Assistant administratif au service à la population (H-F)
Offre n° O974240410000736
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La possession
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
11/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattaché à la Direction des services à la Population et placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service état civil et du service funéraire, l'assistant(e) administratif(ive) est chargé d'instruire, de suivre des actes d'état-civil, funéraires et divers documents administratifs.
Recrutement statutaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : complet.
Recrutement statutaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : complet.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché à la Direction des Services à la Population et placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service État-Civil et du service funéraire, les missions principales de l'assistant(e) administratif(ive) :
*Service état-civil
• Instruire, de suivre et d'archiver les différentes demandes de titre
d'identité et de voyage
• Effectuer l’accueil physique et téléphonique des administrés
• Instruire des dossiers Passeports et CNI
• Classer des dossiers selon l'ordre d'arrivée
• Réceptionner et classer des passeports et CNI
• Effectuer la remise des Passeports et CNI
• Assurer le Suivi, la coordination des missions du service sur le territoire
communal pour les personnes alitées
*Funéraire
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
• Recevoir les familles endeuillées et les orienter dans leurs démarches
• Relever le nom des défunts dans les concessions pour procéder à la mise
à jour de la base de données du logiciel cimetière
• Trier, classer et archiver les documents et dossiers
• Réaliser l’ensemble des tâches administratives du service
• Gérer l’émission des titres de recettes et la facturation (location salle
veillée mortuaire, concessions, frais de fossoyage)
• Gérer les concessions (vente/reprise)
• Rédiger les actes de concessions, et les fiches de mise à disposition de la
salle de veillée mortuaire
CONDITIONS D'EXERCICE:
• Affectation au sein de la direction Services à la population /
déplacements à prévoir (permis B requis)
• Travail en extérieur
• Temps de travail : complet
• Horaires variables selon charge de travail
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS:
• Organise et réalise son travail en autonomie
• Reporting régulier auprès de la Direction des Services à la population et
des responsables concernés
*Service état-civil
• Instruire, de suivre et d'archiver les différentes demandes de titre
d'identité et de voyage
• Effectuer l’accueil physique et téléphonique des administrés
• Instruire des dossiers Passeports et CNI
• Classer des dossiers selon l'ordre d'arrivée
• Réceptionner et classer des passeports et CNI
• Effectuer la remise des Passeports et CNI
• Assurer le Suivi, la coordination des missions du service sur le territoire
communal pour les personnes alitées
*Funéraire
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
• Recevoir les familles endeuillées et les orienter dans leurs démarches
• Relever le nom des défunts dans les concessions pour procéder à la mise
à jour de la base de données du logiciel cimetière
• Trier, classer et archiver les documents et dossiers
• Réaliser l’ensemble des tâches administratives du service
• Gérer l’émission des titres de recettes et la facturation (location salle
veillée mortuaire, concessions, frais de fossoyage)
• Gérer les concessions (vente/reprise)
• Rédiger les actes de concessions, et les fiches de mise à disposition de la
salle de veillée mortuaire
CONDITIONS D'EXERCICE:
• Affectation au sein de la direction Services à la population /
déplacements à prévoir (permis B requis)
• Travail en extérieur
• Temps de travail : complet
• Horaires variables selon charge de travail
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS:
• Organise et réalise son travail en autonomie
• Reporting régulier auprès de la Direction des Services à la population et
des responsables concernés
Profils recherchés
Expérience sur poste identique en collectivité territoriale fortement appréciée. Connaissance de l'environnement territorial.
SAVOIR FAIRE :
• Bonne connaissance des outils bureautiques
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, Ciril (Finances), Logitud
Eternité apprécié et Internet
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur et organisation dans le travail
SAVOIR ÊTRE :
• Disponibilité et devoir de confidentialité
• Sens des responsabilités
• Autonomie
• Esprit d’initiative et d’analyse
• Respect strict de la déontologie (respect des défunts et des familles,
tenue et comportement irréprochables, neutralité, laïcité et probité)
SAVOIR FAIRE :
• Bonne connaissance des outils bureautiques
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, Ciril (Finances), Logitud
Eternité apprécié et Internet
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur et organisation dans le travail
SAVOIR ÊTRE :
• Disponibilité et devoir de confidentialité
• Sens des responsabilités
• Autonomie
• Esprit d’initiative et d’analyse
• Respect strict de la déontologie (respect des défunts et des familles,
tenue et comportement irréprochables, neutralité, laïcité et probité)
Contact
Contact
0262222002
Lien de candidature
Informations complémentaires
Les personnes intéressées peuvent faire acte de candidature uniquement en ligne via le lien ci-après : https://mesdemarches.lapossession.re/
ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées.
ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.