ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Offre n° O974240321000013
Publiée le 21/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint pierre de la reunion
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
20/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du directeur de l'assainissement non collectif, l'agent aura en charge :
• Organiser son travail en fonction des consignes orales ou écrites;
• Contrôler le bon état du matériel utilise avant chaque utilisation ;
• S'informer auprès de l'accueil des modifications des programmations des plannings des activités, des problèmes techniques (du jour) et des états de présences des agents.
• Remonter les informations (problèmes d'ordres techniques ou administratifs) aux responsables et aux personnes concernées.
• Organiser son travail en fonction des consignes orales ou écrites;
• Contrôler le bon état du matériel utilise avant chaque utilisation ;
• S'informer auprès de l'accueil des modifications des programmations des plannings des activités, des problèmes techniques (du jour) et des états de présences des agents.
• Remonter les informations (problèmes d'ordres techniques ou administratifs) aux responsables et aux personnes concernées.
Missions / conditions d'exercice
L'agent aura en charge :
- Accueillir les associations ou autres organismes:
(traitement des courriers) : associations, écoles et autres, puis répertorier les données (informatique et support papier).
- Suivie des demandes de réservation des salles, la pelouse et des barrières Informer l'accueil des modifications ou des annulations de réservations
- Gérer les demandes de réservations de salle, la pelouse et des barrières (Registre de suivi)
- Réceptionner les appels téléphoniques des écoles, des associations ou autres Travailler en collaboration avec l'accueil et les personnes qui gèrent les plannings des états de présence (infos sur la programmation des activités sur le site.
- Préparer le tableau des activités mensuelles (pour les week-ends)
intermédiaire entre les associations ou autres (courriers, appels téléphoniques,)
- Accueillir, informer et orienter le personnel et le public
- Gérer les appels ou les demandes selon leurs importances et priorités
- S'informer de l'état de présence du personnel
- Diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du site - - - Faire signer le cahier de présence sur le site, aux associations, aux écoles et autres organismes ;
- Gérer le cahier de remise de clés pour divers intervenants sur le site Allumage et extinction des lumières (complexe et extérieur)
- Réceptionner les messages des agents et les transmettre aux responsables et aux personnes référents techniques et administratifs / Avant de quitter le service, transmettre les informations aux agents d'accueil de remplacement / Lire le cahier (problèmes techniques, humains et matériels) / Classer et archiver les informations Informer aux Services des sports, OSTL et aux associations, lors des évènements week-end pour le déplacement de leurs véhicules de service
- Connaitre les plannings des programmations des divers activités (les horaires, les noms des intervenants
- Accueillir les associations ou autres organismes:
(traitement des courriers) : associations, écoles et autres, puis répertorier les données (informatique et support papier).
- Suivie des demandes de réservation des salles, la pelouse et des barrières Informer l'accueil des modifications ou des annulations de réservations
- Gérer les demandes de réservations de salle, la pelouse et des barrières (Registre de suivi)
- Réceptionner les appels téléphoniques des écoles, des associations ou autres Travailler en collaboration avec l'accueil et les personnes qui gèrent les plannings des états de présence (infos sur la programmation des activités sur le site.
- Préparer le tableau des activités mensuelles (pour les week-ends)
intermédiaire entre les associations ou autres (courriers, appels téléphoniques,)
- Accueillir, informer et orienter le personnel et le public
- Gérer les appels ou les demandes selon leurs importances et priorités
- S'informer de l'état de présence du personnel
- Diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du site - - - Faire signer le cahier de présence sur le site, aux associations, aux écoles et autres organismes ;
- Gérer le cahier de remise de clés pour divers intervenants sur le site Allumage et extinction des lumières (complexe et extérieur)
- Réceptionner les messages des agents et les transmettre aux responsables et aux personnes référents techniques et administratifs / Avant de quitter le service, transmettre les informations aux agents d'accueil de remplacement / Lire le cahier (problèmes techniques, humains et matériels) / Classer et archiver les informations Informer aux Services des sports, OSTL et aux associations, lors des évènements week-end pour le déplacement de leurs véhicules de service
- Connaitre les plannings des programmations des divers activités (les horaires, les noms des intervenants
Profils recherchés
Le candidat devra avoir une expérience confirmée sur un poste similaire et être détenteur d 'un diplôme de niveau 3 (CAP/BEP) ou de niveau 4 (Baccalauréat) plus expériences professionnelles dans le domaine du métier d'assistant(e) de gestion administrative.
Contact
Contact
0262499600
Informations complémentaires
Merci d 'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Président de la CIVIS par mail à dve@civis.re au plus tard le 20/05/2024.
Merci de mentionner dans l 'objet de votre lettre de motivation l intitulé du poste ainsi que la référence de l 'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE.
Merci de mentionner dans l 'objet de votre lettre de motivation l intitulé du poste ainsi que la référence de l 'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.