Responsable de Cellule Documentation (H/F)
Offre n° O978240325000644
Publiée le 27/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
29/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Responsable Documentation et Archives, le/la Gestionnaire documentation - Responsable de la Cellule Documentation remplit pleinement la fonction de gestionnaire administratif et financier pour le Service Documentation et Archives.
Il/Elle participe activement à l’alimentation et à la tenue de la base interne de données documentaires Intradoc- Espace Documentation et Archives.
Le/La Gestionnaire Documentation supplée également ses collègues Assistants Documentation ; il/elle assure la gestion, l’alimentation et l’actualisation du fonds documentaire de la commune. Il/Elle assume l’accueil, l’information et la recherche de documentation pour les besoins des services et du public extérieur.
Il/Elle assure une fonction hiérarchique par rapport à ses collègues de la Cellule Documentation et a les prérogatives liées à sa fonction de Responsable de Cellule Documentation.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Il/Elle participe activement à l’alimentation et à la tenue de la base interne de données documentaires Intradoc- Espace Documentation et Archives.
Le/La Gestionnaire Documentation supplée également ses collègues Assistants Documentation ; il/elle assure la gestion, l’alimentation et l’actualisation du fonds documentaire de la commune. Il/Elle assume l’accueil, l’information et la recherche de documentation pour les besoins des services et du public extérieur.
Il/Elle assure une fonction hiérarchique par rapport à ses collègues de la Cellule Documentation et a les prérogatives liées à sa fonction de Responsable de Cellule Documentation.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Gestion de l’information, traitement, classement
• Réceptionner, enregistrer le courrier arrivée/départ
• Enregistrer les documents entrants ou sortants des services
• Traiter des courriers divers (notes de service, réclamations, fax, emails)
• Réceptionner la presse locale, réclamer les numéros manquants
• Transmettre la documentation arrivée aux services concernés, reprographier, ventiler
• Répertorier et classer les documents
• Gestion du fonds documentaire
• Dépouiller les revues
• Dépouiller les articles de presse
• Dépouiller les newsletters, les lettres d’information
• Saisir les fiches descriptives dans les plans de classement
• Alimenter les fonds documentaires
• Alimenter la base interne Intradoc- Espace Documentation et Archives
• Constituer et classer les dossiers thématiques
• Recherche articles de presse pour alimenter la documentation thématique
• Gérer les commandes et abonnements
• Éditer les factures, transmettre aux services
• Veille et mise à jour de l’information
• Mettre à jour les dossiers thématiques
• Mettre à jour les collections dès réception des feuillets de mise à jour
• Alimenter, gérer le fichier documentaire
• Alimenter, gérer le fichier presse
• Accueil et information du public à titre non principal
• Accueillir le public sur place et au téléphone
• Informer, renseigner, procurer l’information en interne et externe
• Réaliser les recherches documentaires à la demande des services ou du public
• Établir les bons de commande
• Gérer le secrétariat administratif et financier du Service Documentation et Archives
• Participer à la préparation budgétaire
• Gérer les commandes et abonnements
• Gérer le protocole factures
• Gérer l’équipe de la Cellule Documentation
• Réceptionner, enregistrer le courrier arrivée/départ
• Enregistrer les documents entrants ou sortants des services
• Traiter des courriers divers (notes de service, réclamations, fax, emails)
• Réceptionner la presse locale, réclamer les numéros manquants
• Transmettre la documentation arrivée aux services concernés, reprographier, ventiler
• Répertorier et classer les documents
• Gestion du fonds documentaire
• Dépouiller les revues
• Dépouiller les articles de presse
• Dépouiller les newsletters, les lettres d’information
• Saisir les fiches descriptives dans les plans de classement
• Alimenter les fonds documentaires
• Alimenter la base interne Intradoc- Espace Documentation et Archives
• Constituer et classer les dossiers thématiques
• Recherche articles de presse pour alimenter la documentation thématique
• Gérer les commandes et abonnements
• Éditer les factures, transmettre aux services
• Veille et mise à jour de l’information
• Mettre à jour les dossiers thématiques
• Mettre à jour les collections dès réception des feuillets de mise à jour
• Alimenter, gérer le fichier documentaire
• Alimenter, gérer le fichier presse
• Accueil et information du public à titre non principal
• Accueillir le public sur place et au téléphone
• Informer, renseigner, procurer l’information en interne et externe
• Réaliser les recherches documentaires à la demande des services ou du public
• Établir les bons de commande
• Gérer le secrétariat administratif et financier du Service Documentation et Archives
• Participer à la préparation budgétaire
• Gérer les commandes et abonnements
• Gérer le protocole factures
• Gérer l’équipe de la Cellule Documentation
Profils recherchés
Bac minimum OU solides expériences et compétences acquises sur le poste
• Connaissance des plans de classement
• Solides notions sur l’historique de la commune
• Connaissance des différents supports et types de documents, leurs contraintes techniques et de conservation, qu’ils soient physiques ou numériques
• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
• Connaissance des droits de la propriété intellectuelle, des archives publiques et privées, des droits patrimoniaux, des droits liés à Internet
• Principes et mise en œuvre des systèmes d’information documentaire et de leurs évolutions
• Être capable de rendre l’information accessible, utile et exploitable
• Être capable de s’adapter aux besoins spécifiques de publics distincts
• Être capable d’évaluer la fiabilité, la validité et la qualité de l’information ou d’un document
• Maîtrise des applications informatiques spécialisées, en particulier pour la gestion documentaire, la numérisation des documents, la veille et les NTIC
• Maîtrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT, LIBRE OFFICE
• Méthodique
• Rigueur
• Ponctualité
• Disponibilité
• Discrétion professionnelle
• Probité
• Exemplarité
• Sens de l’organisation
• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la communication
• Sens des responsabilités
• Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
• Sens de la diplomatie
• Capacité à travailler en équipe et à gérer une équipe
• Capacité de réactivité et d’adaptation
• Bonne culture générale
• Connaissance des plans de classement
• Solides notions sur l’historique de la commune
• Connaissance des différents supports et types de documents, leurs contraintes techniques et de conservation, qu’ils soient physiques ou numériques
• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
• Connaissance des droits de la propriété intellectuelle, des archives publiques et privées, des droits patrimoniaux, des droits liés à Internet
• Principes et mise en œuvre des systèmes d’information documentaire et de leurs évolutions
• Être capable de rendre l’information accessible, utile et exploitable
• Être capable de s’adapter aux besoins spécifiques de publics distincts
• Être capable d’évaluer la fiabilité, la validité et la qualité de l’information ou d’un document
• Maîtrise des applications informatiques spécialisées, en particulier pour la gestion documentaire, la numérisation des documents, la veille et les NTIC
• Maîtrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT, LIBRE OFFICE
• Méthodique
• Rigueur
• Ponctualité
• Disponibilité
• Discrétion professionnelle
• Probité
• Exemplarité
• Sens de l’organisation
• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la communication
• Sens des responsabilités
• Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
• Sens de la diplomatie
• Capacité à travailler en équipe et à gérer une équipe
• Capacité de réactivité et d’adaptation
• Bonne culture générale
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 29/04/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.