Activités principales :
Assurer la planification de son activité de secrétariat
Assurer l'accueil téléphonique de la DOGTTA : savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et apporter des réponses personnalisées en fonction du besoin : pièces justificatives à fournir, orientation vers l'interlocuteur dédié, ...
Assurer le 1er accueil physique des usagents : reçoit l'appel de l'agent d'accueil et analyse la demande ; appelle le gestionnaire concerné pour informer de la présence de l'usagent et de sa demande ; demande au gestionnaire de descendre accueillir l'usagent ; assure la traçabilité quotidienne des accueils réalisés au sein de la DOGTTA ;
Assurer quotidiennement la relève du courrier arrivé déposé dans les boîtes dédiées situées à l'accueil d'Eole en vue de son enregistrement (Boîtes SGARS et SGOTT)
Assurer la gestion du courrier Arrivée et Départ de la DOGTTA : réception, enregistrement, examen et priorisation, répartition et envoi (chronos des actes, chronos courriers et parafeurs) ; transmission des éventuels arrêts maladie au service Courrier pour enregistrement ;
Réceptionner et enregistrer dans le tableau « suivi parafeurs » les parafeurs visés par les chefs de service de la DOGTTA et les organiser avant relecture et visa de la directrice ; au retour des parafeurs signés par le PCE
Enregistrement des arrêtés dans le « chrono des actes » et enregistrement des courriers et notifications dans le tableau de suivi « Courrier départ »
Elaborer et tenir à jour un ou des plannings partagés des événements de la direction : séances de travail et/ou réunions internes/externes, congés, missions, formations, ateliers et séminaires (Ex. : campus des managers, ...)
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique dans le respect de la charte graphique de la collectivité (courriers, notes, ...) et, le cas échéant, faire le lien avec le bureau Information et Communication RH
Rédiger des projets de courriers, notes, procédures, ...
Participer à l'élaboration des rapports annuels d'activité des services et de la direction ; Mettre en forme le rapport d'activités annuel de la direction
Assister la directrice dans la préparation et le suivi des réunions, en veillant à leur organisation efficace : rédiger et diffuser les convocations et comptes-rendus, réserver les salles et matériel de vidéo projection, rédiger les feuilles d'émargement et veiller à leur bonne gestion, assister aux réunions, ... Le cas échéant, réserver des véhicules de service
Participer à la mise à jour régulière des bases de données utilisées au sein de la direction (annuaire, organigramme, tableaux de bord de suivi de l'activité des services et de la direction, tableaux RH, ...)
Assurer le suivi administratif des demandes de formation du personnel de la Direction
Assurer le lien avec les services supports en cas de dysfonctionnements techniques via les plateformes dédiés et / ou adresses génériques : Easy Vista, SIRH, Direction des Moyens Généraux, ...
Réaliser l'archivage des dossiers et documents de la direction
Activités spécifiques
Gérer les commandes de mobilier, petit matériel de bureau, fournitures, abonnements, documentation de la Direction
En cas de besoin de l'équipe SGARS, appui à la gestion des frais médicaux Accidents du Travail / Maladie Professionnelle dans le cadre de l'auto-assurance de la collectivité
En cas de besoin de l'équipe SGOTT, appui à la gestion des demandes de CET (alimentation et indemnisation) et de congés exceptionnels
En cas de nécessité, assurer la liaison avec l'assistante de direction de la Direction de la Prévention des Risques Professionnels et de l'Action Sociale du Personnel également basée à EOLE