RESPONSABLE SERVICE COURRIER ET ARCHIVES
Offre n° O974251231000007
Publiée le 31/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue du general lambert, Saint-Leu (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
09/02/2026
Date limite de candidature
08/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placée sous l'autorité de la Responsable de la Direction des Affaires Générales, au sein de la Direction Générale Adjointe Affaires générales et Services Publics, la responsable du service courrier et archives assure la gestion, la coordination et l'organisation du traitement du courrier entrant et sortant de la collectivité, ainsi que la gestion des archives communales (actives, intermédiaires et définitives), dans le respect des obligations légales et réglementaires.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion du courrier
Superviser la réception, le tri, l'enregistrement, le dispatching du courrier entrant, l'affranchissement et l'expédition du courrier sortant.
Suivre et optimiser les circuits du courrier (y compris dématérialisé).
Mise à jour des bases de données internes (répertoire des services, contacts, adresses.. Assurer la traçabilité et la confidentialité du courrier.
2. Gestion des archives
Participer au projet de modernisation de la gestion des archives communales (numérisation).
Élaborer et mettre à jour les outils de gestion archivistique (procédures, plans de classement, bordereaux de versement/élimination).
Sensibiliser et accompagner les services municipaux à la gestion documentaire.
Organiser le classement, l'inventaire et la conservation des archives communales.
Préparer les éliminations réglementaires et les versements aux Archives départementales. Veiller à la bonne conservation physique des documents (conditions de stockage, sécurité...)•
3. Encadrement et coordination
Encadrer les agents affectés au service (gestion des plannings, présences, organisation et répartitioh des tâches, évaluation des agents...)
Participer à la mise en place d'outils de dématérialisation et de gestion électronique des documents (GED).
4. Relations internes et externes
Travailler en lien avec l'ensemble des services municipaux.
Être l'interlocuteur des Archives Départementales et des prestataires spécialisés (transport, numérisation, etc.).
Superviser la réception, le tri, l'enregistrement, le dispatching du courrier entrant, l'affranchissement et l'expédition du courrier sortant.
Suivre et optimiser les circuits du courrier (y compris dématérialisé).
Mise à jour des bases de données internes (répertoire des services, contacts, adresses.. Assurer la traçabilité et la confidentialité du courrier.
2. Gestion des archives
Participer au projet de modernisation de la gestion des archives communales (numérisation).
Élaborer et mettre à jour les outils de gestion archivistique (procédures, plans de classement, bordereaux de versement/élimination).
Sensibiliser et accompagner les services municipaux à la gestion documentaire.
Organiser le classement, l'inventaire et la conservation des archives communales.
Préparer les éliminations réglementaires et les versements aux Archives départementales. Veiller à la bonne conservation physique des documents (conditions de stockage, sécurité...)•
3. Encadrement et coordination
Encadrer les agents affectés au service (gestion des plannings, présences, organisation et répartitioh des tâches, évaluation des agents...)
Participer à la mise en place d'outils de dématérialisation et de gestion électronique des documents (GED).
4. Relations internes et externes
Travailler en lien avec l'ensemble des services municipaux.
Être l'interlocuteur des Archives Départementales et des prestataires spécialisés (transport, numérisation, etc.).
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE SAVOIRS GENERAUX •
Maîtriser le logiciel d'enregistrement du courrier
Maîtriser les outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire.
Rédiger des procédures et des fiches pratiques.
Organiser méthodiquement l'information et les documents Connaissance de la réglementation en matière d'archives publiques.
Connaissance des circuits administratifs et du fonctionnement des collectivités territoriales.
Notions en gestion électronique de documents (GED).
Diplômes ou permis obliqatoires : Formation nécessaire :
Permis B Formations internes et externes en gestion documentaire, archivistique.
Conditions particulières d'exercice du métier :
Temps complet. Travail en bureau, déplacements ponctuels (vers services municipaux, dépôts, Archives départementales). Port de charges (manutention d'archives) possible. Utilisation régulière d'outils informatiques.
Savoir-être : Discrétion, rigueur et sens de la confidentialité. Sens de l'organisation et des responsabilités. Aptitudes relationnelles et esprit d'équipe. Autonomie, vigilance, réactivité et capacité à rendre compte.
En fonction des besoins de la collectivité, l'agent peut être réquisitionné pour assister la direction dans l'organisation et la préparation des opérations électorales, ou de la gestion des évènements météorologiques dangereux (PSS Cyclones).
SAVOIR FAIRE SAVOIRS GENERAUX •
Maîtriser le logiciel d'enregistrement du courrier
Maîtriser les outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire.
Rédiger des procédures et des fiches pratiques.
Organiser méthodiquement l'information et les documents Connaissance de la réglementation en matière d'archives publiques.
Connaissance des circuits administratifs et du fonctionnement des collectivités territoriales.
Notions en gestion électronique de documents (GED).
Diplômes ou permis obliqatoires : Formation nécessaire :
Permis B Formations internes et externes en gestion documentaire, archivistique.
Conditions particulières d'exercice du métier :
Temps complet. Travail en bureau, déplacements ponctuels (vers services municipaux, dépôts, Archives départementales). Port de charges (manutention d'archives) possible. Utilisation régulière d'outils informatiques.
Savoir-être : Discrétion, rigueur et sens de la confidentialité. Sens de l'organisation et des responsabilités. Aptitudes relationnelles et esprit d'équipe. Autonomie, vigilance, réactivité et capacité à rendre compte.
En fonction des besoins de la collectivité, l'agent peut être réquisitionné pour assister la direction dans l'organisation et la préparation des opérations électorales, ou de la gestion des évènements météorologiques dangereux (PSS Cyclones).
Contact et modalités de candidature
Contact
0262348003
Informations complémentaires
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.