SECRETAIRE (H/F)
Offre n° O974250601400737
Publiée le 25/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SAINT-BENOIT, Saint-Benoît (La Réunion)
Poste à pourvoir le
31/07/2025
Date limite de candidature
26/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Est - Service Polyvalence Insertion (Zone d'intervention : Saint Benoît).
Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion.
Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion.
Missions / conditions d'exercice
· Gérer et suivre les dossiers de son domaine d'intervention :
- Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Éditer les courriers de convocation
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
- Gérer les files actives
· Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
· Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
- Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
- Mettre à jour les documents administratifs
· Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
· Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS (convocation, retours courriers, accusés de réception)
· Gérer et suivre les différentes demandes sur le logiciel métier :
- Gérer les convocations des usagers sur GRSA
- Assurer le suivi des échanges courriers sur GRSA
· Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
· Orienter et renseigner le public :
- Renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
· Gérer les stocks et demandes de fournitures
· Classer et/ou archiver les dossiers du service
· Suivre l'agenda du Responsable de service et CT (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
· Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue :
- Assurer la continuité de service lors des absences et congés annuels des secrétaires et agents d'accueil
- Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Éditer les courriers de convocation
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
- Gérer les files actives
· Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
· Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
- Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
- Mettre à jour les documents administratifs
· Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
· Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS (convocation, retours courriers, accusés de réception)
· Gérer et suivre les différentes demandes sur le logiciel métier :
- Gérer les convocations des usagers sur GRSA
- Assurer le suivi des échanges courriers sur GRSA
· Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
· Orienter et renseigner le public :
- Renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
· Gérer les stocks et demandes de fournitures
· Classer et/ou archiver les dossiers du service
· Suivre l'agenda du Responsable de service et CT (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
· Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue :
- Assurer la continuité de service lors des absences et congés annuels des secrétaires et agents d'accueil
Profils recherchés
- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
- Connaissance du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
- Expertise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS, NUXEO, PACK OFFICE)
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité d'adaptation professionnelle
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
- Connaissance du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
- Expertise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS, NUXEO, PACK OFFICE)
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité d'adaptation professionnelle
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
Curriculum Vitae
Diplôme requis
Pièce d'identité
Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.
Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
Curriculum Vitae
Diplôme requis
Pièce d'identité
Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.