Assistant des élus (H/F)
Offre n° O974240410000714
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La possession
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
11/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) au Cabinet du Maire et placé sous I' autorité
hiérarchique du Directeur de Cabinet
hiérarchique du Directeur de Cabinet
Missions / conditions d'exercice
Mission Accueil :
► Accueil public et téléphonique
► Orientation du public vers les services concernés
► Relation avec les services municipaux
► Assurer la réception des usagers pour les élus
Secrétariat des Élus :
► Gestion des agendas d'un portefeuille d’élus
► Préparation et organisation et suivi des demandes de
rendez-vous
► Mise en place des réunions
► Préparation des dossiers ou documents necessaires aux
reunions
► Gestion du planning de la salle du Conseil Municipal
► Communication des evènements aux élus et faire en sorte
que la représentation de la ville soit assurée dans les
différentes manifestations
► Gestion du quorum pour les conseils municipaux
► Suivi des convocations aux différentes reunions
extérieures
► Suivi des reunions des élus communautaires et assurer
!'agenda de ces élus
► Dispatcher les courriers des élus
Gestion administrative :
► Préparation courrier a la demande des élus et mise en
forme de documents divers
► Gestion des mails et des parapheurs des adjoints
► Gestion du planning des astreintes et des mariages
► Organisation des demandes de rendez-vous des adjoints et
enregistrement des fiches d'audiences
► Classement et archivage
► Gestion des jurys d'entretien pour un portefeuille d’élu
► Gestion financière et budgétaire
► Édition des bons de commande
► Suivi des doléances de la ville
Évènementiel :
► Suivi des évènements en lien avec les services et les élus
►Appui aux services dans le cadre de l'organisation des évènements
► En lien avec les porteurs de projets pour le suivi des évènements
► Référente au cabinet auprès de la Maison des Associations et de l'évènementiel
► Gestion des agendas (élus)
► Accueil physique et téléphonique
► Recevoir, orienter et traiter les messages
► Relation avec les services municipaux (astreintes et mariages)
► Prise de rdv selon des créneaux pré définis (agents / citoyens / prestataires extérieurs)
► Accueil public et téléphonique
► Orientation du public vers les services concernés
► Relation avec les services municipaux
► Assurer la réception des usagers pour les élus
Secrétariat des Élus :
► Gestion des agendas d'un portefeuille d’élus
► Préparation et organisation et suivi des demandes de
rendez-vous
► Mise en place des réunions
► Préparation des dossiers ou documents necessaires aux
reunions
► Gestion du planning de la salle du Conseil Municipal
► Communication des evènements aux élus et faire en sorte
que la représentation de la ville soit assurée dans les
différentes manifestations
► Gestion du quorum pour les conseils municipaux
► Suivi des convocations aux différentes reunions
extérieures
► Suivi des reunions des élus communautaires et assurer
!'agenda de ces élus
► Dispatcher les courriers des élus
Gestion administrative :
► Préparation courrier a la demande des élus et mise en
forme de documents divers
► Gestion des mails et des parapheurs des adjoints
► Gestion du planning des astreintes et des mariages
► Organisation des demandes de rendez-vous des adjoints et
enregistrement des fiches d'audiences
► Classement et archivage
► Gestion des jurys d'entretien pour un portefeuille d’élu
► Gestion financière et budgétaire
► Édition des bons de commande
► Suivi des doléances de la ville
Évènementiel :
► Suivi des évènements en lien avec les services et les élus
►Appui aux services dans le cadre de l'organisation des évènements
► En lien avec les porteurs de projets pour le suivi des évènements
► Référente au cabinet auprès de la Maison des Associations et de l'évènementiel
► Gestion des agendas (élus)
► Accueil physique et téléphonique
► Recevoir, orienter et traiter les messages
► Relation avec les services municipaux (astreintes et mariages)
► Prise de rdv selon des créneaux pré définis (agents / citoyens / prestataires extérieurs)
Profils recherchés
Expérience sur un poste identique en collectivité territoriale fortement appréciée.
SAVOIR :
Maîtrise de logiciel de bureautique :
Word, Excel, Whatsapp,I-Parapheur, Outlook, Gmail, ZIMBRA, CIRIL, CINDOC, intramuros
SAVOIR ETRE :
Autonome
Disponible
Sens du travail, en équipe
Esprit d'initiative
Confidentialité
Sens de l'accueil
Polyvalence
SAVOIR :
Maîtrise de logiciel de bureautique :
Word, Excel, Whatsapp,I-Parapheur, Outlook, Gmail, ZIMBRA, CIRIL, CINDOC, intramuros
SAVOIR ETRE :
Autonome
Disponible
Sens du travail, en équipe
Esprit d'initiative
Confidentialité
Sens de l'accueil
Polyvalence
Contact
Contact
0262222002
Lien de candidature
Informations complémentaires
Les personnes intéressées doivent faire acte de candidature en en ligne via la plateforme: https://mesdemarches.lapossession.re/ ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.