Assistant Administratif (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978240301372792
Publiée le 01/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
08/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant administratif (H/F) assure la traçabilité et la transmission quotidienne des courriers, fax et mails dans les différents services municipaux ainsi que l'envoi postal des documents provenant de ces services, dans un objectif final de réduction des délais de réponse et donc d'amélioration du service public rendu à l'usager. Centralise l'enregistrement et la ventilation des courriers entrants et sortants.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Réception et transmission du courrier arrivé dans les différents services municipaux
* Réceptionner les courriers lors du passage quotidien du facteur.
* Trier l'ensemble des courriers selon les destinataires.
* Numériser et enregistrer ces courriers sous Cindoc : les dispatcher dans les bonnes bannettes électroniques en les classant dans la typologie identifiées.
* Transmettre la version papiers uniquement dans les cas définis au préalable
* Mise en circulation de parapheurs
* Imprimer quotidiennement et tout au long de la journée les courriers mis à la signature par les services via Cindoc.
* Identifier le signataire de chacun de ces courriers et les répartir dans les parapheurs correspondants.
* Transmettre les parapheurs plein aux coursiers pour diffusion dans le service compétent.
* Au retour des parapheurs, apposer e cachet de La Marianne sur la signature de chacun des courriers signés, les scanner et les enregistrer dans CINDOC, avant de les mettre sous pli pour la cellule départ.
* Affranchissement des courriers
* Affranchir le courrier
* Clôturer le courrier dans Cindoc
* Accueil téléphonique et physique
* Informer, orienter et renseigner tout usager souhaitant obtenir des informations sur l'état de traitement de son courrier.
* Traitement et suivi administratif
* Préparer, enregistrer des bons de commande
* Réceptionner les courriers lors du passage quotidien du facteur.
* Trier l'ensemble des courriers selon les destinataires.
* Numériser et enregistrer ces courriers sous Cindoc : les dispatcher dans les bonnes bannettes électroniques en les classant dans la typologie identifiées.
* Transmettre la version papiers uniquement dans les cas définis au préalable
* Mise en circulation de parapheurs
* Imprimer quotidiennement et tout au long de la journée les courriers mis à la signature par les services via Cindoc.
* Identifier le signataire de chacun de ces courriers et les répartir dans les parapheurs correspondants.
* Transmettre les parapheurs plein aux coursiers pour diffusion dans le service compétent.
* Au retour des parapheurs, apposer e cachet de La Marianne sur la signature de chacun des courriers signés, les scanner et les enregistrer dans CINDOC, avant de les mettre sous pli pour la cellule départ.
* Affranchissement des courriers
* Affranchir le courrier
* Clôturer le courrier dans Cindoc
* Accueil téléphonique et physique
* Informer, orienter et renseigner tout usager souhaitant obtenir des informations sur l'état de traitement de son courrier.
* Traitement et suivi administratif
* Préparer, enregistrer des bons de commande
Profils recherchés
* Connaissances solides dans l'organisation interne de la collectivité et des spécificités des différents services.
* Connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Capacité de lecture rapide
* Vision transversale
* Capacité rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalente
* Dynamisme
* Motivation
* Connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Capacité de lecture rapide
* Vision transversale
* Capacité rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalente
* Dynamisme
* Motivation
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 08/04/2024 . Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.