Assistant Administratif (h/f)
Offre n° O976260907000687
Publiée le 07/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue de l'hôtel de Ville, Dzaoudzi (Mayotte (976))
Poste à pourvoir le
07/10/2026
Date limite de candidature
07/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Résumé de la fonction
L’agent est chargé d’assurer un accueil physique et téléphonique bienveillant, auprès des personnes handicapées et de leur famille. Il assure la gestion administrative des dossiers de demande de la MDPH, de leur création à leur instruction. Il gère l’ensemble des tâches administratives relatives au fonctionnement et à l’organisation de l’antenne de Petite Terre. Il est l’interlocuteur privilégié des usagers et procède au traitement administratif relatif au service y compris les pièces complémentaires recueillies et courriers à rédiger et envoyer conformément aux procédures de la MDPH.
L’agent aura la charge de la numérisation des dossiers physiques réceptionnées pour traitement via la Gestion Electronique des Documents.
Relations fonctionnelles
En interne :
Relations permanentes avec son supérieur hiérarchique et coopération avec l’ensemble des autres agents de la MDP.
En externe :
Relations avec les usagers, les services de l'Assemblée de Mayotte, les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS), les CCAS, le Rectorat, les Maisons France Services (MFS), les associations ainsi que l'ensemble des partenaires institutionnels.
L’agent est chargé d’assurer un accueil physique et téléphonique bienveillant, auprès des personnes handicapées et de leur famille. Il assure la gestion administrative des dossiers de demande de la MDPH, de leur création à leur instruction. Il gère l’ensemble des tâches administratives relatives au fonctionnement et à l’organisation de l’antenne de Petite Terre. Il est l’interlocuteur privilégié des usagers et procède au traitement administratif relatif au service y compris les pièces complémentaires recueillies et courriers à rédiger et envoyer conformément aux procédures de la MDPH.
L’agent aura la charge de la numérisation des dossiers physiques réceptionnées pour traitement via la Gestion Electronique des Documents.
Relations fonctionnelles
En interne :
Relations permanentes avec son supérieur hiérarchique et coopération avec l’ensemble des autres agents de la MDP.
En externe :
Relations avec les usagers, les services de l'Assemblée de Mayotte, les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS), les CCAS, le Rectorat, les Maisons France Services (MFS), les associations ainsi que l'ensemble des partenaires institutionnels.
Missions / conditions d'exercice
Activités/tâches principales du poste
Accueil et information des usagers
- Accueillir le public en présentiel, par téléphone et par courrier
- Informer les usagers sur les droits prestations et dispositifs relevant de la MDPH
- Identifier les besoins des usagers et apporter une réponse de premier niveau
- Prise de rendez-vous avec les usagers dans le cadre des recours
- Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou partenaires compétent lorsque la demande le nécessite
Gestion des dossiers, des courriers et courriels
- Délivrer les formulaires de demandes de prestations en accompagnant au remplissage
- Réceptionner les dossiers (physiques / numériques) et vérifier la complétude (date, signature, pièces manquantes …) et apposer le cachet « arrivé »
- Créer l’individu sur le système d’information de la MDPH
- Numériser les dossiers physiques réceptionnées pour traitement via la GED
- Répondre aux mails et transférer ceux concernant les différents pôles et veiller à leur suivi
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Réceptionner, classer et enregistrer le courrier
- Collecter les données statistiques relatives à l’accueil et compléter les tableaux correspondants
Instruction administrative des dossiers
- Réceptionner et enregistrer et contrôler la complétude et la recevabilité des demandes
- Vérifier la conformité des pièces administratives
- Solliciter les pièces complémentaires auprès des usagers
- Préparer les dossiers en vue de leur évaluation par l’équipe pluridisciplinaire
Gérer l’activité de l’antenne
- Organiser les rendez-vous et gérer les permanences
- Participer à la continuité de service et au bon fonctionnement de l’accueil
- Participer à la diffusion des informations auprès des partenaires locaux
- Collaborer avec les équipes de la maison France Service et de l’Assemblée de Mayotte
- Contribuer au partenariat local en faveur des personnes en situation de handicap
- Gérer le planning de la salle de réunions
- Veiller à la bonne organisation de l’espace d’attente (disposition, propreté …)
- Créer un fonds documentaire mis à disposition du public : alimenter, vérifier, renouveler (Fiches thématiques, annuaires des organismes, flyers sur les prestations…)
Accueil et information des usagers
- Accueillir le public en présentiel, par téléphone et par courrier
- Informer les usagers sur les droits prestations et dispositifs relevant de la MDPH
