Agent d’état-civil (h/f)
Offre n° O974250103000005
Publiée le 09/04/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
rue georges pompidou, Saint-Benoît (La Réunion)
Poste à pourvoir le
19/05/2025
Date limite de candidature
10/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération selon profil et expérience et RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du Chef du service état-civil (h/f),
- Accueil physique et téléphonique des usagers du service.
- Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat Civil.
- Explications sur les modalités et procédures de délivrance d'un acte d'état civil.
- Tenue administrative des registres d’Etat Civil.
- Accueil physique et téléphonique des usagers du service.
- Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat Civil.
- Explications sur les modalités et procédures de délivrance d'un acte d'état civil.
- Tenue administrative des registres d’Etat Civil.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
Accueil et renseignement des usagers
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.
- Identifier, renseigner et traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant.
Instruction des dossiers d’état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom, transcription de décès, etc.).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titre d’identité, attestation d’accueil, etc.).
- Contrôler l’authenticité des documents fournis.
- Etablir les différents actes d’état civil.
- Etablir les duplicatas de livret de famille ou mettre à jour.
- Traiter les demandes de rectifications.
- Signaler le caractère opportun d’un prénom.
Etablissement des dossiers de mariages
- Instruire les dossiers de mariage.
- Apprécier le consentement mutuel des mariés et le signaler le cas échéant au responsable.
- Apprécier les actes d’état civil des pays concernés.
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage.
- Rédiger et afficher les publications de mariages extérieurs et effectuer toutes les formalités nécessaires.
- Préparer le livret de famille.
- Inscrire le mariage dans le registre.
Etablissement des dossiers d’enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Recevoir les partenaires et instruire le dossier.
- Apprécier la demande au regard de différents documents présentés.
Tenue administrative des actes et registres d’état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registre.
- Contrôler l’exactitude des renseignements consignés.
- Rédiger des mentions et courriers.
Instruction des dossiers Affaires Générales
- Légalisation de signatures et certifications conformes.
- Déclaration de résidence ou changement de résidence.
- Attestation de concubinage / certificat de célibataire.
- Attestation d’accueil.
Activités secondaires:
Etablissement des dossiers de décès
- Appréciation du certificat médical en cas de décès
- Délivrance des autorisations de fermeture de cercueil
Instruction des dossiers d’état civil
- Veiller quotidiennement au traitement des demandes sous COMEDEC en l'absence de l'agent chargé de cette mission.
- Préparer et assister le maire ou l’élu lors de la célébration des mariages.
- Astreintes décès.
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Dimension du poste (Moyens et équipements utilisés)
- Bureau (possibilité de Télétravail)
- Technologies de information et de la communication,
- Outils de bureautique notamment Progiciel de gestion état civil
Facteurs de pénibilité
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public.
Relations fonctionnelles :
- Relations régulières avec le Chef du Service État-civil (h/f) et les agents du Service
- Les Élus (sous-couvert du chef de Service)
- Contact direct avec le public
- Collaboration avec les autres mairies, le service funéraire, la police municipale, le procureur et le parquet civil
- Relations avec l’INSEE, la maternité « GHER »
- Coopération et partenariat avec partenaires extérieurs
Accueil et renseignement des usagers
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.
- Identifier, renseigner et traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant.
Instruction des dossiers d’état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom, transcription de décès, etc.).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titre d’identité, attestation d’accueil, etc.).
- Contrôler l’authenticité des documents fournis.
- Etablir les différents actes d’état civil.
- Etablir les duplicatas de livret de famille ou mettre à jour.
- Traiter les demandes de rectifications.
- Signaler le caractère opportun d’un prénom.
Etablissement des dossiers de mariages
- Instruire les dossiers de mariage.
- Apprécier le consentement mutuel des mariés et le signaler le cas échéant au responsable.
- Apprécier les actes d’état civil des pays concernés.
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage.
- Rédiger et afficher les publications de mariages extérieurs et effectuer toutes les formalités nécessaires.
- Préparer le livret de famille.
- Inscrire le mariage dans le registre.
Etablissement des dossiers d’enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Recevoir les partenaires et instruire le dossier.
- Apprécier la demande au regard de différents documents présentés.
Tenue administrative des actes et registres d’état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registre.
- Contrôler l’exactitude des renseignements consignés.
- Rédiger des mentions et courriers.
Instruction des dossiers Affaires Générales
- Légalisation de signatures et certifications conformes.
- Déclaration de résidence ou changement de résidence.
- Attestation de concubinage / certificat de célibataire.
- Attestation d’accueil.
Activités secondaires:
Etablissement des dossiers de décès
- Appréciation du certificat médical en cas de décès
- Délivrance des autorisations de fermeture de cercueil
Instruction des dossiers d’état civil
- Veiller quotidiennement au traitement des demandes sous COMEDEC en l'absence de l'agent chargé de cette mission.
- Préparer et assister le maire ou l’élu lors de la célébration des mariages.
- Astreintes décès.
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Dimension du poste (Moyens et équipements utilisés)
- Bureau (possibilité de Télétravail)
- Technologies de information et de la communication,
- Outils de bureautique notamment Progiciel de gestion état civil
Facteurs de pénibilité
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public.
Relations fonctionnelles :
- Relations régulières avec le Chef du Service État-civil (h/f) et les agents du Service
- Les Élus (sous-couvert du chef de Service)
- Contact direct avec le public
- Collaboration avec les autres mairies, le service funéraire, la police municipale, le procureur et le parquet civil
- Relations avec l’INSEE, la maternité « GHER »
- Coopération et partenariat avec partenaires extérieurs
Profils recherchés
Compétences requises:
Les savoirs
- Connaissance de la réglementation en matière d’Etat Civil, d’élections, des affaires générales.
- Connaissance des logiciels de base et des logiciels de gestion Etat Civil.
- Connaissance des procédures.
Les savoir-faire
- Être méthodique
- Être autonome
- Être rigoureux
- Être courtois, disponible, respectueux, discret
Le savoir-être
- Avoir la maitrise de soi,
- Ne pas porter de jugement de valeur (neutralité)
- Avoir suffisamment de recul pour gérer des situations difficiles
- Obligation de réserve et de discrétion
Les savoirs
- Connaissance de la réglementation en matière d’Etat Civil, d’élections, des affaires générales.
- Connaissance des logiciels de base et des logiciels de gestion Etat Civil.
- Connaissance des procédures.
Les savoir-faire
- Être méthodique
- Être autonome
- Être rigoureux
- Être courtois, disponible, respectueux, discret
Le savoir-être
- Avoir la maitrise de soi,
- Ne pas porter de jugement de valeur (neutralité)
- Avoir suffisamment de recul pour gérer des situations difficiles
- Obligation de réserve et de discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0262508810
Informations complémentaires
Le dossier de candidature doit impérativement comprendre:
- Une lettre de motivation indiquant obligatoirement le numéro de l'offre et adressée à Mr Le Maire,
- Un CV actualisé,
(Pour les candidats fonctionnaires, la dernière situation administrative)
Transmission du dossier de candidature complet à l'adresse mail suivante : recrutements@ville-saintbenoit.re
- Une lettre de motivation indiquant obligatoirement le numéro de l'offre et adressée à Mr Le Maire,
- Un CV actualisé,
(Pour les candidats fonctionnaires, la dernière situation administrative)
Transmission du dossier de candidature complet à l'adresse mail suivante : recrutements@ville-saintbenoit.re
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT BENOIT Ile de la Réunion
>rue georges pompidou
97470 Saint benoit
>rue georges pompidou
97470 Saint benoit
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.