Assistante de gestion administrative
Offre n° O972260804001587
Publiée le 04/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Le Lorrain (Martinique (972))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant de gestion administrative assure l’organisation et le suivi des activités du cabinet du Maire, notamment à travers la préparation des supports nécessaires aux réunions et la gestion de son agenda.
Il participe à l’organisation quotidienne du cabinet et assure la coordination des échanges entre le Maire et la Direction générale des services. Il organise et assure le suivi des rendez-vous, événements et déplacements du Maire, ainsi que l’accueil et l’orientation des administrés sollicitant un rendez-vous.
Il assure également la préparation logistique des cérémonies et manifestations officielles, contribue à la rédaction des discours et des courriers du Maire et participe à la préparation des dossiers nécessaires aux séances du Conseil municipal.
Enfin, il assure l’interface et facilite la circulation de l’information entre le cabinet du Maire, les services de la collectivité, les autres collectivités territoriales et les partenaires institutionnels.
Il participe à l’organisation quotidienne du cabinet et assure la coordination des échanges entre le Maire et la Direction générale des services. Il organise et assure le suivi des rendez-vous, événements et déplacements du Maire, ainsi que l’accueil et l’orientation des administrés sollicitant un rendez-vous.
Il assure également la préparation logistique des cérémonies et manifestations officielles, contribue à la rédaction des discours et des courriers du Maire et participe à la préparation des dossiers nécessaires aux séances du Conseil municipal.
Enfin, il assure l’interface et facilite la circulation de l’information entre le cabinet du Maire, les services de la collectivité, les autres collectivités territoriales et les partenaires institutionnels.
Missions / conditions d'exercice
• Gère l’agenda et prend les rendez-vous en fonctions des priorités définies par le Maire, rappelle les informations importantes
• Effectue l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire
• Renseigne les interlocuteurs (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relaye si nécessaire vers l’interlocuteur compétent)
• Prend des notes, rédige et met en forme tous types de courriers
• Assure l’enregistrement et le suivi des divers courriers
• Participe aux revues de projets internes et en assure le suivi détaillé
• Réceptionne et transmet au Maire
• S’assure de la bonne mise à jour du tableau de bord de suivi, en lien avec le Maire
• Rédige les réponses.
• Elabore et fait le suivi du planning des manifestations évènements, en lien avec le service communication et le chargé des évènementiels
• Assure le suivi des remises de récompenses, signature de conventions, réception officiel (Entreprise, partenaires, Etat)
• Elabore et assure le suivi de l’exécution du budget « fêtes et cérémonies »
• Supervise le personnel affecté aux réceptions et cérémonies, et met en place un tableau prévisionnel pour le service des ressources humaines
• Assure le lien avec le service communication (supervision de toutes les participations du maire et des représentants de l’équipe municipale, tableau des évènements et participants)
• Met en forme les documents
• Réalise des travaux de bureautique
• Assure les relations téléphoniques, l’accueil et le standard téléphonique
• Réalise la saisie de documents
• Gère le traitement des courriers départ et arrivés
• Organise le classement et l'archivage des dossiers
• Effectue l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire
• Renseigne les interlocuteurs (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relaye si nécessaire vers l’interlocuteur compétent)
• Prend des notes, rédige et met en forme tous types de courriers
• Assure l’enregistrement et le suivi des divers courriers
• Participe aux revues de projets internes et en assure le suivi détaillé
• Réceptionne et transmet au Maire
• S’assure de la bonne mise à jour du tableau de bord de suivi, en lien avec le Maire
• Rédige les réponses.
• Elabore et fait le suivi du planning des manifestations évènements, en lien avec le service communication et le chargé des évènementiels
• Assure le suivi des remises de récompenses, signature de conventions, réception officiel (Entreprise, partenaires, Etat)
• Elabore et assure le suivi de l’exécution du budget « fêtes et cérémonies »
• Supervise le personnel affecté aux réceptions et cérémonies, et met en place un tableau prévisionnel pour le service des ressources humaines
• Assure le lien avec le service communication (supervision de toutes les participations du maire et des représentants de l’équipe municipale, tableau des évènements et participants)
• Met en forme les documents
• Réalise des travaux de bureautique
• Assure les relations téléphoniques, l’accueil et le standard téléphonique
• Réalise la saisie de documents
• Gère le traitement des courriers départ et arrivés
• Organise le classement et l'archivage des dossiers
Profils recherchés
Connaissances requises :
• Les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
• Les notions d'organisation et de gestion du temps
• Les règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Le vocabulaire professionnel du service, fonctionnement, procédures du service
• Les techniques et outils de communication
• Les logiciels de bureautique (à préciser)
• Le fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
• Les notions de comptabilité analytique
• Les tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Les comptes rendus et les notes de synthèse
• L’organisation, le fonctionnement des services de la collectivité
• Le contexte et les enjeux de la collectivité ou structure
Compétences requises :
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Suivre les activités du Maire
• Accueillir le public par téléphone et physiquement
Aptitudes requises :
• Capacité d’adaptation et de jugement
• Discrétion, rigueur
• Capacité d’écoute et qualités relationnelles
• Capacité à communiquer et à innover
• Souci des résultats et de l’amélioration permanente
• Confiance en soi
• Souci de la qualité, de l’efficience et de la précision
• Les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
• Les notions d'organisation et de gestion du temps
• Les règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Le vocabulaire professionnel du service, fonctionnement, procédures du service
• Les techniques et outils de communication
• Les logiciels de bureautique (à préciser)
• Le fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
• Les notions de comptabilité analytique
• Les tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Les comptes rendus et les notes de synthèse
• L’organisation, le fonctionnement des services de la collectivité
• Le contexte et les enjeux de la collectivité ou structure
Compétences requises :
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Suivre les activités du Maire
• Accueillir le public par téléphone et physiquement
Aptitudes requises :
• Capacité d’adaptation et de jugement
• Discrétion, rigueur
• Capacité d’écoute et qualités relationnelles
• Capacité à communiquer et à innover
• Souci des résultats et de l’amélioration permanente
• Confiance en soi
• Souci de la qualité, de l’efficience et de la précision
Contact et modalités de candidature
Contact
0596534422
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature complète, comprenant les documents suivants :
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.