Assistant Administratif (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978240319000393
Publiée le 19/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
22/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) administrative placé(e) sous l’autorité de la directrice, devra assurer la gestion des actes administratifs en plus des missions d’accueil, de réceptionne et d’orientation des correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. L’agent recruté devra fournir les renseignements dans le domaine d’activité du service et assurer le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Gestion des actes administratifs
• Traiter les différents projets d’actes (décisions, arrêtés) transmis par les services via WEDBELIB: mise en forme, vérification de leur légalité (compétence, procédures d'élaboration, règles communes (forme, dispositif), règles particulières (visas, date, voies et délais de recours)
• Assurer la transmission dématérialisée des actes administratifs de la Ville aux services du contrôle de légalité de la Sous-préfecture (arrêtés, décisions, délibérations)
• Assurer le suivi de l’exécution des actes en lien avec les services
• Tenir à jour le recueil des actes administratifs
• Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Reprographier
• Être en renfort sur la gestion du conseil municipal (préparation des délibérations, préparation et envoi dématérialisé des dossiers des commissions thématique et du conseil, préparation et envoi des délibérations au contrôle de légalité)
• Mobilisation dans le cadre de de l’organisation des scrutins des élections.
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord.
Moyens à disposition : L’espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d’ordinateur avec bureautique, logiciels, imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone
• Traiter les différents projets d’actes (décisions, arrêtés) transmis par les services via WEDBELIB: mise en forme, vérification de leur légalité (compétence, procédures d'élaboration, règles communes (forme, dispositif), règles particulières (visas, date, voies et délais de recours)
• Assurer la transmission dématérialisée des actes administratifs de la Ville aux services du contrôle de légalité de la Sous-préfecture (arrêtés, décisions, délibérations)
• Assurer le suivi de l’exécution des actes en lien avec les services
• Tenir à jour le recueil des actes administratifs
• Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Reprographier
• Être en renfort sur la gestion du conseil municipal (préparation des délibérations, préparation et envoi dématérialisé des dossiers des commissions thématique et du conseil, préparation et envoi des délibérations au contrôle de légalité)
• Mobilisation dans le cadre de de l’organisation des scrutins des élections.
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord.
Moyens à disposition : L’espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d’ordinateur avec bureautique, logiciels, imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone
Profils recherchés
• Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité territoriale
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques au service
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Savoir travailler en équipe
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Bonne élocution
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalente
• Dynamisme
• Motivation
• Vocabulaire professionnel
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité territoriale
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques au service
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Savoir travailler en équipe
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Bonne élocution
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalente
• Dynamisme
• Motivation
• Vocabulaire professionnel
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 22/04/2024 . Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.