Secrétaire des élus
Offre n° O974260917000046
Publiée le 17/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
66 rue du pere boiteau, Cilaos (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
02/11/2026
Date limite de candidature
18/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité directe de la Direction Générale des Services, l’agent :
- Assure le fonctionnement du secrétariat de la Maire et des élus :
• Accueil et relation avec les administrés
• Assistante administrative de la Maire et des élus
• Organisation et planification des réunions
- Apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossier.
- Est le relais entre les élus, le cabinet de la Maire et les personnes extérieures
Activités secondaires :
Travail sur les dossiers spécifiques en lien avec les priorités de l’élu.
- Assure le fonctionnement du secrétariat de la Maire et des élus :
• Accueil et relation avec les administrés
• Assistante administrative de la Maire et des élus
• Organisation et planification des réunions
- Apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossier.
- Est le relais entre les élus, le cabinet de la Maire et les personnes extérieures
Activités secondaires :
Travail sur les dossiers spécifiques en lien avec les priorités de l’élu.
Missions / conditions d'exercice
Organisation permanente de la vie professionnelle de l’élu :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rédaction d’écrits et de prises de paroles.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Organiser les déplacements.
- Enregistrement du courrier.
- Etablir une relation de confiance.
- Accueil physique et téléphonique des administrés et autres personnes souhaitant prendre contact avec les élus.
- Gérer le protocole (cérémonies officielles)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec l’élu.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rédaction d’écrits et de prises de paroles.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Organiser les déplacements.
- Enregistrement du courrier.
- Etablir une relation de confiance.
- Accueil physique et téléphonique des administrés et autres personnes souhaitant prendre contact avec les élus.
- Gérer le protocole (cérémonies officielles)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec l’élu.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.
Profils recherchés
Profil du poste :
Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics
Être rigoureux, réactif et autonome
Disposer d’une bonne expression orale et écrite
Avoir un sens pointu de l’organisation
Définir des priorités et gérer des urgences
S’adapter aux divers interlocuteurs
Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
Être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique
Avoir le sens du contact
Faire preuve de discrétion
Respecter le devoir de réserve
Relations fonctionnelles
Le(a) secrétaire des élus connaît les rouages et le fonctionnement des collectivités locales ainsi que les délégations politiques.
Bon relationnel avec la Maire et les élus, le DGS, les chefs de service
Relations avec les administrés
Relationnels ponctuels avec les différents partenaires territoriaux
Disponibilité, aisance rédactionnelle et discrétion sont les qualités indispensables pour exercer cette profession.
Contraintes du service
Savoir gérer les priorités
Faire face aux mécontentements des administrés ou à leurs nombreuses doléances
Contraintes horaires
Respect des obligations de discrétion et confidentialité
Disponibilité vis-à-vis des cadres
Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics
Être rigoureux, réactif et autonome
Disposer d’une bonne expression orale et écrite
Avoir un sens pointu de l’organisation
Définir des priorités et gérer des urgences
S’adapter aux divers interlocuteurs
Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
Être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique
Avoir le sens du contact
Faire preuve de discrétion
Respecter le devoir de réserve
Relations fonctionnelles
Le(a) secrétaire des élus connaît les rouages et le fonctionnement des collectivités locales ainsi que les délégations politiques.
Bon relationnel avec la Maire et les élus, le DGS, les chefs de service
Relations avec les administrés
Relationnels ponctuels avec les différents partenaires territoriaux
Disponibilité, aisance rédactionnelle et discrétion sont les qualités indispensables pour exercer cette profession.
Contraintes du service
Savoir gérer les priorités
Faire face aux mécontentements des administrés ou à leurs nombreuses doléances
Contraintes horaires
Respect des obligations de discrétion et confidentialité
Disponibilité vis-à-vis des cadres
Contact et modalités de candidature
Contact
0262318989
Informations complémentaires
Vos candidatures, comportant obligatoirement un CV, une lettre de motivation l’intitulé du poste ainsi que la référence de l’offre devront être transmises de préférence par mail à personnel@ville-cilaos.fr, ou par voie postale à la : Ville de Cilaos, 66 rue du Père Boiteau 97413 CILAOS dans les délais impartis. ATTENTION : nous prendrons en considération les candidatures qui nous parviennent dans les délais du présent appel à candidature. Du fait de l’acheminement par voie postale, merci de prendre vos dispositions pour que votre candidature soit reçue avant la date limite.
Aucune communication téléphonique liée à cette offre ne sera prise en considération. Tous renseignements devant être demandés par mail à l'adresse précitée.
Emploi à temps complet accessible par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ou par voie contractuelle sur le fondement de l’article 3-3-2° de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984. Les fonctionnaires titulaires devront joindre à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative obligatoirement et/ou tout autre document permettant de connaitre leur position administrative en cours. Les lauréats de concours devront joindre obligatoirement leur justificatif de réussite au concours.
Aucune communication téléphonique liée à cette offre ne sera prise en considération. Tous renseignements devant être demandés par mail à l'adresse précitée.
Emploi à temps complet accessible par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ou par voie contractuelle sur le fondement de l’article 3-3-2° de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984. Les fonctionnaires titulaires devront joindre à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative obligatoirement et/ou tout autre document permettant de connaitre leur position administrative en cours. Les lauréats de concours devront joindre obligatoirement leur justificatif de réussite au concours.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.