Assistant.e de gestion administrative
Offre n° O974251120000004
Publiée le 28/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
05 rue victor hugo, Saint-Louis (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
30/12/2025
Date limite de candidature
29/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
3
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du/de la Directeur·trice de la direction d’affectation (Solidarités, Habitat, Développement social, ou autre direction opérationnelle), l’assistant·e de gestion administrative assure le soutien administratif, logistique et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement de la direction et de ses services.
Il/elle :
• recueille, traite et suit les informations administratives,
• prépare et suit les dossiers (aides sociales, projets, conventions, achats, parapheurs…),
• facilite la circulation de l’information entre la direction, les équipes, les partenaires et, le cas échéant, les usagers,
• contribue au suivi des activités (tableaux de bord, bilans, plannings).
Le poste est transversal et peut être exercé au sein de plusieurs directions du CCAS, selon les besoins de l’établissement.
Il/elle :
• recueille, traite et suit les informations administratives,
• prépare et suit les dossiers (aides sociales, projets, conventions, achats, parapheurs…),
• facilite la circulation de l’information entre la direction, les équipes, les partenaires et, le cas échéant, les usagers,
• contribue au suivi des activités (tableaux de bord, bilans, plannings).
Le poste est transversal et peut être exercé au sein de plusieurs directions du CCAS, selon les besoins de l’établissement.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
L’Assistant·e de gestion administrative a pour missions principales :
• d’assurer le soutien administratif de la direction (agenda, dossiers, réunions, courriers, parapheurs) ;
• de préparer, suivre et classer les dossiers administratifs (aides, conventions, projets, achats, factures, tableaux de bord) ;
• de contribuer à la gestion administrative et financière (bons de commande, facturation, suivi budgétaire en lien avec les services compétents) ;
• de participer à la gestion des dossiers d’aides sociales (légales et facultatives) pour les directions concernées (notamment Solidarités) ;
• de participer à l’accueil et à l’information du public, en renfort de l’accueil de la direction ou du CCAS ;
• de faciliter la circulation de l’information entre la direction, les services internes, les partenaires et les usagers.
ACTIVITÉS DÉTAILLÉES :
- Assistance à la direction et organisation du travail
• Assister le/la directeur·trice et/ou les responsables de service dans la préparation et le suivi des dossiers et projets.
• Gérer l’agenda (rendez-vous, réunions, déplacements) en fonction des priorités de la direction.
• Préparer la logistique des réunions : convocations, ordre du jour, documents, supports, réservation de salles.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers de la direction.
• Participer, le cas échéant, au montage de dossiers spécifiques confiés par la direction.
- Gestion administrative et financière
• Assurer la réception, le tri, l’enregistrement et la diffusion du courrier (entrant/sortant).
• Préparer les demandes d’achats, suivre les bons de commande et les factures, en lien avec les services finances/achats.
• Contribuer au suivi budgétaire de la direction (tableaux de suivi, engagements, consommations, alertes).
• Gérer les parapheurs, actes et documents administratifs à faire viser ou signer.
• Tenir à jour des tableaux de bord (suivi d’activité, échéanciers, calendrier des projets, etc.).
- Gestion des dossiers d’aides légales et facultatives
(pour les directions concernées, notamment Solidarités et habitat)
• Recevoir et enregistrer les dossiers de demandes d’aides sociales (légales et/ou facultatives).
• Vérifier la complétude des dossiers, relancer si nécessaire pour les pièces manquantes.
• Préparer les dossiers pour instruction par la direction et/ou présentation en Conseil d'administration.
• Rédiger les projets de décisions relatives aux aides (admissions, refus, montants, modalités).
• Soumettre les décisions au visa de l’autorité compétente par le biais des parapheurs.
• Actualiser les tableaux de suivi des aides et participer à la préparation des bilans.
• Participer aux réunions de coordination avec les travailleurs sociaux (notes, synthèses, mises à jour des suivis).
- Accueil, information et relation aux usagers
• Assurer, en renfort ou à titre principal selon l’organisation, l’accueil téléphonique et/ou physique de la direction.
• Filtrer les appels et orienter les usagers vers les bons interlocuteurs.
• Donner des informations de premier niveau et relayer les demandes complexes.
• Contribuer à la lisibilité des informations (affichages, documents d’information, formulaires).
- Circulation de l’information et travail en réseau interne
• Saisir et mettre en forme des documents divers : courriers, comptes rendus, notes internes, tableaux, présentations.
• Assurer la circulation des informations (notes, courriers, parapheurs, mails) entre la direction, les autres services du CCAS et les partenaires.
• Travailler en étroite collaboration avec :
o les autres directions du CCAS (Solidarités, Habitat, Développement social, etc.),
o les services ressources (RH, finances, informatique, logistique…).
• Participer à l’organisation de temps collectifs : réunions d’information, ateliers, événements liés aux activités de la direction.
L’Assistant·e de gestion administrative a pour missions principales :
• d’assurer le soutien administratif de la direction (agenda, dossiers, réunions, courriers, parapheurs) ;
• de préparer, suivre et classer les dossiers administratifs (aides, conventions, projets, achats, factures, tableaux de bord) ;
• de contribuer à la gestion administrative et financière (bons de commande, facturation, suivi budgétaire en lien avec les services compétents) ;
• de participer à la gestion des dossiers d’aides sociales (légales et facultatives) pour les directions concernées (notamment Solidarités) ;
• de participer à l’accueil et à l’information du public, en renfort de l’accueil de la direction ou du CCAS ;
• de faciliter la circulation de l’information entre la direction, les services internes, les partenaires et les usagers.