- Identifier les besoins des usagers et apporter une réponse de premier niveau
- Prise de rendez-vous avec les usagers dans le cadre des recours
- Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou partenaires compétent lorsque la demande le nécessite
Gestion des dossiers, des courriers et courriels
- Délivrer les formulaires de demandes de prestations en accompagnant au remplissage
- Réceptionner les dossiers (physiques / numériques) et vérifier la complétude (date, signature, pièces manquantes …) et apposer le cachet « arrivé »
- Créer l’individu sur le système d’information de la MDPH
- Numériser les dossiers physiques réceptionnées pour traitement via la GED
- Répondre aux mails et transférer ceux concernant les différents pôles et veiller à leur suivi
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Réceptionner, classer et enregistrer le courrier
- Collecter les données statistiques relatives à l’accueil et compléter les tableaux correspondants
Instruction administrative des dossiers
- Réceptionner et enregistrer et contrôler la complétude et la recevabilité des demandes
- Vérifier la conformité des pièces administratives
- Solliciter les pièces complémentaires auprès des usagers
- Préparer les dossiers en vue de leur évaluation par l’équipe pluridisciplinaire
Gérer l’activité de l’antenne
- Organiser les rendez-vous et gérer les permanences
- Participer à la continuité de service et au bon fonctionnement de l’accueil
- Participer à la diffusion des informations auprès des partenaires locaux
- Collaborer avec les équipes de la maison France Service et de l’Assemblée de Mayotte
- Contribuer au partenariat local en faveur des personnes en situation de handicap
- Gérer le planning de la salle de réunions
- Veiller à la bonne organisation de l’espace d’attente (disposition, propreté …)
- Créer un fonds documentaire mis à disposition du public : alimenter, vérifier, renouveler (Fiches thématiques, annuaires des organismes, flyers sur les prestations…)
Profils recherchés
Compétences requises
Connaissances
Maîtrise du fonctionnement du GIP MDPH
Connaissance du domaine du handicap et de la législation s’y rapportant
Maîtrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (messagerie interne, pack Microsoft office, GED multigeste, IODAS, ………)
Environnement institutionnel et médico-social
Savoir-faire
Accueillir et accompagner des publics en situation de vulnérabilité
Instruire les demandes avec rigueur
Gérer simultanément plusieurs sollicitations
Maîtrise orale et écrite de la langue française et la langue des signes
Savoir identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence et ou d’importance
Maîtrise orale du Shimaoré et Kibushi
Savoir être
Discrétion, sens de la confidentialité et du secret professionnel
Sens de l’accueil, du contact et de l’écoute
Autonomie et esprit d’initiative
Gestion des situations complexes et conflictuelles
Sens de l’organisation, rigueur et méthode, capacité à travailler en équipe
Autonomie et responsabilité dans l’exercice des activités quotidiennes
Diplôme
BTS Support à l’Action Managériale (SAM).
BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (SP3S)
Licence professionnelle dans le domaine de l’administration, du social ou du médico-social
Connaissances
Maîtrise du fonctionnement du GIP MDPH
Connaissance du domaine du handicap et de la législation s’y rapportant
Maîtrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (messagerie interne, pack Microsoft office, GED multigeste, IODAS, ………)
Environnement institutionnel et médico-social
Savoir-faire
Accueillir et accompagner des publics en situation de vulnérabilité
Instruire les demandes avec rigueur
Gérer simultanément plusieurs sollicitations
Maîtrise orale et écrite de la langue française et la langue des signes
Savoir identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence et ou d’importance
Maîtrise orale du Shimaoré et Kibushi
Savoir être
Discrétion, sens de la confidentialité et du secret professionnel
Sens de l’accueil, du contact et de l’écoute
Autonomie et esprit d’initiative
Gestion des situations complexes et conflictuelles
Sens de l’organisation, rigueur et méthode, capacité à travailler en équipe
Autonomie et responsabilité dans l’exercice des activités quotidiennes
Diplôme
BTS Support à l’Action Managériale (SAM).
BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (SP3S)
Licence professionnelle dans le domaine de l’administration, du social ou du médico-social
Contact et modalités de candidature
Contact
0269802100
Informations complémentaires
LES PARTICULARITES/CONTRAINTES DU POSTE
Savoir adapter son intervention aux différents publics accueillis et situations complexes
Être accueillant patient et bienveillant
Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins du service
Savoir adapter son intervention aux différents publics accueillis et situations complexes
Être accueillant patient et bienveillant
Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins du service
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.