* Activités et tâches :
° Accueil et gestion des flux de communication :
– Assurer l'accueil physique et téléphonique : réception, identification et orientation des visiteurs et des appelants (administrés, élus, partenaires institutionnels, services municipaux) avec courtoisie, discernement et représentativité ;
– Filtrer et transmettre les appels téléphoniques destinés au DGS et au Maire, en appliquant les consignes de priorisation définies par la direction et en prenant les messages avec précision ;
– Enregistrer et orienter le courrier entrant (papier et numérique) dans les délais requis, en assurant la traçabilité des envois et la transmission aux destinataires concernés ;
– Assurer l'envoi et le suivi du courrier sortant : mise sous pli, affranchissement, transmission aux services postaux ou dépôt auprès des destinataires internes, enregistrement des accusés de réception ;
– Tenir à jour les registres et tableaux de suivi des flux de correspondance de la Direction Générale, en garantissant la traçabilité complète des échanges.

° Saisie, mise en forme et gestion documentaire :
– Saisir, mettre en forme et corriger les documents administratifs demandés par la hiérarchie : courriers, notes internes, comptes rendus, convocations, tableaux, présentations, selon les modèles et chartes graphiques de la collectivité ;
– Préparer et mettre en forme les dossiers de travail : reliure, photocopies, classement des pièces, numérotation des annexes.
– Assurer la reprographie et la diffusion interne des documents : reproduction, scan, transmission électronique et distribution physique aux destinataires désignés ;
– Gérer le classement physique et numérique des documents du secrétariat de direction générale dans le respect des procédures d'archivage de la collectivité et des règles de confidentialité applicables ;
– Contribuer à la dématérialisation progressive des procédures documentaires en utilisant les outils numériques mis à disposition.

° Appui à la gestion de l'agenda et à la logistique des réunions :
– Prendre et confirmer les rendez-vous courants, en veillant à la cohérence avec le planning institutionnel ;
– Préparer matériellement les réunions et instances de direction : réservation des salles, préparation des espaces d'accueil, installation du matériel (vidéoprojecteur, paperboard, documents de séance), commande des rafraîchissements le cas échéant ;
– Envoyer les convocations et les ordres du jour aux participants désignés, dans les délais impartis et selon les procédures en vigueur ;
– Assurer l'accueil des participants lors des réunions institutionnelles et veiller au bon déroulement logistique des séances ;

° Gestion des fournitures et appui logistique courant :
– Gérer les stocks de fournitures de bureau du secrétariat : inventaire, passation des commandes auprès des services compétents, réception et distribution ;
– Assurer le suivi des équipements matériels du secrétariat : signalement des pannes ou dysfonctionnements, demandes d'intervention auprès du service informatique ou des services
techniques ;
– Apporter un appui logistique polyvalent à l'assistant(e) de direction pour toute tâche administrative ou matérielle nécessaire au bon fonctionnement du service ;
– Contribuer à la préparation logistique des événements institutionnels portés par la Direction Générale ou le Maire : cérémonies, réceptions, réunions publiques, déplacements officiels.

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
Relations avec tous les services, les élus, les administrations, les personnalités, les organismes extérieurs.

* Quotité de travail : Temps complet.