Appui administratif transversal à l’ensemble des secteurs culturels et sportifs
L’agent participe activement à la mise en œuvre des activités administratives mutualisées :
- Assurer le secrétariat courant de la direction : réception, tri et diffusion du courrier via GECO, suivi des parapheurs ;
- Préparer, saisir et mettre en forme les documents administratifs : courriers, notes, arrêtés, notifications, convocations, comptes rendus, tableaux de suivi et documents de synthèse ;
- Contribuer à la planification et suivre les réunions internes et externes : préparation des dossiers, diffusion des documents et comptes rendus ;
- Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des dossiers selon les procédures de la collectivité ;
- Contribuer à la consolidation des données administratives de la direction ;
- Participer à la diffusion de l’information interne et au partage de documents entre services ;
- Assurer le relais ponctuel des collègues de la cellule d’appui en cas d’absence ou de surcharge d’activité ;
- Contribuer à la préparation des bilans, rapports d’activité et documents de synthèse de la direction ;
- Participer à l’amélioration continue des outils et procédures de travail collectifs.

2 – Participation à la chaîne budgétaire et comptable
L’assistant administratif participe à la bonne exécution des procédures financières et comptables :
- Rédiger et mettre en forme les arrêtés, notifications et documents liés aux subventions, conventions ou marchés ;
- Créer les bons de commande, réceptionner et vérifier les factures dans ASTRE ;
- Contribuer à la liquidation et au mandatement des dépenses sous MAFATE et ASTRE ;
- Saisir et mettre à jour les engagements comptables, suivre les lignes budgétaires en lien avec les agents instructeurs et les responsables de cellule ;
- Vérifier la conformité des pièces justificatives et assurer la transmission aux services compétents ;
- Participer à l’harmonisation des pratiques de gestion au sein de la direction, notamment en matière de mandatement et de suivi des paiements.

3 – Collaboration fonctionnelle avec les responsables de cellule
L’agent exerce ses missions au sein d’une équipe transversale et en coordination avec plusieurs responsables fonctionnels :
- Travailler en lien étroit avec les attachés responsables de cellule pour le suivi administratif et budgétaire de leurs domaines respectifs ;
- Adapter son action aux besoins spécifiques de chaque cellule, tout en veillant à la cohérence globale des procédures mutualisées ;
- Participer à la circulation de l’information entre les cellules et la coordination opérationnelle ;
- Contribuer à la continuité du service en assurant, si besoin, le relais d’un collègue sur un autre secteur ;
- Favoriser la transversalité et la coopération ;

4 – Accueil, information et appui aux partenaires
L’assistant administratif assure un rôle d’accueil et d’appui relationnel essentiel dans les échanges entre la collectivité et ses interlocuteurs :
- Assurer un accueil téléphonique et physique courtois et professionnel ;
- Informer les porteurs de projets, associations ou partenaires sur le suivi administratif de leurs dossiers (subventions, conventions, paiements) ;
- Relayer les demandes et informations aux responsables de cellule ou agents instructeurs concernés ;
- Contribuer à la qualité de la relation de service et à la valorisation de l’action régionale.