"Dès que possible"

Sous l’autorité hiérarchique du Chef du Service État-civil (h/f) de la Mairie du centre-ville,

- Accueil physique et téléphonique des usagers du service.
- Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat Civil.
- Explications sur les modalités et procédures de délivrance d'un acte d'état civil.
- Tenue administrative des registres d’Etat Civil.

Activités principales:

Accueil et renseignement des usagers
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.
- Identifier, renseigner et traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant.

Instruction des dossiers d’état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom, transcription de décès, etc.).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titre d’identité, attestation d’accueil, etc.).
- Contrôler l’authenticité des documents fournis.
- Etablir les différents actes d’état civil.
- Etablir les duplicatas de livret de famille ou mettre à jour.
- Traiter les demandes de rectifications.
- Signaler le caractère opportun d’un prénom.

Etablissement des dossiers de mariages
- Instruire les dossiers de mariage.
- Apprécier le consentement mutuel des mariés et le signaler le cas échéant au responsable.
- Apprécier les actes d’état civil des pays concernés.
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage.
- Rédiger et afficher les publications de mariages extérieurs et effectuer toutes les formalités nécessaires.
- Préparer le livret de famille.
- Inscrire le mariage dans le registre.

Etablissement des dossiers d’enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Recevoir les partenaires et instruire le dossier.
- Apprécier la demande au regard de différents documents présentés.

Tenue administrative des actes et registres d’état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registre.
- Contrôler l’exactitude des renseignements consignés.
- Rédiger des mentions et courriers.

Instruction des dossiers Affaires Générales
- Légalisation de signatures et certifications conformes.
- Déclaration de résidence ou changement de résidence.
- Attestation de concubinage / certificat de célibataire.
- Attestation d’accueil.

Activités secondaires:
Etablissement des dossiers de décès
- Appréciation du certificat médical en cas de décès
- Délivrance des autorisations de fermeture de cercueil

Instruction des dossiers d’état civil
- Veiller quotidiennement au traitement des demandes sous COMEDEC en l'absence de l'agent chargé de cette mission.
- Préparer et assister le maire ou l’élu lors de la célébration des mariages.
- Astreintes décès.

Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Conditions d’exercice
- Travail en bureau. (Dispose d’un Ordinateur, d’un téléphone fixe)

Facteurs de pénibilité
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public.

Relations fonctionnelles
- Relations régulières avec le Chef du Service État-civil (h/f) et les agents du Service
- Les Élus (sous-couvert du chef de Service)

Relations avec les partenaires extérieurs :
Les notaires, les différentes mairies, les tribunaux, Les pompes funèbres, La police, La gendarmerie, les avocats, l’I.N.S.E.E.

Compétences/Qualités:
Les savoirs
- Connaissance de la réglementation en matière d’Etat Civil, d’élections, des affaires générales.
- Connaissance des logiciels de base et des logiciels de gestion Etat Civil.
- Connaissance des procédures.

Les savoir-faire
- Etre méthodique
- Etre autonome
- Etre rigoureux
- Etre courtois, disponible, respectueux, discret

Le savoir-être
- Avoir la maitrise de soi,
- Ne pas porter de jugement de valeur (neutralité)
- Avoir suffisamment de recul pour gérer des situations difficiles
- Obligation de réserve et de discrétion