Assistant de Direction (H/F)
Offre n° O978240322000554
Publiée le 22/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
29/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Responsable de service, l’assistant de gestion administratif (H/F) assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Traitement des dossiers et saisie de documents
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
-Saisir des documents de formes et de contenus divers
-Gérer et actualiser une base d'informations
-Rechercher des informations, notamment réglementaires
-Vérifier la validité des informations traitées
-Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
-Rédiger des documents administratifs
-Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
-Enregistrer ou saisir des données informatiques
-Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
› Accueil physique et téléphonique du public
-Recevoir et orienter les demandes
-Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
-Rechercher et diffuser des informations
-Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
-Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
-Conseiller les usagers et agents sur les procédures
-Rédiger des notes synthétiques
-Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
› Gestion de l'information, classement et archivage de documents
-Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
-Photocopier et assembler des documents
-Trier, classer et archiver des documents
-Synthétiser et présenter des informations
-Rechercher et diffuser des informations
-Préparer les dossiers pour les instances
-Identifier les sources de documentation
› Planification et suivi
-Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
-Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
-Utiliser des logiciels et des progiciels (ciril-finances, ciril RH, docflow, pack office, libre office).
Gestion et traitement des factures
-Édition de bons de commande
-Consultations
Horaires : 08 h – 16 h du lundi au jeudi, 08 h – 15 h le vendredi (sauf modification ultérieure des horaires du service)
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
-Saisir des documents de formes et de contenus divers
-Gérer et actualiser une base d'informations
-Rechercher des informations, notamment réglementaires
-Vérifier la validité des informations traitées
-Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
-Rédiger des documents administratifs
-Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
-Enregistrer ou saisir des données informatiques
-Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
› Accueil physique et téléphonique du public
-Recevoir et orienter les demandes
-Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
-Rechercher et diffuser des informations
-Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
-Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
-Conseiller les usagers et agents sur les procédures
-Rédiger des notes synthétiques
-Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
› Gestion de l'information, classement et archivage de documents
-Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
-Photocopier et assembler des documents
-Trier, classer et archiver des documents
-Synthétiser et présenter des informations
-Rechercher et diffuser des informations
-Préparer les dossiers pour les instances
-Identifier les sources de documentation
› Planification et suivi
-Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
-Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
-Utiliser des logiciels et des progiciels (ciril-finances, ciril RH, docflow, pack office, libre office).
Gestion et traitement des factures
-Édition de bons de commande
-Consultations
Horaires : 08 h – 16 h du lundi au jeudi, 08 h – 15 h le vendredi (sauf modification ultérieure des horaires du service)
Profils recherchés
• Techniques de secrétariat (dactylographie, Communication orale et écrite, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
• Connaissance solide dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Maîtrise des logiciel RH et Finances
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en œuvre des documents à partir des outils bureautiques
• Rigueur et méthode
• Être prévoyant et réactif pour répondre rapidement et efficacement à l’obligation du service
• Ponctualité
• Exemplarité
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication
• Faire preuve de diplomatie
• Sens de l’initiative
• Dynamique
• Être disponible et à l’écoute des élus, et des agents
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
• Connaissance solide dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Maîtrise des logiciel RH et Finances
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en œuvre des documents à partir des outils bureautiques
• Rigueur et méthode
• Être prévoyant et réactif pour répondre rapidement et efficacement à l’obligation du service
• Ponctualité
• Exemplarité
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication
• Faire preuve de diplomatie
• Sens de l’initiative
• Dynamique
• Être disponible et à l’écoute des élus, et des agents
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 29/04/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.