DEFINITION METIER
Le/La Gestionnaire de dossiers prend en charge toutes les opérations administratives de son domaine d'activité. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la direction, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il est chargé de mettre en place et de faire appliquer l’ensemble des règles et procédures dans le service ou la direction. Il recherche les informations (règlements, lois, etc.), les traite et les diffuse aux collaborateurs des services concernées. Il joue un rôle d’interface au sein de l'établissement.

FINALITE DU POSTE
Le/La Gestionnaire de dossiers – Instances délibérantes veille au respect des délais et des procédures de l’EPCI notamment en organisant les réunions des commissions thématiques, en veillant à convoquer l’ensemble des participants et en formalisant l’ordre du jour, en assurant la diffusion des copies de rapports auprès de chaque membre élu, en transmettant le compte-rendu de séance aux participants, en archivant les dossiers des séances (en qualité de support pour les services).

CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
Certification/Brevet/Permis : Permis B.

Temps de travail : Complet
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30)
Date prévisionnelle de prise de poste : 01/05/2024

ACTIVITÉS PRINCIPALES
TRONC COMMUN « Gestionnaire »
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies,
Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances,
Participer à la réalisation des diagnostics sectoriels, à l’élaboration de scénarios prospectifs et à la rédaction de cahiers des charges techniques,
Instruire les dossiers (régularité juridique, administrative et comptable),
Rédiger les documents administratifs, les notes d’information, les comptes rendus et/ou procès-verbaux de réunion,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité,
Coordonner les activités avec les partenaires,
Participer à l’élaboration des marchés publics et à l’analyse des offres,
Rechercher et diffuser des informations,
Synthétiser et présenter des informations,
Vérifier la validité des informations traitées,
Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
Contribuer à la réalisation des rapports d’activité,
Détecter et résoudre les anomalies identifiées,
Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques,
Aider à la mise en place de supports de communication.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
*Gestion des commissions
Organiser et préparer les commissions thématiques,
Gestion des séances sur l’application GADiamb,
Préparation des projets d’ordres du jour,
Préparation des projets de notes de synthèse,
Envoi dématérialisé de la convocation, ordre du jour et notes explicatives de synthèses aux membres des commissions en respectant le délai de 8 jours francs via IdelibRE,
Enregistrer la convocation (Kronos),
Compléter le dossier de séance sous ZODIAC (Zone de Direction),
Publier le dossier de la séance sur zodiac (Zone de Collaboration) pour informer la direction concernée,
Effectuer la réservation de la salle de réunion,
Etablir une feuille d’émargement,
Archiver les dossiers afin de regrouper l’ensemble des pièces relatives à la séance,
Participer aux réunions des commissions thématiques en cas de besoin,
Etablir le compte rendu des séances,
Transmettre le compte-rendu des commissions aux membres,
Archiver les dossiers des séances,
Mettre à jour le tableau récapitulatif des affaires présentées en commission.
Traiter les courriers « Arrivée » sur Kronos.

*Assistance aux services de l’EPCI
Conseil et assistance aux services,
Tenue et mise à jour de la base de données des actes (Commissions, délibérations BC/CC, Arrêtés du Président, décisions du Président) pour faciliter la recherche et la transmission d’actes à la demande des services.

Légende : (I) : Initiation (P) : Pratique (M) : Maîtrise (E) : Expertise

COMPÉTENCES PRINCIPALES
*Connaissances
Environnement territorial (M)
Organisation et services de l’EPCI (M)
Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)
Environnement professionnel du domaine d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)
Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité (M)
Gestion administrative (M)
Règles budgétaires et comptables (P)
Marchés publics et achats (P)
Techniques de prise de notes (M)
Techniques de numérisation (M)
Méthode de classement et d'archivage (M)

*Savoir-faire
Outils bureautiques et environnement Web (M)
Utiliser des logiciels et des progiciels (M)
Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc…) (M)
Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs etc…) (M)
Assurer la gestion administrative des contrats le cas échéant (M)
Assurer la planification et le suivi des dossiers (M)
Gérer un budget (P)
Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)
Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)
Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)
Travailler en équipe (M)
Gérer le stress (P)
Gérer un conflit (P)
Archiver des documents (M)
Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)

Niveau d’études minimum requis : Diplôme de niveau 4 ou équivalent et/ou justifier d’une expérience d’au moins 2 ans sur des fonctions similaires