Assistant(e) de gestion administrative
Offre n° O976240408000208
Publiée le 09/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Kani keli
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
07/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant ou l'assistante de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il ou elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Missions / conditions d'exercice
- Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, recevoir filtrer et réorienter les courriers électroniques, saisir des documents de formes et de contenus divers, gérer et actualiser une base d'informations, rechercher des informations notamment réglementaires, vérifier la validité des informations traitées, utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion, rédiger des documents administratifs, tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, enregistrer ou saisir des données informatiques, rédiger des comptes-rendus.
- Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes, répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, rechercher et diffuser des informations, hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, orienter conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, conseiller les usagers et agents sur les procédures, rédiger des notes synthétiques, surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, photocopier et assembler des documents, trier classer et archiver des documents, synthétiser et présenter des informations, rechercher et diffuser des informations, préparer les dossiers pour les instances, identifier les sources de documentation.
- Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous, renseigner des tableaux de suivi des activités du service, assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, utiliser des logiciels et des progiciels.
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, recevoir filtrer et réorienter les courriers électroniques, saisir des documents de formes et de contenus divers, gérer et actualiser une base d'informations, rechercher des informations notamment réglementaires, vérifier la validité des informations traitées, utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion, rédiger des documents administratifs, tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, enregistrer ou saisir des données informatiques, rédiger des comptes-rendus.
- Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes, répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, rechercher et diffuser des informations, hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, orienter conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, conseiller les usagers et agents sur les procédures, rédiger des notes synthétiques, surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, photocopier et assembler des documents, trier classer et archiver des documents, synthétiser et présenter des informations, rechercher et diffuser des informations, préparer les dossiers pour les instances, identifier les sources de documentation.
- Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous, renseigner des tableaux de suivi des activités du service, assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, utiliser des logiciels et des progiciels.
Profils recherchés
Communication orale et écrite; techniques de secrétariat; progiciels de gestion; procédure du service; logiciels de bureautique; vocabulaire professionnel du service; procédure administratives; techniques de recherche documentaire.
Contact
Contact
0269621731
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à adresser à :
Monsieur le Maire de Kani-Kéli
1, rue de la mairie, 97625 Kani-Kéli
mail : mairiedekanikeli@mairiedekanikeli.fr
ou ressourceshumaines@mairiedekanikeli.fr
Monsieur le Maire de Kani-Kéli
1, rue de la mairie, 97625 Kani-Kéli
mail : mairiedekanikeli@mairiedekanikeli.fr
ou ressourceshumaines@mairiedekanikeli.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.