ASSISTANT PAO (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978240301372214
Publiée le 01/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
29/04/2024
Date limite de candidature
08/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) administratif(ve) participe à toutes les actions dévolues au service Protocole et Coordinations Événementiels.
Il/Elle seconde le Responsable du service et le remplace, dans la plénitude de ses fonctions, en cas d'absence ou d'incapacité ponctuelle.
Il/Elle assure l'accueil (physique et téléphonique) pour le service et oriente le public vers les cellules concernées en fonction de la demande.
L'assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif et financier du service (courrier, bons de commande, comptabilité et relances fournisseurs etc.)
Il/Elle assure le suivi des procédures en lien avec les Ressources Humaines pour l'ensemble du personnel du service.
Il/ Elle assiste la responsable du service dans la préparation et la coordination des visites protocolaires, dans la mise en œuvre des inaugurations officielles et de tous les événements organisés par la Ville. Elle (il) assiste aux événements et seconde la responsable dans la gestion de l'organisation (placements protocolaires, tenue de la liste d'émargements, découpe de ruban, etc...)
L'assistant(e) administratif(ve) se charge de l'envoi des invitations aux différentes institutions, collectivités et organismes d'état, tient à jour et alimente de façon régulière la base de données des invités protocolaires.
Elle gère le planning de réservation des salles de réunion de la collectivité.
L'assistant(e) administratif(ve) du service assure la gestion des commandes de denrées périssables ou non périssables qui émanent des autres services.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Il/Elle seconde le Responsable du service et le remplace, dans la plénitude de ses fonctions, en cas d'absence ou d'incapacité ponctuelle.
Il/Elle assure l'accueil (physique et téléphonique) pour le service et oriente le public vers les cellules concernées en fonction de la demande.
L'assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif et financier du service (courrier, bons de commande, comptabilité et relances fournisseurs etc.)
Il/Elle assure le suivi des procédures en lien avec les Ressources Humaines pour l'ensemble du personnel du service.
Il/ Elle assiste la responsable du service dans la préparation et la coordination des visites protocolaires, dans la mise en œuvre des inaugurations officielles et de tous les événements organisés par la Ville. Elle (il) assiste aux événements et seconde la responsable dans la gestion de l'organisation (placements protocolaires, tenue de la liste d'émargements, découpe de ruban, etc...)
L'assistant(e) administratif(ve) se charge de l'envoi des invitations aux différentes institutions, collectivités et organismes d'état, tient à jour et alimente de façon régulière la base de données des invités protocolaires.
Elle gère le planning de réservation des salles de réunion de la collectivité.
L'assistant(e) administratif(ve) du service assure la gestion des commandes de denrées périssables ou non périssables qui émanent des autres services.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Accueillir
* Informer et orienter le public et les agents des services sur les missions du Service Protocole et Coordination Événementiels
* Accueillir les personnalités et le public lors des différentes manifestations et effectuer les placement protocolaires en fonction des grades et qualités
* Vérifier que le Maire dispose de son discours et de son écharpe pour les manifestations publiques
* Gérer
* Assurer le suivi administratif des courriers, mails et demandes diverses destinées au service
* Assurer le suivi financier des bons de commande, factures et des marchés en cours
* Commander les denrées et consommables pour le service
* Envoyer les invitations protocolaires pour les institutions, organismes, partenaires et autres structures désignées par la hiérarchie et gérer les retours de présence
* Assurer le suivi du planning de réservation de salles
* Alimenter les bases de données informatisées via Eudonet
* Assurer et suivre les commandes de bouquets pour les décès, noces d'or, et mariages
* Participer
* Participer aux réunions liées à l'organisation des cérémonies protocolaires
* Participer aux réunions liées à l'organisation des événements se déroulant sur la commune et nécessitant la présence du service Protocole
Faire respecter les règles de préséance dans les prises de parole et lors des placements protocolaires
* Informer et orienter le public et les agents des services sur les missions du Service Protocole et Coordination Événementiels
* Accueillir les personnalités et le public lors des différentes manifestations et effectuer les placement protocolaires en fonction des grades et qualités
* Vérifier que le Maire dispose de son discours et de son écharpe pour les manifestations publiques
* Gérer
* Assurer le suivi administratif des courriers, mails et demandes diverses destinées au service
* Assurer le suivi financier des bons de commande, factures et des marchés en cours
* Commander les denrées et consommables pour le service
* Envoyer les invitations protocolaires pour les institutions, organismes, partenaires et autres structures désignées par la hiérarchie et gérer les retours de présence
* Assurer le suivi du planning de réservation de salles
* Alimenter les bases de données informatisées via Eudonet
* Assurer et suivre les commandes de bouquets pour les décès, noces d'or, et mariages
* Participer
* Participer aux réunions liées à l'organisation des cérémonies protocolaires
* Participer aux réunions liées à l'organisation des événements se déroulant sur la commune et nécessitant la présence du service Protocole
Faire respecter les règles de préséance dans les prises de parole et lors des placements protocolaires
Profils recherchés
Avoir a minima le baccalauréat, une bonne connaissance de l'orthographe, des notions d'anglais
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, applicables dans la collectivité
* Bonne connaissance des services de la collectivité
* Maîtrise des outils bureautiques
* Maîtrise des outils CIRIL et EUDONET
* Aisance rédactionnelle
* Bon relationnel
Savoir-faire spécifique
L'assistant(e) administratif(ve) du service doit avoir des connaissances spécifiques pour faire respecter les règles protocolaires de préséance en matière de placement des personnalités, de leur prises de parole et de de leur accueil au sein de la collectivité et lors des manifestations publiques organisées par la Ville.
* Rigueur et professionnalisme
* Sens du service public
* Sociabilité et dynamisme
* Travail en équipe
* Respect du devoir de réserve, discrétion professionnelle
* Organisation et autonomie
* Force de proposition, prise d'initiatives
* Disponibilité
* Réactivité
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, applicables dans la collectivité
* Bonne connaissance des services de la collectivité
* Maîtrise des outils bureautiques
* Maîtrise des outils CIRIL et EUDONET
* Aisance rédactionnelle
* Bon relationnel
Savoir-faire spécifique
L'assistant(e) administratif(ve) du service doit avoir des connaissances spécifiques pour faire respecter les règles protocolaires de préséance en matière de placement des personnalités, de leur prises de parole et de de leur accueil au sein de la collectivité et lors des manifestations publiques organisées par la Ville.
* Rigueur et professionnalisme
* Sens du service public
* Sociabilité et dynamisme
* Travail en équipe
* Respect du devoir de réserve, discrétion professionnelle
* Organisation et autonomie
* Force de proposition, prise d'initiatives
* Disponibilité
* Réactivité
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 08/04/2024 . Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.