Sous la responsabilité de la directrice des assemblées et des élections, le/la gestionnaire des assurances assure le suivi et la gestion des contrats d’assurance de la collectivité.IL/Elle est relation avec tous les services de la ville et fait le lien avec les compagnies d’assurance sur toutes les polices pour lesquelles la collectivité a souscrit un contrat dans le cadre du marché (dommages aux biens, responsabilité générale, navigation, auto…). Il/Elle traite les dossiers de déclarations de sinistres dans le cadre réglementaire en la matière.

• Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels des administrés: informer, orienter, filtrer, transmettre et renseigner en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence),
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)

• Traitement et suivi administratif et financier
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Rédiger les courriers de réponses
• Gérer les flux des documents entrant et sortant de la direction en lien avec les assurances
• Rédiger les décisions via le logiciel de gestions des actes de la collectivité
• Effectuer les déclarations des sinistres et en assurer leurs suivis, en lien avec les différents services de la collectivité
• Relancer les compagnies d’assurances et les services sur les différents dossiers de sinistres,
• Assurer le suivi du paiement des différentes primes (décisions, factures)
• Assurer le lien entre l’Assistance Maîtrise d’Ouvrage, les différents services municipaux et les compagnies d’assurance dans la gestion quotidienne des dossiers,
• Mettre en place et assurer le suivi des outils de gestion des contrats d’assurance (tableau de bord…)
Une charge de travail supplémentaire peut être envisagée lors des catastrophes naturelles ou lors d’un événement imprévu qui pourrait mobiliser les assurances
Conditions spécifiques : Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences. Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonne marche et la continuité de la direction.
Moyens à disposition : L’espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d’ordinateur avec bureautique, logiciels, imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone

Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment sur un poste d’assistante de direction
• Connaissance solides en matière des assurances
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable d’évaluer l’urgence d’une demande
• Être capable de gérer des situations délicates
• Capacité rédactionnelles
• Disponible
• Rigueur
• Grande capacité d’écoute
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication, du relationnel et du travail en équipe
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalence
• Dynamisme
• Motivation