Responsable du secrétariat du Maire
Offre n° O974260421000003
Publiée le 22/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
125 rue du Dr raymond Vergès, Saint-Louis (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
26/05/2026
Date limite de candidature
22/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché principal
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe
Technicien
Ingénieur
Ingénieur principal
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe
Technicien
Ingénieur
Ingénieur principal
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e à l'autorité territoriale le.la responsable du secrétariat du Maire aura pour missions :
d'assister la Maire et lui apporter une aide constante et réactive en lien avec le Cabinet
-Piloter et coordonner l'activité du Secrétariat du Maire en assurant le management de l’équipe et l'organisation du service.
-Veiller à la bonne déclinaison opérationnelle de l’agenda de la Maire en lien étroit avec la Cheffe de Cabinet
-Assurer l’accueil physique et téléphonique (élus, cadres, administrations, administrés…).
-Formaliser et transmettre les demandes du maire en direction des différents interlocuteurs.
-Assurer le lien avec le secrétariat des élus, notamment dans la gestion des représentations ou dans le suivi des audiences
-Garantir la bonne circulation des informations et un travail transversal avec l'ensemble des services municipaux.
d'assister la Maire et lui apporter une aide constante et réactive en lien avec le Cabinet
-Piloter et coordonner l'activité du Secrétariat du Maire en assurant le management de l’équipe et l'organisation du service.
-Veiller à la bonne déclinaison opérationnelle de l’agenda de la Maire en lien étroit avec la Cheffe de Cabinet
-Assurer l’accueil physique et téléphonique (élus, cadres, administrations, administrés…).
-Formaliser et transmettre les demandes du maire en direction des différents interlocuteurs.
-Assurer le lien avec le secrétariat des élus, notamment dans la gestion des représentations ou dans le suivi des audiences
-Garantir la bonne circulation des informations et un travail transversal avec l'ensemble des services municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Supervision et coordination du travail des agents du service pour assurer la continuité des missions et répartir les charges de travail en fonction de l'actualité.
-Gestion de la messagerie dédiée.
-Prise de rendez-vous et suivi.
-Gestion des invitations en lien étroit avec le Cabinet.
-Mise en place et gestion de l'organisation et du suivi des réunions internes et externes : réservation de salle, invitations, comptes rendus de réunions.
-Suivi du courrier adressé au Maire et des parapheurs en lien avec le Secrétariat général.
-Organiser les déplacements du Maire
-Préparer et centraliser les dossiers afférents aux réunions et aux rendez-vous, en lien avec la Direction générale des Services et/ou le Cabinet
-Rédaction d'écrits utiles au bon fonctionnement du secrétariat du maire (prise de notes, compte rendu, courrier, note, rapport etc).
-Gestion du planning des congés des agents.
-Gestion des bases de données et répertoires
-Gestion des fournitures courantes.
-Classement et archivage des dossiers selon la procédure.
-Gestion de la messagerie dédiée.
-Prise de rendez-vous et suivi.
-Gestion des invitations en lien étroit avec le Cabinet.
-Mise en place et gestion de l'organisation et du suivi des réunions internes et externes : réservation de salle, invitations, comptes rendus de réunions.
-Suivi du courrier adressé au Maire et des parapheurs en lien avec le Secrétariat général.
-Organiser les déplacements du Maire
-Préparer et centraliser les dossiers afférents aux réunions et aux rendez-vous, en lien avec la Direction générale des Services et/ou le Cabinet
-Rédaction d'écrits utiles au bon fonctionnement du secrétariat du maire (prise de notes, compte rendu, courrier, note, rapport etc).
-Gestion du planning des congés des agents.
-Gestion des bases de données et répertoires
-Gestion des fournitures courantes.
-Classement et archivage des dossiers selon la procédure.
Profils recherchés
Savoirs :
-Connaissance de l’environnement territorial et des acteurs publics (cadre institutionnel, organisationnel et managérial des collectivités territoriales) à l’échelle locale, régionale et nationale.
-Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité.
-Capacité d’analyse rapide des demandes et d’évaluation des degrés d’urgence afin d’opérer un premier filtrage.
-Capacité à renseigner ou à relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent pour traiter la demande.
-Capacité à créer des outils de suivi et être force de proposition en la matière.
Savoir faire
-Disposer d’une bonne expression orale et écrite.
-Avoir un sens pointu de l’organisation.
-Définir des priorités et gérer des urgences
-S’adapter aux divers interlocuteurs
-Superviser un agenda et les prises de rendez-vous.
-Être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique.
Savoir être
-Bon relationnel et sens du contact,
-Disponibilité,
-Aisance rédactionnelle
-Discrétion et respecter du devoir de réserve
-Rigoureux,
-Réactif,
-Autonome,
-Esprit d'initiative.
-Connaissance de l’environnement territorial et des acteurs publics (cadre institutionnel, organisationnel et managérial des collectivités territoriales) à l’échelle locale, régionale et nationale.
-Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité.
-Capacité d’analyse rapide des demandes et d’évaluation des degrés d’urgence afin d’opérer un premier filtrage.
-Capacité à renseigner ou à relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent pour traiter la demande.
-Capacité à créer des outils de suivi et être force de proposition en la matière.
Savoir faire
-Disposer d’une bonne expression orale et écrite.
-Avoir un sens pointu de l’organisation.
-Définir des priorités et gérer des urgences
-S’adapter aux divers interlocuteurs
-Superviser un agenda et les prises de rendez-vous.
-Être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique.
Savoir être
-Bon relationnel et sens du contact,
-Disponibilité,
-Aisance rédactionnelle
-Discrétion et respecter du devoir de réserve
-Rigoureux,
-Réactif,
-Autonome,
-Esprit d'initiative.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262912463
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature (CV+ lettre de motivation) à Madame le Maire avant le 22 mai 2026 à l'adresse suivante: Mairie de Saint-Louis - Direction des ressources humaines 125 rue du Docteur Raymond Vergès 97450 Saint-Louis ou par courriel: rhcarriere@saintlouis.re
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT LOUIS
>125 rue du Dr raymond Vergès
97450 Saint louis
>125 rue du Dr raymond Vergès
97450 Saint louis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.