérielles ;
Alerter la hiérarchie en cas de situation juridique complexe ou à risque.
SAVOIR-FAIRE
Appliquer la réglementation de l’état civil avec rigueur ;
Rédiger des actes administratifs et juridiques sans erreur ;
Utiliser les logiciels métiers d’état civil ;
Organiser et suivre des dossiers dans le respect des délais ;
Accueillir le public avec professionnalisme et pédagogie ;
Gérer des situations émotionnellement sensibles ;
Travailler en équipe et rendre compte à la hiérarchie.
Accueil et relation à l’usager
Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés ;
Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches d’état civil ;
Gérer les situations sensibles avec écoute, neutralité et discrétion.
Gestion de l’état civil
Instruire et rédiger les actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS le cas échéant) ;
Assurer les mises à jour des registres (mentions marginales) ;
Délivrer les copies intégrales, extraits et documents administratifs ;
Préparer et suivre les dossiers de mariage et de PACS ;
Participer à l’organisation matérielle des cérémonies civiles.
Gestion administrative complémentaire
Assurer la tenue et la conservation des registres (papier et dématérialisés) ;
Gérer les transmissions dématérialisées vers les organismes concernés (INSEE, parquet, préfecture) ;
Participer à la gestion des titres d’identité (selon organisation : CNI, passeports) ;
Apporter un appui administratif aux autres missions du service Population (élections, recensement citoyen, cimetières).
Sécurisation juridique et qualité
Veiller à l’application stricte de la réglementation en matière d’état civil ;
Mettre en œuvre les procédures et consignes ministérielles ;
Alerter la hiérarchie en cas de situation juridique complexe ou à risque.
SAVOIR-FAIRE
Appliquer la réglementation de l’état civil avec rigueur ;
Rédiger des actes administratifs et juridiques sans erreur ;
Utiliser les logiciels métiers d’état civil ;
Organiser et suivre des dossiers dans le respect des délais ;
Accueillir le public avec professionnalisme et pédagogie ;
Gérer des situations émotionnellement sensibles ;
Travailler en équipe et rendre compte à la hiérarchie.
Profils recherchés
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Droit de l’état civil et de la famille ;
Procédures administratives et juridiques liées à l’état civil ;
Réglementation relative aux mariages, PACS, naissances et décès ;
Instruction générale relative à l’état civil (IGREC) ;
Règles de conservation et d’archivage des registres ;
Protection des données personnelles (RGPD).
SAVOIRS GÉNÉRAUX
Fonctionnement des collectivités territoriales ;
Statut de la Fonction Publique Territoriale ;
Outils bureautiques et logiciels métiers ;
Techniques d’accueil et de communication administrative ;
Notions de droit public et de déontologie.
SAVOIR-ÊTRE
Sens du service public ;
Rigueur et sens du détail ;
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
Qualités relationnelles et empathie ;
Capacité d’adaptation et polyvalence ;
Sang-froid et maîtrise de soi.
Droit de l’état civil et de la famille ;
Procédures administratives et juridiques liées à l’état civil ;
Réglementation relative aux mariages, PACS, naissances et décès ;
Instruction générale relative à l’état civil (IGREC) ;
Règles de conservation et d’archivage des registres ;
Protection des données personnelles (RGPD).
SAVOIRS GÉNÉRAUX
Fonctionnement des collectivités territoriales ;
Statut de la Fonction Publique Territoriale ;
Outils bureautiques et logiciels métiers ;
Techniques d’accueil et de communication administrative ;
Notions de droit public et de déontologie.
SAVOIR-ÊTRE
Sens du service public ;
Rigueur et sens du détail ;
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
Qualités relationnelles et empathie ;
Capacité d’adaptation et polyvalence ;
Sang-froid et maîtrise de soi.
Contact et modalités de candidature
Contact
0596534422
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature complète, comprenant les documents suivants :
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.