* Missions principales :

Placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice, les missions de l’agent sont les suivantes :

• Veille au bon fonctionnement du Secrétariat Général qui regroupe le service courrier, les coursiers et l’accueil dont les missions sont les suivantes :
- L’accueil physique et téléphonique
- Les missions de coursiers
- Le traitement des courriers entrants et sortants par un logiciel « FOLLOWIN »
- La réalisation de travaux de bureautique (saisie et mise en forme des documents bureautique (courriers, tableaux…)
- Le traitement et le suivi des actes règlementaires (affichage, établissement du certificat d’affichage)
- La tenue des registres communaux (arrêtés, délibérations)
- La tenue du Recueil des Actes Administratifs et des documents règlementaires des organismes extérieurs
- La gestion des mails Mairie
- Le suivi de l’affichage en Mairie

• La gestion des fournitures administratives

• Organisation – Encadrement
- La gestion de l’accueil
- La gestion des coursiers
- La gestion des fax
- Planifier l’astreinte
- Mobiliser son équipe autour d’un projet de service
- Conduire un projet de service
- Favoriser la participation et l’expression des agents
- Piloter, suivre et contrôler l’activité des agents
- Gestion des conflits au sein de l’équipe
- Repérer et signaler les disfonctionnements
- Formuler des propositions dans le cadre du projet de service (organisation, missions, ressources)
- Planifier et répartir les activités en fonction des contraintes du service
- Apporter une aide technique et méthodologie aux agents
- Harmoniser les méthodes de travail entre services
- Animer des réunions de services
- Veiller à la réactivité et la qualité des services
- Organiser la diffusion de l’information au sein du service

• Gestion administrative
- Aide à la tenue et au suivi des procédures
- Réceptionne tous courriers et parapheurs destinés au DGS et au Maire et en assure le suivi
- Veille à l’élaboration, la production, le recueil, la correction, la rédaction, le classement, la diffusion et l’archivage des actes de l’assemblée délibérante
- Rédige les comptes rendus, notes et courriers divers
- Rédiger les documents administratifs
- Collecter, exploiter et organiser des données administratives
- Superviser la rédaction des documents et actes administratifs
- Recueillir, classer et archiver les documents
- Etablir un bilan d’activités et les objectifs
- Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d’activité
- Le recensement des déclarations de Meublés de Tourisme et des Chambres d’hôtes sur le territoire.

Missions complémentaires :
• Relation à l’usager :
- Analyser la nature de la demande
- Informer et conseiller l’usager sur sa demande
- Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande
- Procédures d’enregistrement et de transmission des demandes
- Orienter les l’usager vers les services et interlocuteurs compétents
- Participe à d’autres tâches placées sous la responsabilité de la direction

Conditions spécifiques d’exercice :
- Connaître les normes, les modèles et logiciels de présentation des documents
- Connaissance de l’outil informatique
- Utiliser la messagerie et les logiciels adaptés