Assistant Administratif CLD (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978240318000598
Publiée le 18/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
22/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Proximité et de la Politique de la Ville, sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service Citoyenneté et politique de la Ville, l’assistant administratif (H/F) a pour missions d’assister le responsable dans l'organisation du travail des équipes et du service. Il/Elle assure des taches administratives et de gestion de l’information.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Accueil physique et téléphonique
• Réaliser et préparer des documents administratifs (notes internes, fiches de suivis, rapport d’accident, Procès-Verbaux…)
• Recueillir et traiter les informations en liens avec les missions du service
• Assister le responsable de service sur l’organisation et la mise en œuvre des projets
• Suivre et actualiser les outils de pilotage et de planification
• Référent administratif du service sur l’édition et le suivi des bons de commande
• Peut être sollicitée sur des évènements ponctuels organisés par la Direction
• Peut être amenée à assurer l’intérim des assistantes administratives du service et l’accueil de la Direction
• Peut être mobilisée sur des temps de travail en horaires décalées, voir en week-end.
Conditions spécifiques : Peut être amené à travailler en dehors des horaires de bureau en fonction des projets portés par le service et la direction
Moyens à disposition :
• Bureau
• Ordinateur
• Téléphone fixe
• Réaliser et préparer des documents administratifs (notes internes, fiches de suivis, rapport d’accident, Procès-Verbaux…)
• Recueillir et traiter les informations en liens avec les missions du service
• Assister le responsable de service sur l’organisation et la mise en œuvre des projets
• Suivre et actualiser les outils de pilotage et de planification
• Référent administratif du service sur l’édition et le suivi des bons de commande
• Peut être sollicitée sur des évènements ponctuels organisés par la Direction
• Peut être amenée à assurer l’intérim des assistantes administratives du service et l’accueil de la Direction
• Peut être mobilisée sur des temps de travail en horaires décalées, voir en week-end.
Conditions spécifiques : Peut être amené à travailler en dehors des horaires de bureau en fonction des projets portés par le service et la direction
Moyens à disposition :
• Bureau
• Ordinateur
• Téléphone fixe
Profils recherchés
• Maîtrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT)
• Connaissance des instances et processus de décision d’une collectivité locale
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner le tableau de suivi des réunions du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
• Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
• Bonnes qualités relationnelles
• Sens de la diplomatie
• Sens de la discrétion
• Connaissance des instances et processus de décision d’une collectivité locale
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner le tableau de suivi des réunions du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
• Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
• Bonnes qualités relationnelles
• Sens de la diplomatie
• Sens de la discrétion
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 22/04/2024 . Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.