ACTIVITÉS DÉTAILLÉES :
- Assistance à la direction et organisation du travail
• Assister le/la directeur·trice et/ou les responsables de service dans la préparation et le suivi des dossiers et projets.
• Gérer l’agenda (rendez-vous, réunions, déplacements) en fonction des priorités de la direction.
• Préparer la logistique des réunions : convocations, ordre du jour, documents, supports, réservation de salles.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers de la direction.
• Participer, le cas échéant, au montage de dossiers spécifiques confiés par la direction.
- Gestion administrative et financière
• Assurer la réception, le tri, l’enregistrement et la diffusion du courrier (entrant/sortant).
• Préparer les demandes d’achats, suivre les bons de commande et les factures, en lien avec les services finances/achats.
• Contribuer au suivi budgétaire de la direction (tableaux de suivi, engagements, consommations, alertes).
• Gérer les parapheurs, actes et documents administratifs à faire viser ou signer.
• Tenir à jour des tableaux de bord (suivi d’activité, échéanciers, calendrier des projets, etc.).
- Gestion des dossiers d’aides légales et facultatives
(pour les directions concernées, notamment Solidarités et habitat)
• Recevoir et enregistrer les dossiers de demandes d’aides sociales (légales et/ou facultatives).
• Vérifier la complétude des dossiers, relancer si nécessaire pour les pièces manquantes.
• Préparer les dossiers pour instruction par la direction et/ou présentation en Conseil d'administration.
• Rédiger les projets de décisions relatives aux aides (admissions, refus, montants, modalités).
• Soumettre les décisions au visa de l’autorité compétente par le biais des parapheurs.
• Actualiser les tableaux de suivi des aides et participer à la préparation des bilans.
• Participer aux réunions de coordination avec les travailleurs sociaux (notes, synthèses, mises à jour des suivis).
- Accueil, information et relation aux usagers
• Assurer, en renfort ou à titre principal selon l’organisation, l’accueil téléphonique et/ou physique de la direction.
• Filtrer les appels et orienter les usagers vers les bons interlocuteurs.
• Donner des informations de premier niveau et relayer les demandes complexes.
• Contribuer à la lisibilité des informations (affichages, documents d’information, formulaires).
- Circulation de l’information et travail en réseau interne
• Saisir et mettre en forme des documents divers : courriers, comptes rendus, notes internes, tableaux, présentations.
• Assurer la circulation des informations (notes, courriers, parapheurs, mails) entre la direction, les autres services du CCAS et les partenaires.
• Travailler en étroite collaboration avec :
o les autres directions du CCAS (Solidarités, Habitat, Développement social, etc.),
o les services ressources (RH, finances, informatique, logistique…).
• Participer à l’organisation de temps collectifs : réunions d’information, ateliers, événements liés aux activités de la direction.
Profils recherchés
- Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation).
• Aisance avec les logiciels de gestion (agenda, suivi d’activité, éventuellement logiciels métiers du CCAS).
• Bonne maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat (rédaction, classement, archivage).
• Capacité à rédiger des courriers, notes, comptes rendus, synthèses.
• Connaissance souhaitée du fonctionnement d’un CCAS et des principaux dispositifs d’action sociale.
- Compétences organisationnelles
• Sens de l’organisation, de la planification et de la priorisation.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Rigueur dans le suivi des procédures et des délais.
• Capacité à produire et à tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
- Compétences relationnelles et comportementales
• Qualités d’accueil, d’écoute et de dialogue.
• Sens du service public et du contact avec des publics parfois en difficulté.
• Discrétion, respect du secret professionnel et du devoir de réserve.
• Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés (usagers, élus, partenaires, collègues).
• Maîtrise de soi, capacité à faire face à des situations parfois urgentes ou sensibles.
- Profil souhaité :
• Grade d’accès : Adjoint administratif territorial (catégorie C).
• Expérience souhaitée dans des fonctions administratives similaires (secrétariat, gestion administrative, accueil).
• Une expérience dans le champ social ou médico-social constitue un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation).
• Aisance avec les logiciels de gestion (agenda, suivi d’activité, éventuellement logiciels métiers du CCAS).
• Bonne maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat (rédaction, classement, archivage).
• Capacité à rédiger des courriers, notes, comptes rendus, synthèses.
• Connaissance souhaitée du fonctionnement d’un CCAS et des principaux dispositifs d’action sociale.
- Compétences organisationnelles
• Sens de l’organisation, de la planification et de la priorisation.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Rigueur dans le suivi des procédures et des délais.
• Capacité à produire et à tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
- Compétences relationnelles et comportementales
• Qualités d’accueil, d’écoute et de dialogue.
• Sens du service public et du contact avec des publics parfois en difficulté.
• Discrétion, respect du secret professionnel et du devoir de réserve.
• Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés (usagers, élus, partenaires, collègues).
• Maîtrise de soi, capacité à faire face à des situations parfois urgentes ou sensibles.
- Profil souhaité :
• Grade d’accès : Adjoint administratif territorial (catégorie C).
• Expérience souhaitée dans des fonctions administratives similaires (secrétariat, gestion administrative, accueil).
• Une expérience dans le champ social ou médico-social constitue un atout.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262444492
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature (CV+lettre de motivation) à l'attention de Madame la Présidente du CCAS avant le 29 décembre 2025 à l'adresse suivante : CCAS de Saint-Louis 5 rue Victor Hugo 97450 Saint-Louis
ou par mail : courrier@ccas-stlouis.fr
ou par mail : courrier@ccas-stlouis.fr
Adresse de l'employeur
CTRE COM ACTION SOCIALE DE SAINT LOUIS
>05 rue victor hugo
97450 Saint louis
>05 rue victor hugo
97450 Saint louis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.