Assistant Administratif (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978240301375848
Publiée le 05/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
08/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la Responsabilité du Responsable du Service de Dynamisation des Bassins de Vie -Secteur Nord, vous coordonnez l'ensemble des taches liées à la gestion du courrier, au secrétariat du service, traitement des bons de commande, gestion administrative des factures, suivre et mettre à jour le tableau des subventions des associations du secteur Nord, centraliser le planning d'activité des Bassins de Vie du secteur Nord et centraliser les informations entre le responsable du service et l'équipe.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Relever et transmettre les messages
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
* Classer, archiver les documents
* Préparer, enregistrer des bons de commande
* Enregistrer des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Centraliser les informations entre le responsable du service et l'équipe.
* Centraliser le planning d'activité des Bassins de Vie du secteur Nord
* Suivre et mettre à jour le tableau des subventions des associations du secteur Nord
* Suivi administratif des personnels
* Tenir à jour les plannings de congés du service
* Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
* Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Relever et transmettre les messages
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
* Classer, archiver les documents
* Préparer, enregistrer des bons de commande
* Enregistrer des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Centraliser les informations entre le responsable du service et l'équipe.
* Centraliser le planning d'activité des Bassins de Vie du secteur Nord
* Suivre et mettre à jour le tableau des subventions des associations du secteur Nord
* Suivi administratif des personnels
* Tenir à jour les plannings de congés du service
* Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Profils recherchés
* Connaissances approfondies des secteurs d'intervention
* Connaissances des acteurs et réseaux intervenants sur le secteur
* Connaissances en technique d'animation professionnelle
* Connaissances de la démarche de projet développement local (Méthode d'ingénierie de projet)
* Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services
* Règles de l'expression orale et écrite
* Écrits professionnels
* Vocabulaire professionnel
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Libre office) de logiciel métier (DOC FLOW, CINDOC, Planification)
* Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
* Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
* RGPD
* Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
* Être capable de collecter et de partager avec les services compétents et avec l'environnement interne les demandes ou besoins des porteurs de projet
* Maîtrise les relations transversales et partenariales
* Maîtrise des outils informatiques et bureautique
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Sens relationnel important : sociabilité
* Sens du dialogue et de l'écoute
* Capacités intrinsèques à gérer des situations de conflits
* Aptitude à travailler en équipe et en transversal
* Qualités relationnelles
* Qualités d'écoute
* Capacité d'analyse
* Capacité rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalente
* Dynamisme
* Motivation
* Connaissances des acteurs et réseaux intervenants sur le secteur
* Connaissances en technique d'animation professionnelle
* Connaissances de la démarche de projet développement local (Méthode d'ingénierie de projet)
* Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services
* Règles de l'expression orale et écrite
* Écrits professionnels
* Vocabulaire professionnel
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Libre office) de logiciel métier (DOC FLOW, CINDOC, Planification)
* Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
* Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
* RGPD
* Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
* Être capable de collecter et de partager avec les services compétents et avec l'environnement interne les demandes ou besoins des porteurs de projet
* Maîtrise les relations transversales et partenariales
* Maîtrise des outils informatiques et bureautique
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Sens relationnel important : sociabilité
* Sens du dialogue et de l'écoute
* Capacités intrinsèques à gérer des situations de conflits
* Aptitude à travailler en équipe et en transversal
* Qualités relationnelles
* Qualités d'écoute
* Capacité d'analyse
* Capacité rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalente
* Dynamisme
* Motivation
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 08/04/2024 . Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.